Per ottenere una PEC non basta scegliere una normale casella email: occorre attivare un servizio di Posta Elettronica Certificata presso un gestore presente nell’elenco ufficiale AgID. La PEC consente di inviare e ricevere messaggi con ricevute che attestano trasmissione e consegna, ed è il domicilio digitale utilizzato da imprese e professionisti quando la legge ne richiede l’iscrizione nei registri pubblici.
Questa guida spiega come scegliere e attivare una PEC, quanto può costare, quali caratteristiche confrontare e cosa fare dopo l’attivazione. Se invece vuoi capire se sei obbligato ad averla in base alla tua attività, consulta la guida dedicata a PEC e Partita IVA.
Come si ottiene una PEC
Il primo passaggio è scegliere un gestore PEC autorizzato. AgID pubblica e aggiorna l’elenco ufficiale dei gestori PEC: è la fonte da controllare prima di acquistare il servizio, soprattutto quando si trova online un’offerta poco conosciuta.
Dopo la scelta si crea l’account sul sito del gestore, si seleziona il piano, si indica il nome desiderato per la casella e si completa l’identificazione richiesta. Il gestore può prevedere procedure diverse, ma l’obiettivo è sempre associare correttamente la casella al titolare e attivare un indirizzo PEC utilizzabile.
Quali dati servono per attivarla
Per una persona fisica vengono normalmente richiesti dati anagrafici, codice fiscale, recapiti e un documento di identità. Per società e imprese possono essere richiesti anche dati dell’impresa e del legale rappresentante. La documentazione concreta dipende dal gestore e dal tipo di intestazione scelto.
Se la PEC deve diventare domicilio digitale di un’impresa, è prudente intestare e gestire la casella in modo coerente con il soggetto che dovrà registrarla. Un indirizzo destinato alle comunicazioni ufficiali non dovrebbe dipendere da credenziali personali non controllate dall’impresa o da un collaboratore occasionale.
Quanto costa una PEC
Non esiste un prezzo unico fissato dalla legge. Ogni gestore stabilisce il costo del proprio piano, che può cambiare in base a spazio della casella, archivio, notifiche, conservazione, servizi aggiuntivi, assistenza e durata dell’abbonamento. Per questo è meglio confrontare il costo di rinnovo, non soltanto il prezzo promozionale del primo anno.
Per una piccola attività la PEC è normalmente una voce di costo limitata rispetto a commercialista, contributi e altri adempimenti. Nella guida sui costi fissi della Partita IVA la PEC è infatti trattata come uno dei costi amministrativi ricorrenti da considerare nel budget.
Il costo della PEC e il costo di iscrizione al Registro Imprese sono la stessa cosa?
No. Il canone della casella viene pagato al gestore scelto. La comunicazione o variazione del domicilio digitale/PEC al Registro Imprese, invece, è indicata dal portale ufficiale come adempimento gratuito, esente da bolli, diritti e tariffe. Il Registro Imprese spiega anche le modalità operative nella pagina dedicata all’indirizzo PEC e domicilio digitale.
Come scegliere una PEC: i criteri davvero utili
- gestore autorizzato: verifica la presenza nell’elenco AgID;
- spazio casella: valuta il volume di messaggi e allegati che prevedi di ricevere;
- spazio archivio: utile se il piano separa la capacità della casella da quella di conservazione o archivio;
- notifiche: SMS o avvisi su email ordinaria possono ridurre il rischio di non accorgersi di un messaggio importante;
- accesso mobile: controlla se il servizio è comodo da usare da smartphone e tramite app;
- assistenza: conta soprattutto in caso di blocco dell’account, rinnovo o problemi di consegna;
- rinnovo: controlla prezzo, scadenza, modalità di pagamento e recupero della casella;
- sicurezza: preferisci credenziali robuste e, quando disponibile, autenticazione a più fattori.
PEC economica o piano più completo?
Per chi riceve poche comunicazioni ufficiali può essere sufficiente un piano essenziale. Un’attività che usa intensamente la PEC per rapporti con clienti, fornitori, amministrazioni o procedure formali può invece beneficiare di più spazio, sistemi di notifica e strumenti di gestione più evoluti.
La scelta non dovrebbe dipendere soltanto da pochi euro di differenza. Una casella che raggiunge spesso il limite di spazio, viene controllata raramente o non invia avvisi efficaci può creare un rischio operativo molto più costoso del canone annuale.
La PEC gratuita esiste?
Non bisogna confondere la possibilità di eleggere un domicilio digitale personale in INAD con l’attivazione gratuita di una casella PEC. INAD è un indice: non è un gestore che assegna automaticamente una PEC. Per avere una casella bisogna disporre di un indirizzo PEC attivo presso un gestore idoneo e, quando previsto, registrarlo nell’indice o nel registro competente.
Possono esistere offerte commerciali, convenzioni o servizi inclusi in altri pacchetti, ma non è corretto dare per scontata l’esistenza di una PEC gratuita permanente per ogni Partita IVA. Prima di attivare qualsiasi proposta occorre verificare condizioni e rinnovi.
Dopo l’attivazione: quando va comunicata
Per le imprese individuali e le società il domicilio digitale deve risultare nel Registro Imprese. Per i professionisti iscritti ad Albi o elenchi l’obbligo passa invece attraverso l’Ordine o Collegio competente. Il fatto di avere una Partita IVA o di applicare il regime forfettario, da solo, non determina sempre l’obbligo.
