Per fare una fattura elettronica devi compilare i dati del documento, generare il file XML e trasmetterlo al Sistema di Interscambio (SdI) entro i termini previsti. Puoi usare il Portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate oppure un gestionale: il passaggio decisivo è che il file arrivi allo SdI e superi i controlli.
La procedura è simile per professionisti, imprese e forfettari, ma cambiano alcuni campi fiscali. Per evitare errori conviene partire dai dati del cliente e dell’operazione, verificare il trattamento IVA corretto e controllare sempre l’esito restituito dallo SdI.
In breve: come fare una fattura elettronica
- scegli il software o il Portale Fatture e Corrispettivi;
- inserisci numero, data, dati del cliente e descrizione dell’operazione;
- applica IVA, natura dell’operazione e regime fiscale corretti;
- genera il file XML e invialo allo SdI;
- controlla ricevuta di consegna, impossibilità di consegna o eventuale scarto.
Cosa ti serve prima di iniziare
Prima di compilare la fattura tieni a disposizione i dati della tua attività e quelli del cliente. Per un cliente con Partita IVA servono normalmente denominazione o nome e cognome, indirizzo, Partita IVA e recapito telematico. Per una persona fisica è essenziale il codice fiscale.
Il codice destinatario SdI identifica il canale telematico di ricezione, ma non sostituisce i dati fiscali del cliente. Se il destinatario non dispone di un canale registrato, il tracciato prevede specifiche modalità di compilazione, tra cui il codice convenzionale 0000000 nei casi previsti.
Passo 1: scegli dove creare la fattura
Puoi creare la fattura con i servizi gratuiti dell’Agenzia delle Entrate oppure con un software privato. Il Portale Fatture e Corrispettivi è sufficiente per emettere documenti, trasmetterli e consultare molte informazioni collegate; un gestionale diventa più comodo se devi gestire molti clienti, scadenze, incassi, preventivi o automatismi.
La scelta dello strumento non cambia la validità fiscale: ciò che conta è che i dati siano corretti e che la fattura elettronica venga trasmessa attraverso lo SdI.
Passo 2: inserisci numero e data della fattura
Ogni fattura deve avere un numero che la identifichi in modo univoco e una data coerente con l’operazione. La numerazione deve consentire di ricostruire senza ambiguità la sequenza dei documenti; puoi usare una serie semplice, come 1, 2, 3, oppure sezionali quando servono davvero alla tua organizzazione.
La data non va scelta in modo casuale. Per la fattura immediata deve riflettere il momento dell’operazione secondo le regole IVA applicabili; da quella data decorre anche il termine ordinario di trasmissione allo SdI.
Passo 3: compila i dati del cliente
Inserisci con attenzione anagrafica, indirizzo, Partita IVA o codice fiscale e recapito telematico. Un errore nel codice fiscale o nella Partita IVA può rendere il documento incoerente e provocare controlli o scarti.
Se il cliente ti comunica una PEC, questa può essere usata come canale di recapito secondo il tracciato. Se invece ha registrato un indirizzo telematico presso l’Agenzia delle Entrate, quello registrato prevale ai fini della consegna.
Passo 4: descrivi bene il bene o il servizio
La descrizione deve permettere di capire che cosa stai fatturando. Evita formule troppo generiche come “consulenza” quando puoi indicare, per esempio, “consulenza marketing mese di settembre” oppure “realizzazione sito web come da preventivo n. 15”.
Indica quantità, prezzo o compenso e gli altri elementi necessari a determinare il corrispettivo. Se hai sostenuto anticipazioni, rimborsi o spese accessorie, verifica prima il loro corretto trattamento fiscale: non tutte le voci si comportano nello stesso modo.
Passo 5: inserisci imponibile, IVA e altri elementi fiscali
Nel regime ordinario devi applicare l’aliquota IVA corretta oppure indicare la specifica natura dell’operazione quando l’IVA non viene esposta. Il contenuto minimo della fattura è disciplinato dall’articolo 21 del DPR 633/1972 e comprende, tra gli altri elementi, data, numero, dati delle parti, natura e quantità dei beni o servizi e corrispettivi.
Prima dell’invio controlla anche ritenuta d’acconto, eventuali contributi previdenziali, bollo e modalità di pagamento. Questi elementi non sono identici per tutte le attività.
Come compilare la fattura elettronica se sei forfettario
Nel regime forfettario, per le normali operazioni non soggette a IVA in base alla disciplina del regime, il file deve riportare il regime fiscale corretto, normalmente RF19, e la natura operazione N2.2. In fattura va inoltre inserita la corretta dicitura del regime forfettario.
Il forfettario non addebita normalmente l’IVA e, nelle prestazioni professionali rientranti nel regime, non subisce la ritenuta d’acconto nei casi previsti dalla legge. Se il documento supera la soglia prevista per l’imposta di bollo e ricorrono le condizioni, il bollo elettronico va gestito correttamente. Restano inoltre specifiche eccezioni alla fatturazione elettronica, per esempio in alcuni ambiti sanitari verso persone fisiche.
Esempio pratico di compilazione
Un consulente in regime forfettario deve fatturare 1.000 euro a una società italiana. Inserisce i propri dati e quelli del cliente, numero e data del documento, descrive la prestazione, indica 1.000 euro come compenso, seleziona RF19 e N2.2 e non aggiunge IVA. Se ricorrono le condizioni per il bollo, valorizza anche il relativo campo.
