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Conservare la dichiarazione in formato digitale

Spesso riceviamo quesiti relativi alla dichiarazione dei redditi, relative ai tempi di presentazione, alle modalità di pagamento delle imposte e su altri temi correlati.
Come conservare la dichiarazione in formato digitale è una delle domande più frequenti che ci sentiamo rivolgere dai nostri lettori.

Qualsiasi documento fiscale può essere conservato digitalmente ed anche la dichiarazione dei redditi rientra in questa categoria.
Sappi che il contribuente che effettua la conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari è tenuto a darne comunicazione nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento.
La validità legale di documenti conservati digitalmente è riconosciuta a condizione che il processo di conservazione sia eseguito in modo da garantire nel tempo le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici.

I processi di conservazione si applicano sia ai documenti che nascono digitali sia ai documenti che nascono analogici, i quali possono opportunamente de materializzati (attraverso memorizzazione della relativa immagine) e successivamente conservati in un archivio digitale.

L’assetto normativo della conservazione digitale

Le vecchie norme previste dal decreto ministeriale n.11 del 23 gennaio 2004 prevedevano che il processo di conservazione sostitutiva di documenti informatici dovesse trarre origine dalla memorizzazione su supporti ottici e terminare con l’apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione.
La normativa è stata integralmente ridisciplinata con il D.P.C.M. del 3 dicembre 2013 nonché dal D.P.C.M. del 13 novembre 2014.

Con il nuovo assetto normativo il processo di digitalizzazione documentale è stato sezionato ed normato in ogni fase di ciclo di vita del documento informatico.
In estrema sintesi la dichiarazione fiscale, come ogni altro altro documento amministrativo-contabile, può essere oggetto di conservazione digitale.

Come si svolge la procedura di conservazione?

E’ necessario prima di tutto avere un software abilitato di conservazione sostitutiva.
Caricato il documento nel software sarà necessario indicare i meta-dati richiesti.
La procedura di conservazione, termina con la sottoscrizione elettronica tramite una firma digitale e l’apposizione della marca temporale.
Queste hanno due funzioni specifiche in quanto la firma digitale serve a fornire il documento dei requisiti di autenticità e di integrità, mentre la marca temporale lo rende immodificabile nel tempo.

I vantaggi della conservazione digitale

Adottando la conservazione digitale i vantaggi relativi a tempo e gestione sono molteplici, vediamone alcuni:

• rapidità nel reperire documenti;
• riduzione dei costi riguardanti i processi operativi;
• riduzione dei tempi di svolgimento delle pratiche;
• risparmio degli spazi destinati alla conservazione dei documenti cartacei.

Quali formati vengono utilizzati per la conservazione digitale?
I formati utilizzati per la conservazione digitale previsti dalla normativa stessa, sono molti:

1. PDF – PDF/A;
2. JPG;
3. TIFF;
4. Open Document Format;
5. Office Open XML (OOXML);
6. TXT;
7. Formati Messaggi di posta elettronica (RFC 2822/MIME);
8. XML.

Chi è il responsabile della conservazione?

Il responsabile della conservazione è una figura molto importante e la sua presenza è ritenuta fondamentale.
Le sue funzioni sono quelle di gestire i flussi dei documenti, in entrata e in uscita, occupandosi anche dell’apposizione della firma digitale e della marca temporale.
E’ il responsabile della conservazione il soggetto che coordina l’organizzazione del sistema, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, definisce il modello di funzionamento del processo prevedendo l’utilizzo di soluzioni organizzative e tecnologiche adeguate oltre alle misure di sicurezza idonee a garantirne l’efficienza nel tempo.

A chi affidare il servizio di conservazione

Il servizio di conservazione digitale, può essere offerto da società specializzate ma anche dagli intermediari e consulenti fiscali.
Ti ricordiamo che l’originale del documento è quello in possesso del contribuente sul quale deve essere apposta la firma dell’intermediario che ha proceduto con l’invio telematico.

Una copia di tale dichiarazione, anche non firmata dal contribuente, deve essere tenuta anche dall’intermediario.
Entrambi documenti, sia l’originale (tenuto dal contribuente) che la copia (tenuta dall’intermediario) possono ovviamente essere conservati digitalmente.

Tutti i nostri servizi di gestione contabile, includono anche la conservazione digitale della dichiarazione dei redditi.
Per maggiori informazioni, contattaci.

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