Conservazione digitale documenti e fatture

Ormai è prassi comune per i consulenti aggiornare annualmente i registri contabili tenuti con sistemi meccanografici stampando le risultanze su supporti cartacei entro il 31 Dicembre dell’esercizio successivo a quello di riferimento.
Negli ultimi anni anche molte imprese hanno optato per la conservazione sostitutiva dei registri contabili, a seguito delle semplificazioni introdotte dal D.M. 17.6.2014 in alternativa rispetto alla stampa cartacea.

Per questo motivo riteniamo che parlare di conservazione digitale documenti e fatture possa essere utile anche al nostro lettore, perché questo tema ormai ha assunto un importanza cruciale.

Anche in concomitanza con l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione, introdotto dalla Legge 24 dicembre 2007 n. 244.
Per effetto di tale obbligo, tutti i contribuenti che hanno rapporti commerciali con gli enti pubblici devono misurarsi con la necessità di predisporre, trasmettere e conservare elettronicamente la fattura.
Inoltre devono farlo nel formato .xml, previsto dalla Legge c.d. fatturaPA.

Nella conservazione sostitutiva è prevista la sostituzione dei documenti cartacei con l’equivalente documento in formato digitale.
La valenza legale di forma, contenuto e tempo viene attestata attraverso:

• la firma digitale, che è un tipo di firma elettronica che si appone ai documenti informatici esattamente come la firma autografa viene apposta ai documenti cartacei;
• la marca temporale, che è una sequenza di caratteri che rappresentano una data e/o un orario per accertare l’effettivo avvenimento di un certo evento.

Il processo di conservazione sostitutivo rende un documento elettronico non deteriorabile e disponibile nel tempo nella sua autenticità ed integrità.

Al fine di dare rilevanza fiscale, il processo di conservazione dei documenti informatici si conclude con l’apposizione di un riferimento temporale, opponibile a terzi, sul pacchetto di archiviazione, entro il termine di 3 mesi dalla scadenza della presentazione delle dichiarazione annuali (per il periodo di imposta 2016, entro il 31/12/2017).

I documenti interessati

La possibilità di tenere e conservare in modalità informatica i documenti si estende a tutta la documentazione aziendale, rilevante sia ai fini civilistici che tributari.
La Circolare n. 3/2006 cita i seguenti documenti:

1. libro giornale e libro inventari;
2. scritture ausiliarie di magazzino;
3. registro dei beni ammortizzabili;
4. bilancio d’esercizio, relazione sulla gestione, relazione dei sindaci e revisori;
5. registri Iva;
6. dichiarazioni fiscali e modelli f23 e f24;
7. fatture e documenti di trasporto;
8. Lul;
9. libri sociali.

Per effetto del DM 17 Giugno 2014, anche i documenti doganali possono essere conservati in modalità informatica.

Il processo di conservazione

Il DPCM del 13 Novembre 2014 ha chiarito che gli oggetti da sottoporre a conservazione possono consistere in:

• documenti di testo, fogli di calcolo, schemi Xml;
• documenti acquisiti per via telematica o su supporto informatico, e-mail, documenti acquisiti come copia per immagine di un documento analogico;
• registrazioni informatiche di transazioni o processi informatici, dati forniti dall’utente attraverso la compilazione di moduli o formulari elettronici;
• insieme di dati, provenienti da una o più basi dati, raggruppati secondo una struttura logica determinata.

Il processo di conservazione consiste nella memorizzazione dei documenti informatici (libri registri o fatture) su idonei supporti (per esempio CDR-Z o DVD).
Gli stessi sono in grado di garantire l’integrità, la leggibilità e la non modificabilità dei dati contenuti.
Per i documenti che nascono digitali non si pone ovviamente il tema dell’acquisizione dell’immagine.
Invece per i documenti cartacei, la memorizzazione si realizza attraverso l’acquisizione della relativa immagine, per esempio, tramite uno scanner.

Indicazione nella dichiarazione dei redditi dell’avvenuta conservazione sostitutiva

Dal periodo di imposta 2014, con l’emanazione del D.M. 17/6/2014 sono stati aboliti gli obblighi inerenti l’opzione preventiva da comunicare all’Agenzia delle Entrate per la conservazione sostitutiva dei registri contabili.
L’art. 5, co. 1 D.M. 17/6/2014 prevede che il contribuente comunichi la conservazione in modalità elettronica dei documenti fiscali nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento.
Facciamo un esempio.
Nel Mod. Unico SC 2016 era presente il rigo RS104, dove il contribuente poteva dichiarare di aver o meno sottoposto a conservazione digitale dei documenti fiscalmente rilevanti.

Modalità di assolvimento dell’imposta di bollo sui documenti digitali

Dispiace rilevare che la conservazione digitale dei documenti si scontra spessa con norme nate molti decenni addietro che mal si conciliano con le nuove procedure digitali.
L’esempio più eclatante è il bollo, un tributo che consta nell’applicazione di un contrassegno da applicare ad un documento cartaceo.
Venuto meno il documento analogico vediamo come il legislatore ha organizzato la riscossione.

Il D.M. 17/6/2014 ha eliminato l’obbligo di versamento in acconto e a saldo dell’imposta di bollo, che deve oggi essere versata in un’unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.
Per i registri digitali, l’imposta di bollo va versata in un’unica soluzione entro il 30/4/2017 mediante il Mod. F24 utilizzando il codice tributo 2501.
È possibile fruire del ravvedimento operoso utilizzando il codice tributo 2502 per la sanzione ed il codice tributo 2503 per gli interessi. (R.M. 23/3/2015, n. 32/E).

L’imposta di bollo sui documenti informatici è dovuta ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse nelle stesse misure previste per la tenuta cartacea. (16,00 € per le società di capitali e 32,00 € per gli altri soggetti).
L’ammontare annuo dell’imposta dovuta è determinato in funzione della quantità di fatture, atti, documenti e registri emessi o utilizzati nel corso dell’anno.
Secondo la R.M. 9/7/2007, n. 161/E, per registrazione deve intendersi ogni singolo accadimento contabile, a prescindere dalle righe di dettaglio.
Invece per libro inventari deve intendersi la registrazione relativa a ciascun cespite.
Infine, per il libro giornale il concetto di registrazione va riferito ad ogni singola operazione rilevata in partita doppia, a prescindere dalle righe di dettaglio interessate.

Il periodo di conservazione dei libri contabili

L’art. 2220 c.c. prevede che i registri contabili debbano essere conservati per un periodo minimo di 10 anni dalla data dell’ultima registrazione.
Inoltre, per ciascun affare, deve esserci una copia di lettere, fatture spedite e l’originale degli stessi documenti ricevuti.
Ai fini fiscali, invece, le scritture contabili obbligatorie devono essere conservate fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d’imposta. (art. 22, D.P.R. 600/1973 e art. 39, D.P.R. 26/10/1972, n. 633 ).