Esempio di prima nota contabile: come registrare incassi e pagamenti

Un esempio di prima nota contabile deve permetterti di ricostruire ogni incasso e pagamento partendo dai movimenti reali di banca, carte, POS e cassa. Non è necessario trasformarla in una contabilità ordinaria: l’obiettivo è avere un prospetto semplice che colleghi denaro, documenti e scadenze senza lasciare movimenti senza spiegazione.

Nel regime forfettario la prima nota è normalmente facoltativa, ma diventa molto utile quando hai più clienti, pagamenti rateali, PayPal o Stripe, acquisti esteri oppure quando devi consegnare dati chiari al commercialista. In contabilità semplificata, invece, il controllo degli incassi e pagamenti assume un peso ancora maggiore per il criterio di cassa.

Esempio di prima nota contabile compilata

Immagina questi movimenti nel mese:

• 1 ottobre: saldo iniziale banca 4.000 euro;
• 3 ottobre: incasso fattura cliente Rossi, 1.500 euro;
• 4 ottobre: pagamento software, 15 euro;
• 6 ottobre: pagamento F24, 720 euro;
• 8 ottobre: incasso cliente Bianchi con Stripe, 900 euro;
• 9 ottobre: commissione Stripe, 22 euro;
• 10 ottobre: acquisto corso professionale, 180 euro.

La prima nota conterrà sette righe distinte. Ogni movimento dovrà riportare data, soggetto, descrizione, entrata o uscita, strumento utilizzato e riferimento al documento. Il punto non è soltanto ottenere il saldo finale, ma poter spiegare da dove arriva ogni importo e a quale fattura, F24 o spesa è collegato.

Come leggere il saldo dell’esempio

Dopo questi movimenti il conto non racconta da solo il risultato economico dell’attività. Il saldo include infatti incassi professionali, costi reali, versamenti fiscali e commissioni. Se nello stesso mese hai anche una fattura da 1.200 euro non ancora incassata, quella fattura non coincide con denaro già disponibile.

La prima nota è utile proprio perché separa movimento finanziario, documento e natura dell’operazione. Puoi così distinguere ciò che è stato fatturato da ciò che è stato effettivamente incassato e non confondere il saldo bancario con reddito o utile.

Quali dati inserire in ogni riga

Una struttura pratica può usare questi campi:

• data del movimento;
• cliente o fornitore;
• descrizione;
• entrata;
• uscita;
• banca, carta, cassa o piattaforma;
• numero fattura o altro documento;
• categoria gestionale;
• note per acconto, saldo, rimborso o storno.

Evita colonne inutili che poi non aggiorni. Una prima nota semplice ma completa è più utile di un file complesso lasciato incompleto dopo due mesi.

Prima nota e principio di cassa

Il principio di cassa richiede attenzione alla data in cui il denaro viene effettivamente incassato o pagato. Per questo la prima nota non deve limitarsi a copiare le date delle fatture.

Una fattura emessa il 28 dicembre e incassata il 5 gennaio avrà il documento a dicembre e il movimento finanziario a gennaio. Tenere separati questi due momenti evita errori nel controllo annuale.

Prima nota nel regime forfettario

Nel forfettario la prima nota non è normalmente un registro fiscale obbligatorio. È però molto utile per integrare la gestione descritta nella guida sulla contabilità nel regime forfettario.

Serve soprattutto a controllare incassi, liquidità, fatture insolute, F24 e costi reali. Non modifica invece il meccanismo fiscale: i normali costi di attività non diventano deducibili analiticamente solo perché vengono registrati.

Prima nota nella contabilità semplificata

Nelle imprese in contabilità semplificata la gestione degli incassi e pagamenti è ancora più delicata perché il reddito può essere determinato secondo il criterio di cassa previsto dalla disciplina delle imprese minori.

La prima nota può quindi diventare il punto di collegamento tra estratti conto, registri fiscali, fatture e documenti consegnati allo studio. Non sostituisce i registri obbligatori, ma aiuta a mantenerli coerenti.

Come riconciliare la prima nota con la banca

A fine mese confronta riga per riga la prima nota con l’estratto conto. Ogni addebito e accredito deve trovare una corrispondenza.

Se il saldo non torna, verifica prima commissioni bancarie, addebiti automatici, movimenti registrati con data errata, rimborsi, bonifici tra conti propri e accrediti netti delle piattaforme di pagamento.

POS, PayPal e Stripe: lordo e netto

Le piattaforme di pagamento sono una causa frequente di differenze. Se il cliente paga 500 euro ma sul conto arrivano 485 euro, devi capire se i 15 euro mancanti sono commissioni trattenute.

Per una lettura corretta registra il pagamento del cliente e la commissione come due movimenti distinti. In questo modo il totale torna sia con il documento emesso sia con il payout ricevuto.

Come registrare acconti e saldi

Acconto e saldo devono essere righe separate. Scrivi chiaramente quale fase del pagamento stai registrando e collega entrambe alla pratica o alla fattura di riferimento.

Questo è particolarmente importante quando le rate cadono in mesi o anni diversi. Per i casi più complessi puoi collegare la prima nota alla guida sui pagamenti rateali dei clienti nel regime forfettario.

F24 e contributi nella prima nota

Inserisci i versamenti F24 come uscite distinte, ma non mescolarli con i costi operativi. Crea categorie specifiche per imposta sostitutiva, IRPEF se applicabile, INPS, Cassa professionale, IVA, bollo e altri tributi.

Conserva sempre le quietanze: la riga della prima nota serve a trovare rapidamente il pagamento, non sostituisce la prova del versamento. Se devi interpretare i dati del modello puoi usare la guida su come leggere un F24.

