Una nuova impresa può iniziare direttamente in contabilità semplificata se rientra tra i soggetti ammessi e prevede, per il primo anno, ricavi ragguagliati ad anno non superiori ai limiti dell’articolo 18 del DPR 600/1973: 500.000 euro per le attività di servizi e 800.000 euro per le altre attività.
La contabilità semplificata non è però una “Partita IVA speciale” né un’agevolazione autonoma da richiedere come pratica separata: è il regime contabile applicabile alle imprese minori quando ne ricorrono i requisiti e non viene adottato un regime incompatibile o scelta volontariamente la contabilità ordinaria.
Per il quadro generale su requisiti, registri, IVA, criterio di cassa e passaggi di regime consulta anche la guida completa alla contabilità semplificata.
Quando una nuova attività può iniziare in contabilità semplificata
L’articolo 18 del DPR 600/1973 prevede espressamente che chi intraprende l’esercizio di un’impresa commerciale possa tenere la contabilità semplificata già nel primo anno se prevede ricavi, ragguagliati all’anno, entro i limiti previsti dalla norma.
I limiti attuali sono 500.000 euro per le imprese che svolgono prestazioni di servizi e 800.000 euro per le imprese che esercitano altre attività. Se l’attività inizia durante l’anno, il dato va valutato tenendo conto della durata effettiva del primo periodo e rapportandolo all’anno.
Per l’analisi completa dei soggetti ammessi, delle soglie e delle attività miste puoi consultare la guida sui requisiti della contabilità semplificata.
Primo anno: come funziona la previsione dei ricavi
Una nuova impresa non ha un anno precedente da utilizzare come riferimento. Per questo la norma consente di partire dalla previsione dei ricavi del primo esercizio.
Se, per esempio, una ditta di servizi apre il 1° luglio e prevede di incassare 200.000 euro nei sei mesi residui, non basta confrontare semplicemente 200.000 con il limite annuale. La previsione deve essere valutata in modo coerente con il fatto che l’attività copre soltanto una parte dell’anno.
Alla fine dell’esercizio si verificherà poi il risultato effettivo. Se i ricavi superano i limiti previsti per la semplificata, il problema riguarda in generale il regime contabile dell’anno successivo: la contabilità del primo anno non viene trasformata retroattivamente in ordinaria soltanto perché i ricavi effettivi sono risultati più elevati rispetto alla previsione iniziale.
Il ragguaglio ad anno è importante soprattutto per le attività avviate negli ultimi mesi. Se un’impresa parte il 1° ottobre, non può confrontare in modo meccanico i ricavi di tre mesi con una soglia riferita all’intero anno: occorre stimare quale sarebbe l’ammontare su base annuale, tenendo conto della durata effettiva del primo periodo d’imposta.
La previsione deve essere ragionevole e coerente con il business che si sta avviando. Ordini già acquisiti, contratti, stagionalità e capacità produttiva possono aiutare a costruire una stima più credibile. Non serve prevedere il dato con precisione assoluta, ma è opportuno poter spiegare il criterio utilizzato.
Chi può usare la semplificata e chi deve partire in ordinaria
La contabilità semplificata riguarda soprattutto imprese individuali e società di persone che rientrano nell’articolo 18. La forma giuridica resta quindi decisiva.
Una ditta individuale, una SNC o una SAS possono rientrare nella semplificata se rispettano i requisiti. Una SRL o una SRLS, invece, non utilizza la contabilità semplificata soltanto perché ha ricavi bassi: la forma societaria comporta la contabilità ordinaria.
Per chi svolge contemporaneamente prestazioni di servizi e altre attività, la verifica dei limiti richiede un controllo ulteriore. Se i ricavi delle diverse attività sono annotati distintamente, si guarda all’attività prevalente; in mancanza di separazione, la disciplina considera prevalenti le attività diverse dai servizi. Anche per una nuova impresa è quindi utile impostare fin dall’inizio una contabilità che distingua correttamente le diverse fonti di ricavo.
Abbiamo separato questo caso nella guida SRL e contabilità semplificata, proprio per evitare di confondere soglia di ricavi e obblighi derivanti dalla forma giuridica.
Nuova attività: semplificata, forfettario o ordinaria
Aprire una nuova attività non significa automaticamente dover scegliere la contabilità semplificata. Una persona fisica che possiede i requisiti del regime forfettario deve valutare anche quel regime; un’impresa che necessita di una struttura contabile più completa può invece scegliere volontariamente l’ordinaria.
Le tre soluzioni hanno logiche molto diverse. Il forfettario determina il reddito applicando un coefficiente ai ricavi e non consente la deduzione analitica della maggior parte dei costi. La semplificata utilizza invece costi e ricavi effettivi secondo le regole fiscali e gestisce ordinariamente l’IVA. L’ordinaria richiede scritture più complete e permette una rappresentazione patrimoniale più dettagliata.
Per un confronto generale puoi leggere la guida sui regimi fiscali per Partita IVA e quella dedicata a contabilità semplificata o ordinaria.
Apertura della Partita IVA e regime contabile sono due cose diverse
L’apertura della Partita IVA e la scelta del regime contabile non coincidono. L’impresa deve prima assolvere gli adempimenti necessari per iniziare l’attività: posizione IVA, eventuale Registro Imprese, Comunicazione Unica, iscrizioni previdenziali e assicurative e, quando richiesta dal settore, SCIA o altre autorizzazioni.
Il modello di inizio attività ai fini IVA serve a comunicare all’Agenzia delle Entrate i dati dell’attività. Le opzioni contabili seguono invece le regole specifiche previste dalla normativa e, quando richiesto, vengono confermate attraverso il comportamento concludente e le comunicazioni dichiarative previste.