Se sei forfettario trovi la casistica dettagliata nella guida sulla PEC obbligatoria nel regime forfettario. La distinzione importante è tra ditta individuale, professionista iscritto ad Albo e freelance non iscritto a un registro che imponga il domicilio digitale.
Come comunicare la PEC al Registro Imprese
Il portale Registro Imprese consente al titolare di impresa individuale o al legale rappresentante di una società, se dispone degli strumenti richiesti, di utilizzare la procedura dedicata per l’iscrizione del domicilio digitale. In alternativa si può usare il servizio DIRE o rivolgersi a un intermediario.
La comunicazione non sostituisce l’acquisto della casella: prima devi avere una PEC attiva rilasciata da un gestore autorizzato, poi puoi iscrivere quell’indirizzo come domicilio digitale dell’impresa.
PEC e INI-PEC: cosa succede dopo la registrazione
Gli indirizzi di imprese e professionisti tenuti alla pubblicazione confluiscono nell’indice nazionale dei domicili digitali. Per capire come effettuare una ricerca e quali soggetti sono presenti consulta la guida a INI-PEC.
La pubblicazione rende possibile a terzi individuare il domicilio digitale ufficiale. È quindi normale che una PEC registrata come domicilio digitale professionale o d’impresa non abbia lo stesso livello di riservatezza di un indirizzo usato esclusivamente in ambito personale.
Cosa fare se cambi gestore PEC
Se il cambio comporta un nuovo indirizzo PEC, il domicilio digitale deve essere aggiornato nel registro competente. Per le imprese la variazione va comunicata al Registro Imprese; se invece rinnovi la stessa casella mantenendo invariato l’indirizzo, il portale Registro Imprese chiarisce che non serve una nuova comunicazione.
Prima di dismettere la vecchia casella conviene verificare che il nuovo indirizzo sia attivo, che la variazione sia stata registrata e che eventuali messaggi importanti siano stati archiviati.
Cosa succede se la PEC scade
Una PEC utilizzata come domicilio digitale non dovrebbe essere lasciata scadere. Per società e imprese individuali il domicilio digitale deve rimanere valido; il Registro Imprese prevede conseguenze per la mancata comunicazione di un domicilio digitale e può procedere all’assegnazione d’ufficio nei casi previsti, oltre alle sanzioni indicate dalla normativa.
Il controllo periodico della scadenza è quindi parte della gestione amministrativa ordinaria. Imposta promemoria prima del rinnovo e verifica sempre che il metodo di pagamento del gestore sia aggiornato.
La PEC sostituisce il codice destinatario SdI?
No. PEC e codice destinatario sono strumenti diversi. La PEC può essere utilizzata in alcuni flussi della fatturazione elettronica come indirizzo telematico, ma non è sinonimo di codice destinatario. Per 0000000, XXXXXXX, registrazione dell’indirizzo telematico e casi pratici consulta la guida sul codice destinatario SdI.
Checklist prima di acquistare una PEC
- verifica se per la tua attività la PEC è obbligatoria o soltanto utile;
- scegli esclusivamente un gestore presente nell’elenco AgID;
- controlla prezzo di rinnovo oltre alla promozione iniziale;
- valuta spazio, archivio, notifiche e assistenza;
- usa un indirizzo coerente con l’intestatario dell’attività;
- attiva sistemi di sicurezza disponibili;
- se sei impresa, comunica il domicilio digitale al Registro Imprese;
- se sei professionista ordinistico, segui la procedura del tuo Ordine;
- mantieni la casella attiva e controllata nel tempo.
Domande frequenti su come ottenere una PEC
Dove posso acquistare una PEC?
Da un gestore PEC presente nell’elenco ufficiale pubblicato da AgID. È il controllo più importante da fare prima dell’acquisto.
Quanto costa una PEC?
Il prezzo non è fissato per legge e varia in base al gestore e ai servizi inclusi. Confronta soprattutto costo di rinnovo, spazio, notifiche e assistenza.
La comunicazione della PEC al Registro Imprese costa?
No. Il portale Registro Imprese indica l’iscrizione o variazione del domicilio digitale/PEC come adempimento gratuito, senza bolli, diritti o tariffe.
Devo avere SPID per comprare una PEC?
Le modalità di identificazione dipendono dal gestore. L’acquisto della casella e la successiva pratica al Registro Imprese sono due procedure diverse e possono richiedere strumenti differenti.
Posso cambiare PEC in futuro?
Sì. Se cambia l’indirizzo utilizzato come domicilio digitale, però, devi aggiornare il registro competente prima di abbandonare definitivamente la vecchia casella.
Come trovo la PEC ufficiale di un’impresa?
Puoi consultare INI-PEC o i servizi del Registro Imprese. Se invece parti da una PEC e vuoi risalire ai dati dell’attività, consulta la guida su come trovare la Partita IVA da una PEC.
Chiedi informazioni o una consulenza Gratuita
Se stai iniziando una nuova attività oppure vuoi cambiare commercialista, raccontaci cosa ti serve.
- Apertura della Partita IVA
- Cambio commercialista
- Gestione del regime forfettario
- Gestione della contabilità semplificata
La richiesta di contatto è gratuita e senza impegno.