Fatture ricevute e spese

Una fattura ricevuta va collegata al movimento con cui viene pagata. Se il pagamento avviene in due rate, registra due uscite con riferimento allo stesso documento.

Nel forfettario questo controllo è gestionale; in altri regimi può avere anche conseguenze contabili e fiscali più dirette.

Movimenti senza documento

Se trovi un addebito senza fattura o ricevuta, non lasciarlo semplicemente tra le spese varie. Inserisci una nota provvisoria e recupera il documento dal fornitore o dalla piattaforma.

Una prima nota piena di movimenti senza giustificativo perde gran parte della sua utilità, soprattutto quando deve essere consegnata al commercialista.

Rimborsi e storni

Un rimborso deve richiamare l’operazione originaria. Se un fornitore restituisce 100 euro, registra l’entrata come rimborso e collega la fattura o la nota di credito.

Lo stesso vale per storni POS, chargeback e rimborsi ai clienti: evita di cancellare semplicemente la riga originaria, perché così perdi la storia del movimento.

Giroconti, prelievi e versamenti personali

Un bonifico tra due tuoi conti non è un ricavo e un prelievo personale non è automaticamente un costo dell’attività. Nella prima nota conviene usare categorie distinte come “giroconto”, “prelievo titolare” e “versamento personale”.

Questa separazione evita uno degli errori più frequenti: sommare tutti gli accrediti come se fossero compensi o tutte le uscite come se fossero spese professionali. La riconciliazione bancaria deve spiegare i movimenti, non attribuire loro automaticamente un trattamento fiscale.

Contanti: creare una cassa separata

Se incassi o paghi in contanti, tieni una cassa distinta. Il saldo teorico della cassa deve essere confrontabile con il contante realmente disponibile.

Una cassa che diventa negativa è quasi sempre il segnale di movimenti mancanti o registrazioni errate.

Come passare la prima nota al commercialista

La prima nota è molto più utile se viene consegnata insieme ai documenti corretti. A fine mese o trimestre prepara:

• file prima nota aggiornato;
• estratti conto;
• fatture emesse e ricevute quando necessarie;
• quietanze F24;
• documenti per acquisti esteri;
• elenco movimenti da chiarire.

Questo riduce domande, correzioni e tempo necessario alla ricostruzione della contabilità.

Prima nota e cambio commercialista

Se cambi studio, chiedi anche prima nota, riconciliazioni, mastrini e documenti di supporto quando esistono. Fisco e contabilità non si trasferiscono soltanto con le dichiarazioni già inviate.

Una consegna ordinata rende più semplice verificare che non manchino movimenti e adempimenti.

Acquisti esteri nella prima nota

Software, pubblicità online e servizi acquistati da fornitori esteri meritano una categoria separata. Indica il Paese, il fornitore e il riferimento del documento: rende più semplice individuare le operazioni che richiedono reverse charge o documenti TD17, TD18 e TD19.

Registrare tutto sotto la voce generica “software” può nascondere adempimenti che dipendono dalla provenienza del fornitore.

Come controllare fatture non ancora incassate

La prima nota registra ciò che è effettivamente entrato o uscito. Per questo una fattura emessa ma ancora insoluta non produce una riga di incasso fino al pagamento.

È utile affiancare alla prima nota un elenco delle fatture aperte, con data, cliente, importo e scadenza. In questo modo distingui liquidità effettiva e crediti ancora da riscuotere.

Software o foglio Excel?

Excel o un foglio online sono sufficienti se i movimenti sono pochi e vengono aggiornati con regolarità. Con molti conti, POS, carte o sedi, un software con import bancario può ridurre errori e duplicazioni.

Il criterio di scelta è semplice: devi poter trovare in pochi secondi un movimento e il suo documento.

Controllo mensile in 10 minuti

1. scarica estratti conto e movimenti carte;
2. controlla che ogni movimento sia presente;
3. collega fatture e ricevute;
4. separa commissioni POS;
5. controlla acconti e saldi;
6. verifica movimenti senza documento;
7. archivia F24;
8. controlla il saldo banca e cassa;
9. segna fatture ancora da incassare;
10. prepara le anomalie da chiarire.

Errori comuni nella prima nota

• registrare l’importo netto del POS come se fosse il pagamento del cliente;
• usare la data fattura invece della data di incasso senza distinguere i due eventi;
• cancellare storni e rimborsi invece di registrarli;
• non separare banca e cassa;
• lasciare movimenti senza documento;
• registrare tutto soltanto a fine anno;
• confondere la prima nota con i registri fiscali obbligatori.

Fonti ufficiali

• Normattiva — DPR 600/1973 e contabilità delle imprese
• Normattiva — Legge 190/2014 e regime forfettario
• Agenzia delle Entrate — Quadro LM

Domande frequenti

La prima nota è obbligatoria?

Non è un libro contabile obbligatorio in sé. Gli obblighi cambiano in base al regime fiscale, mentre la prima nota resta soprattutto uno strumento operativo.

Qual è la differenza tra prima nota e registro IVA?

La prima nota registra movimenti finanziari per controllo interno. Il registro IVA è invece una scrittura fiscale prevista nei casi in cui la normativa lo richiede.

Posso tenere la prima nota con Excel?

Sì, se il numero di movimenti è gestibile e fai la riconciliazione con banca e cassa.

Devo inserire anche F24 e contributi?

È consigliabile, separandoli dai costi operativi e conservando le relative quietanze.

La prima nota serve anche al forfettario?

Sì, come strumento gestionale facoltativo per incassi, pagamenti, liquidità e documenti, anche se non determina analiticamente il reddito imponibile.