Per una ditta individuale, l’avvio dell’attività può coinvolgere anche Registro Imprese e Comunicazione Unica, oltre agli adempimenti fiscali. Il regime contabile non sostituisce questi passaggi e non modifica gli eventuali requisiti amministrativi del settore: commercio, artigianato, somministrazione, attività regolamentate e locali aperti al pubblico possono richiedere procedure ulteriori.
Questo significa che non esiste una pratica denominata semplicemente “aprire il regime semplificato”: si apre l’attività e si organizza la contabilità secondo il regime applicabile.
Cosa organizzare dal primo giorno
Chi parte in semplificata deve organizzare fin dall’inizio fatture, registri, documenti e movimenti finanziari. Rimandare la struttura contabile a fine anno rende più difficile ricostruire incassi, pagamenti e IVA.
- fatturazione elettronica e documenti di vendita;
- fatture e documenti di acquisto;
- registri IVA e altre annotazioni richieste;
- conto corrente, POS, contanti e altri strumenti di pagamento;
- beni strumentali e cespiti;
- eventuali rimanenze e documenti di magazzino;
- scadenze IVA, LIPE, F24 e dichiarazioni;
- documentazione dei costi deducibili.
La guida ai registri della contabilità semplificata approfondisce le scritture da tenere, mentre quella sulle spese deducibili spiega quali costi possono ridurre il reddito.
Criterio di cassa e metodo contabile da scegliere
Il reddito delle imprese minori è determinato secondo l’articolo 66 del TUIR, con un sistema improntato al criterio di cassa.
Una nuova attività deve quindi decidere anche come gestire operativamente incassi e pagamenti. L’articolo 18 consente registri cronologici, registri IVA integrati oppure l’opzione del comma 5, che presume incasso o pagamento alla data di registrazione del documento.
La scelta influenza il lavoro amministrativo e il momento in cui molti costi e ricavi assumono rilevanza fiscale. Per questo conviene impostarla correttamente dal primo esercizio. Puoi approfondire il criterio di cassa e l’opzione dei registri IVA.
IVA e costi nel primo anno di attività
La contabilità semplificata non prevede l’esonero IVA tipico del forfettario. Le operazioni imponibili seguono le regole ordinarie: IVA sulle vendite, detrazione sugli acquisti quando spettante, liquidazioni periodiche e altri adempimenti previsti.
Per una nuova attività questo aspetto è particolarmente importante perché il primo anno può essere caratterizzato da investimenti iniziali: attrezzature, software, arredi, scorte, consulenze e costi di avvio.
Non tutti questi costi si trattano nello stesso modo. Un bene strumentale può richiedere ammortamento, mentre una spesa corrente può seguire il criterio di cassa. È quindi utile distinguere fin dall’inizio costi ordinari, beni strumentali e cespiti e merci destinate al magazzino.
Esempio: apertura a maggio con attività di servizi
Immaginiamo una ditta individuale di servizi che inizi l’attività il 1° maggio. In fase di avvio prevede ricavi compatibili, ragguagliati all’anno, con il limite previsto per le prestazioni di servizi.
La ditta può quindi organizzare il primo esercizio in contabilità semplificata se ricorrono gli altri requisiti e non applica un diverso regime incompatibile. Durante l’anno dovrà gestire fatture, IVA, incassi, pagamenti, costi e registri secondo il metodo contabile adottato.
A fine esercizio occorrerà verificare i ricavi effettivamente realizzati e la situazione dell’impresa. Il risultato servirà a capire se la semplificata resta applicabile nell’anno successivo oppure se è necessario passare all’ordinaria.
La verifica di fine anno dovrebbe essere fatta prima possibile e non soltanto quando si prepara la dichiarazione. Se l’attività è vicina alle soglie, conviene già negli ultimi mesi ricostruire ricavi percepiti, eventuali attività miste e prospettive di chiusura. In questo modo il passaggio all’ordinaria, se necessario, può essere preparato con una situazione chiara di crediti, debiti, banca, cassa, cespiti e rimanenze.
Errori frequenti quando si apre una nuova attività
- confondere contabilità semplificata e regime forfettario;
- guardare soltanto ai ricavi previsti senza verificare la forma giuridica;
- usare i limiti annuali senza considerare che il primo esercizio può durare meno di dodici mesi;
- pensare che la semplificata elimini IVA e registri;
- non scegliere fin dall’inizio un metodo coerente per incassi e pagamenti;
- non separare spese personali e costi dell’attività;
- trascurare cespiti, rimanenze e operazioni estere;
- controllare i ricavi soltanto dopo la chiusura dell’anno, quando il passaggio all’ordinaria è ormai imminente.
Nel primo esercizio può anche emergere una perdita fiscale: per le nuove attività è importante distinguere la regola ordinaria del riporto dalle condizioni più favorevoli previste per le perdite dei primi tre periodi. Il risultato dell’impresa viene poi dichiarato nel Quadro RG.
In sintesi
Chi apre una nuova impresa può iniziare in contabilità semplificata se rientra tra i soggetti ammessi e prevede ricavi annualizzati entro i limiti dell’articolo 18. Nel primo anno la verifica nasce quindi da una previsione; dal periodo successivo conta l’andamento effettivo della posizione.
La semplificata non sostituisce gli adempimenti di apertura e non elimina IVA, fatture e registri. Dal primo giorno è necessario organizzare correttamente documenti, criterio di cassa, costi, cespiti e scadenze e verificare se forfettario o ordinaria rappresentino alternative applicabili.
Per i costi di gestione professionale puoi consultare anche la guida sul costo del commercialista in contabilità semplificata.
Fonti ufficiali principali: DPR 600/1973, articolo 18; TUIR, articolo 66; Agenzia delle Entrate, istruzioni al modello Redditi PF e modulistica di inizio attività IVA.
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Caterina
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