L’iscrizione al VIES serve a far risultare una Partita IVA nell’archivio europeo utilizzato per le operazioni intracomunitarie. Per un titolare italiano non viene attribuito un nuovo numero: resta la stessa Partita IVA nazionale, che viene inclusa nell’archivio VIES e può poi essere verificata attraverso il sistema della Commissione europea.
La procedura può essere effettuata già all’apertura della Partita IVA oppure in un momento successivo. Per una posizione già attiva, l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio telematico dedicato alla comunicazione di inclusione nell’archivio VIES. La guida ufficiale precisa che, se la comunicazione è accettata, l’inclusione è immediata.
Cos’è il VIES e a cosa serve
VIES significa VAT Information Exchange System. È il sistema elettronico europeo che consente di verificare se un numero IVA risulta registrato per operazioni transfrontaliere tra soggetti dei Paesi UE e, nei casi previsti, dell’Irlanda del Nord.
Il VIES non sostituisce l’Anagrafe tributaria italiana. Una Partita IVA può essere attiva in Italia ma non risultare nel VIES. Per questo bisogna distinguere tra verifica nazionale della Partita IVA e verifica dell’abilitazione comunitaria.
Chi deve iscriversi al VIES
Il tema riguarda i soggetti passivi che intendono effettuare operazioni intracomunitarie per le quali è richiesta l’identificazione nel sistema. In pratica, l’iscrizione è rilevante quando un professionista o un’impresa italiana intrattiene rapporti IVA con operatori economici stabiliti in altri Stati UE.
Non è corretto decidere l’obbligo soltanto in base al fatto che “il cliente è straniero”. Bisogna capire se l’operazione è UE o extra UE, se riguarda beni o servizi, se il cliente opera come soggetto passivo e quale disciplina IVA si applica.
Iscrizione VIES all’apertura della Partita IVA
Chi apre una Partita IVA e prevede di effettuare operazioni intracomunitarie può indicarlo nella dichiarazione di inizio attività, attraverso i modelli anagrafici previsti dall’Agenzia delle Entrate. Per le persone fisiche il riferimento operativo è il modello AA9/12; per altri soggetti vengono utilizzati i modelli appropriati.
La scelta va fatta in modo coerente con l’attività che si intende svolgere. Non è necessario aprire una seconda “Partita IVA europea”: l’abilitazione riguarda la posizione nazionale già attribuita.
Come iscriversi al VIES se la Partita IVA è già aperta
Per una Partita IVA già attiva è disponibile nell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate il servizio di comunicazione dell’opzione VIES. La guida operativa dell’Agenzia descrive tre funzioni: inclusione, esclusione e consultazione delle comunicazioni inviate.
- accedi ai servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate;
- apri la funzione relativa all’archivio VIES;
- seleziona la comunicazione di inclusione;
- indica la Partita IVA;
- controlla i dati identificativi mostrati dal sistema;
- conferma e invia la comunicazione;
- salva il protocollo e la ricevuta.
La ricevuta è importante perché documenta l’operazione eseguita. L’Agenzia consente anche di ristampare le ricevute delle comunicazioni inviate.
Quanto tempo serve per l’iscrizione al VIES
Secondo la guida operativa dell’Agenzia, quando la comunicazione di inclusione viene trasmessa senza segnalazioni che impediscano l’operazione, la Partita IVA viene immediatamente inclusa nell’archivio VIES. Non va quindi applicata automaticamente una vecchia regola di attesa di 30 giorni.
Dopo l’invio è comunque prudente effettuare una verifica operativa sul portale VIES della Commissione europea, soprattutto prima della prima operazione intracomunitaria.
Come verificare l’avvenuta iscrizione
Vai sul VIES della Commissione europea, seleziona Italia e inserisci le 11 cifre della tua Partita IVA. Se il sistema restituisce un esito valido, la posizione risulta registrata per le verifiche transfrontaliere UE.
Se il numero risulta attivo sul sito dell’Agenzia ma non valido nel VIES, le due verifiche stanno dicendo cose diverse: la prima conferma l’esistenza della posizione nazionale, la seconda segnala che non risulta valida nel sistema europeo.
L’iscrizione al VIES costa?
La comunicazione telematica di inclusione non prevede un costo pubblico autonomo. Se incarichi un commercialista o un altro intermediario, può esserci il compenso per la gestione della pratica, ma non è un “costo del VIES” dovuto all’Unione europea.
