Come fare una fattura elettronica

La fattura elettronica è oggi uno strumento essenziale per chi esercita attività con partita IVA, sia in regime ordinario che in regime forfettario. La sua adozione è ormai generalizzata, ma molti contribuenti continuano ad avere dubbi su come compilarla correttamente, quali dati inserire e quali strumenti utilizzare per l’invio.

In questo articolo, analizziamo passo dopo passo come fare una fattura elettronica, dalle regole di base ai dettagli pratici, con particolare attenzione a quanto previsto dalla normativa fiscale e dalla prassi dell’Agenzia delle Entrate.

Cos’è la fattura elettronica e quando è obbligatoria

La fattura elettronica è un documento fiscale redatto in formato digitale XML e trasmesso telematicamente all’Agenzia delle Entrate tramite il Sistema di Interscambio (SdI). È diventata obbligatoria per tutte le operazioni tra soggetti titolari di partita IVA, compresi i contribuenti in regime forfettario, salvo rare eccezioni.

A partire dal 1° luglio 2022, l’obbligo è stato esteso anche ai forfettari con ricavi superiori a 25.000 euro; dal 1° gennaio 2024, la fatturazione elettronica è richiesta per tutti, senza distinzioni di soglia.

Quali dati deve contenere una fattura elettronica

La corretta compilazione della fattura elettronica richiede l’inserimento di una serie di dati obbligatori, definiti dall’articolo 21 del DPR 633/1972. Tra questi:

• data di emissione della fattura
• numero progressivo che identifichi univocamente il documento
• dati del cedente/prestatore: denominazione, indirizzo, partita IVA
• dati del cessionario/committente: anagrafica completa e partita IVA o codice fiscale
• descrizione dei beni o servizi oggetto dell’operazione
• importo complessivo e, se previsto, aliquota e imposta IVA
• data dell’operazione, se diversa dalla data di emissione
• eventuale riferimento a fatture precedenti (in caso di note di credito o debito)

Nel caso dei contribuenti in regime forfettario, l’IVA non è applicabile e si utilizza la natura operazione N2.2 (“Operazioni non soggette a IVA ai sensi dell’art. 1, commi da 54 a 89, della L. 190/2014”). È importante specificare anche il regime fiscale adottato.

Per operazioni di importo contenuto, è possibile utilizzare la fattura semplificata, che prevede un numero ridotto di elementi obbligatori. I forfettari possono adottarla anche per importi superiori a 400 euro, se accettata dal cliente.

Come si compila una fattura elettronica

La compilazione della fattura elettronica può avvenire tramite:

• il portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate
• il software gratuito da installare sul proprio PC
• l’app mobile Fatturae per smartphone e tablet
• oppure un software gestionale professionale, che consente una gestione più strutturata della contabilità

Durante la compilazione è necessario inserire correttamente il codice destinatario del cliente (7 caratteri alfanumerici), fornito dalla piattaforma usata dal destinatario per ricevere le fatture. In alternativa, è possibile indicare la PEC del cliente. In assenza di entrambe, la fattura verrà depositata nel Cassetto Fiscale dell’intestatario.

Modalità di invio e ricezione: come funziona il Sistema di Interscambio

Una volta generata, la fattura elettronica viene trasmessa al Sistema di Interscambio (SdI), che svolge le seguenti funzioni:

• controlla che la fattura sia formalmente corretta (formato, dati obbligatori)
• in caso di errori, la scarta con notifica entro 5 giorni
• se tutto è regolare, la inoltra al destinatario secondo le modalità indicate

È importante sapere che la fattura si considera emessa solo al momento della ricezione da parte del SdI. Una fattura scartata non ha alcuna validità e deve essere corretta e reinviata entro 5 giorni.

Tempistiche di invio

Per quanto riguarda i tempi di invio della fattura elettronica, è importante distinguere tra le diverse tipologie di documento. In generale, la fattura immediata – quella emessa contestualmente all’operazione – deve essere trasmessa al Sistema di Interscambio entro 12 giorni dalla data in cui si è verificata la cessione del bene o la prestazione del servizio. La data indicata nel file XML deve sempre corrispondere a quella effettiva dell’operazione.

Nel caso invece di fattura differita, che riepiloga più operazioni effettuate nello stesso mese nei confronti dello stesso soggetto (ad esempio per prestazioni continuative o consegne documentate da DDT), l’invio può avvenire entro il giorno 15 del mese successivo a quello in cui le operazioni sono state effettuate. Le stesse tempistiche si applicano anche alle autofatture per operazioni con l’estero.

Se per qualsiasi motivo la trasmissione avviene in ritardo, è possibile regolarizzare l’omissione attraverso il ravvedimento operoso, che consente di sanare l’irregolarità con il pagamento di una sanzione ridotta.

Conservazione delle fatture elettroniche

Le fatture elettroniche devono essere conservate digitalmente a norma per almeno 10 anni, come previsto dalla normativa civilistica e fiscale.

Sono disponibili due opzioni:

• la conservazione gratuita tramite l’Agenzia delle Entrate (attivabile nel portale Fatture e Corrispettivi)
• oppure l’utilizzo di un sistema privato di conservazione digitale certificato.

Non è sufficiente archiviare i file XML sul proprio computer: la conservazione a norma garantisce l’autenticità, integrità e leggibilità del documento nel tempo.

Errori da evitare

Nel processo di fatturazione elettronica, i principali errori da evitare riguardano:

• inserimento errato del codice destinatario o PEC
• dati anagrafici incompleti o inesatti
• utilizzo scorretto del regime fiscale
• data errata rispetto all’effettiva operazione
• omissione della causale o descrizione dell’operazione

La presenza di errori può comportare lo scarto da parte del SdI, sanzioni e irregolarità nella contabilità.

Conclusioni

L’emissione della fattura elettronica è oggi un adempimento imprescindibile per tutti i titolari di partita IVA. Conoscere le regole di compilazione, rispettare le tempistiche di invio e adottare strumenti affidabili consente di lavorare in serenità, evitando errori e sanzioni.

Per chi adotta il regime forfettario, la gestione è semplificata, ma non meno importante: anche senza IVA, la fattura elettronica deve essere completa, corretta e inviata nei tempi previsti.

Uno studio commercialista può supportarti nella scelta del software, nella configurazione iniziale e nella verifica delle fatture, garantendo il rispetto di tutti gli obblighi fiscali connessi.