Fascicolo informatico d’impresa linee guida

Il Decreto del 17 settembre 2024 n. 159, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 25 ottobre, ha introdotto le linee guida del Ministero delle Imprese e del Made in Italy per la gestione del fascicolo informatico d’impresa. Questa innovazione, supportata dai SUAP e dalle Camere di Commercio tramite la Piattaforma Digitale, punta a centralizzare la documentazione amministrativa delle aziende, rendendo i processi più efficienti e uniformi per le autorità pubbliche.

L’iniziativa mira a eliminare la necessità per le imprese di presentare ripetutamente gli stessi documenti alla Pubblica Amministrazione, supportando la digitalizzazione dei servizi pubblici secondo gli standard europei per l’interoperabilità e la protezione dei dati. Un decreto ministeriale successivo fornirà le specifiche tecniche, con l’attuazione definitiva prevista per novembre 2025.

Fascicolo informatico d’impresa: cos’è e quali sono i vantaggi

Il fascicolo informatico d’impresa rappresenta una soluzione digitale per raccogliere e organizzare tutti i documenti amministrativi e tecnici relativi alle imprese registrate nel registro delle imprese o nel Repertorio Economico Amministrativo (REA). Questa piattaforma garantisce l’accesso semplificato e la gestione efficiente delle informazioni aziendali.

I principali vantaggi includono:

• accesso facilitato per gli enti pubblici: Le autorità possono visualizzare rapidamente i dati necessari senza doverli richiedere più volte.
• riduzione dei costi e degli oneri per le imprese: Le aziende risparmiano tempo e risorse, evitando di dover presentare ripetutamente la documentazione.

Fascicolo informatico d’impresa: destinatari delle linee guida

Le linee guida si applicano principalmente agli uffici pubblici responsabili della creazione e gestione del fascicolo, come:

• Camere di Commercio,
• SUAP (Sportelli Unici per le Attività Produttive),
• Enti Locali e altre amministrazioni coinvolte nella gestione delle attività d’impresa.

Anche i privati possono accedere a determinati dati del fascicolo, con limitazioni e previo pagamento di diritti di segreteria. Pertanto, mentre l’attenzione è rivolta agli uffici pubblici per la gestione operativa, ci sono aspetti che riguardano anche i soggetti privati.

Come funziona il fascicolo informatico

Alimentazione e aggiornamento del fascicolo

Il fascicolo viene alimentato dai SUAP e dalle amministrazioni che gestiscono i vari procedimenti amministrativi. I documenti sono inviati alle Camere di Commercio, dove vengono archiviati digitalmente.

Tempistiche di trasmissione

La trasmissione deve avvenire entro cinque giorni dall’adozione dei provvedimenti. Per le SCIA e i procedimenti soggetti a silenzio-assenso, le tempistiche possono variare, ma la documentazione deve comunque essere inoltrata in modo tempestivo.

Organizzazione dei documenti

I documenti vengono classificati in modo ordinato secondo una tassonomia specifica, definita nell’Allegato A del decreto, per garantire un accesso facile e strutturato. La tassonomia comprende autorizzazioni, certificati, verbali e altri tipi di documenti.

Sicurezza e conservazione

Le Camere di Commercio garantiscono la sicurezza e la riservatezza dei dati conservati, in conformità con le normative sulla protezione dei dati (GDPR). I documenti relativi alle imprese individuali vengono eliminati o anonimizzati secondo le disposizioni vigenti.

Accesso ai documenti

Le amministrazioni pubbliche possono consultare gratuitamente i dati aziendali attraverso la Piattaforma Digitale Nazionale Dati. Le imprese hanno libero accesso ai propri documenti, mentre i soggetti privati devono pagare i diritti di segreteria per accedere ai dati di altre aziende.

Trattamento dei dati personali

Le linee guida disciplinano il trattamento dei dati personali, definendo i ruoli e le responsabilità delle Camere di Commercio, dei SUAP e delle amministrazioni coinvolte. Sono previste misure di sicurezza per proteggere i dati da accessi non autorizzati, rispettando il GDPR.

Fascicolo informatico d’impresa: tempistiche di attuazione

Le nuove disposizioni entreranno in vigore il 9 novembre 2024. Un decreto ministeriale successivo definirà le specifiche tecniche per la gestione dei documenti, dopo la consultazione con il Garante per la protezione dei dati personali e la Conferenza Unificata. L’attuazione completa è prevista entro il 26 novembre 2025.

I SUAP dovranno rendersi interoperabili con il fascicolo informatico entro 180 giorni dall’adozione del nuovo decreto. Le altre amministrazioni, inclusi enti locali e altri organismi pubblici, avranno 120 giorni per adeguarsi.