VIES e regime forfettario
Anche un contribuente forfettario può dover gestire operazioni con clienti o fornitori UE. Il regime forfettario non elimina automaticamente le regole sulla territorialità IVA, sugli acquisti dall’estero o sugli adempimenti collegati alle operazioni intracomunitarie.
Se lavori con soggetti UE, non fermarti quindi al fatto che in Italia emetti normalmente fatture senza addebito dell’IVA. Prima dell’operazione verifica la tua iscrizione e quella della controparte quando necessario e applica la disciplina corretta in base a beni, servizi, B2B o B2C. Per il quadro generale puoi consultare la guida sulla Partita IVA comunitaria.
Iscrizione VIES e clienti esteri: UE non significa extra UE
Il VIES riguarda il perimetro europeo previsto dal sistema. Se il cliente è negli Stati Uniti, in Svizzera o in un altro Paese extra UE, l’iscrizione VIES non è il controllo determinante per verificare il suo identificativo fiscale. Per il Regno Unito va inoltre distinta l’Irlanda del Nord, per la quale il sistema gestisce i numeri con prefisso XI nei casi previsti.
Come uscire dal VIES
La stessa procedura telematica dell’Agenzia consente di comunicare l’esclusione dall’archivio VIES. La guida ufficiale indica che, in assenza di segnalazioni bloccanti, l’esclusione è immediata e viene protocollata.
Prima di uscire dall’archivio è opportuno verificare che non siano previste nuove operazioni intracomunitarie che richiedano la registrazione.
Esempio pratico: freelance italiano che inizia a lavorare con un cliente UE
Immagina un freelance italiano con Partita IVA già attiva che trova un cliente business in Francia. Prima di decidere come emettere la fattura deve verificare che la propria posizione sia correttamente abilitata al VIES e controllare anche il numero IVA comunicato dal cliente. Se la propria Partita IVA non risulta registrata, può trasmettere la comunicazione di inclusione tramite l’Agenzia e conservarne la ricevuta.
Solo dopo questi controlli va definito il trattamento IVA della prestazione. L’iscrizione VIES, infatti, non sostituisce l’analisi della territorialità: serve a identificare correttamente gli operatori nel sistema intracomunitario.
Può farlo il commercialista?
La gestione può essere affidata a un intermediario quando il canale e la pratica lo consentono. Se procedi tramite consulente, chiedi sempre copia della ricevuta e verifica successivamente la posizione sul VIES. In questo modo non dipendi da una conferma informale del tipo “la pratica è stata fatta”, ma hai un riscontro documentale e una verifica pubblica.
Errori frequenti nell’iscrizione VIES
- pensare che serva una nuova Partita IVA;
- confondere iscrizione VIES e semplice verifica della Partita IVA italiana;
- usare informazioni vecchie che prevedono sempre un’attesa di 30 giorni;
- non salvare la ricevuta e il protocollo della comunicazione;
- non controllare il VIES dopo l’inclusione;
- trattare allo stesso modo operazioni UE ed extra UE;
- ritenere che il forfettario sia automaticamente escluso dagli adempimenti esteri.
Domande frequenti sull’iscrizione VIES
Posso iscrivermi al VIES dopo aver aperto la Partita IVA?
Sì. L’Agenzia mette a disposizione una comunicazione telematica di inclusione nell’archivio VIES per le Partite IVA già attive.
Dopo l’iscrizione devo aspettare 30 giorni?
La guida operativa attuale dell’Agenzia indica che, se la comunicazione viene accettata, l’inclusione nell’archivio è immediata.
Come faccio a sapere se l’iscrizione è riuscita?
Conserva la ricevuta dell’Agenzia e verifica il numero sul portale VIES della Commissione europea.
L’iscrizione VIES cambia la mia Partita IVA?
No. Restano le stesse 11 cifre; la posizione viene registrata nell’archivio per le operazioni intracomunitarie.
Un forfettario può iscriversi al VIES?
Sì, se svolge operazioni per le quali l’abilitazione è rilevante. Il regime fiscale non impedisce l’inclusione nell’archivio.
Posso cancellarmi dal VIES?
Sì. Il servizio dell’Agenzia prevede anche la comunicazione di esclusione dall’archivio.
Chiedi informazioni o una consulenza Gratuita
Se stai iniziando una nuova attività oppure vuoi cambiare commercialista, raccontaci cosa ti serve.
- Apertura della Partita IVA
- Cambio commercialista
- Gestione del regime forfettario
- Gestione della contabilità semplificata
La richiesta di contatto è gratuita e senza impegno.