Terminata la compilazione, non basta salvare una copia sul computer: il documento deve essere trasformato nel tracciato XML previsto e trasmesso allo SdI.
Passo 6: genera e controlla il file XML
La fattura elettronica fiscale è il file XML, non il PDF che visualizzi o invii per comodità al cliente. Il software normalmente genera l’XML in automatico a partire dai dati inseriti.
Prima di inviarlo verifica almeno numero e data, identificativi fiscali, importi, aliquota o natura IVA, regime fiscale, bollo e recapito del destinatario. Un controllo di pochi minuti riduce il rischio di ricevere una notifica di scarto.
Passo 7: invia la fattura allo SdI
Il Sistema di Interscambio riceve il file, esegue controlli formali e prova a recapitarlo al destinatario. L’invio può avvenire direttamente dal gestionale, dal portale dell’Agenzia delle Entrate o attraverso gli altri canali previsti.
Non considerare conclusa la procedura quando premi “invia”: devi attendere l’esito. Se il file viene scartato dallo SdI, la fattura non risulta validamente emessa e va corretta e ritrasmessa.
Quali ricevute controllare dopo l’invio
Dopo la trasmissione puoi ricevere esiti diversi. La ricevuta di consegna conferma il recapito; l’impossibilità di consegna indica invece che lo SdI ha acquisito una fattura valida ma non è riuscito a recapitarla attraverso il canale previsto. Lo scarto è diverso: segnala che il file non ha superato i controlli.
Conserva gli esiti insieme alla documentazione della fattura: sono utili per ricostruire che cosa è accaduto e quando.
Entro quando va inviata la fattura elettronica
La fattura immediata deve essere emessa entro 12 giorni dal momento di effettuazione dell’operazione, come previsto dall’articolo 21 del DPR 633/1972. Per le fatture differite, quando esistono i presupposti e la documentazione richiesta, l’emissione può avvenire entro il giorno 15 del mese successivo a quello dell’operazione.
La fattura differita non è semplicemente una fattura inviata in ritardo: richiede che ricorrano le condizioni previste dalla norma. Se hai dubbi sulla data corretta, è meglio verificare il caso prima dell’invio anziché correggere dopo.
Cosa fare se il cliente chiede il PDF
Puoi consegnare al cliente una copia PDF leggibile, ma non va confusa con il documento elettronico trasmesso allo SdI. Il PDF è utile per consultazione, stampa o cortesia; il file fiscale rimane l’XML.
Se il cliente è un consumatore finale, la copia leggibile può essere particolarmente utile, fermo restando che il documento elettronico segue le regole di trasmissione previste.
Conservazione: non basta lasciare i file sul computer
Archiviare una cartella di XML sul PC non equivale automaticamente alla conservazione digitale a norma. Per le fatture elettroniche serve un sistema di conservazione che rispetti i requisiti previsti. Puoi usare il servizio dell’Agenzia delle Entrate oppure un servizio privato compatibile.
Per approfondire la differenza tra semplice archivio, consultazione e conservazione, vedi la guida sulla conservazione delle fatture elettroniche.
Errori da evitare quando fai la prima fattura elettronica
- inserire Partita IVA o codice fiscale sbagliati;
- usare un codice destinatario senza verificare i dati del cliente;
- confondere PDF e XML;
- scegliere un codice natura o un regime fiscale non coerente;
- dimenticare bollo, ritenuta o contributi quando dovuti;
- inviare il documento e non controllare l’esito SdI;
- trattare come “fattura differita” un documento semplicemente trasmesso oltre il termine.
Fonti ufficiali da usare per controllare la compilazione
Per i requisiti della fattura e i termini di emissione il riferimento normativo principale è l’articolo 21 del DPR 633/1972 su Normattiva. Per la compilazione tecnica del file e dei codici è utile la Guida alla compilazione delle fatture elettroniche dell’Agenzia delle Entrate.
Le specifiche tecniche possono essere aggiornate nel tempo: quando un gestionale propone nuovi codici o controlli, conviene verificare che siano coerenti con la versione corrente delle regole ufficiali.
Domande frequenti
Posso fare una fattura elettronica gratis?
Sì. L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione servizi gratuiti per predisporre e trasmettere la fattura elettronica. Un software privato è una scelta organizzativa, non un requisito per la validità del documento.
Serve il codice destinatario per fare la fattura?
Serve indicare il corretto recapito telematico secondo il tipo di destinatario e il tracciato. In alcuni casi si usa un codice destinatario specifico, in altri la PEC o codici convenzionali come 0000000.
Il PDF inviato al cliente è la fattura elettronica?
No. Il PDF è una rappresentazione leggibile del documento; la fattura elettronica trasmessa allo SdI è il file XML.
Quando una fattura elettronica è scartata cosa devo fare?
Devi leggere il codice o la descrizione dell’errore, correggere il file e ritrasmetterlo. Una fattura scartata dallo SdI non è considerata validamente emessa.
Quanto tempo ho per inviare una fattura immediata?
Il termine ordinario è di 12 giorni dal momento di effettuazione dell’operazione. La fattura differita segue regole diverse e non va usata come rimedio automatico a un invio tardivo.
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Caterina
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