Il criterio di cassa nella contabilità semplificata fa sì che, in linea generale, ricavi e spese rilevino quando vengono effettivamente incassati o pagati e non semplicemente quando viene emessa o ricevuta la fattura. La regola riguarda le imprese minori che determinano il reddito secondo l’articolo 66 del TUIR.
Non si tratta però di una “cassa pura” applicata a qualsiasi componente di reddito. Alcune voci continuano a seguire regole specifiche e, sul piano contabile, l’articolo 18 del DPR 600/1973 consente tre diverse modalità per documentare incassi e pagamenti. Capire quale metodo si sta utilizzando è essenziale per attribuire ricavi e costi all’anno corretto.
Come funziona il criterio di cassa nella contabilità semplificata
L’articolo 66 del TUIR stabilisce che il reddito delle imprese in contabilità semplificata deriva, in via generale, dalla differenza tra ricavi e altri proventi percepiti nel periodo d’imposta e spese sostenute nello stesso periodo.
La riforma è operativa dal 2017 ed è stata introdotta per avvicinare il momento della tassazione alla disponibilità effettiva delle somme. In pratica, una fattura emessa a dicembre ma incassata a gennaio dell’anno successivo non produce, nel metodo di cassa ordinario, un ricavo tassabile a dicembre: il ricavo rileva quando viene incassato.
La stessa logica vale per i costi: una fattura di acquisto ricevuta a dicembre ma pagata a gennaio produce normalmente la deduzione nel periodo in cui il pagamento assume rilevanza fiscale. Per l’inquadramento complessivo del regime puoi consultare la nostra guida alla contabilità semplificata.
Il criterio di cassa non vale allo stesso modo per tutte le voci
La contabilità semplificata è un sistema improntato alla cassa, ma il reddito non viene calcolato limitandosi a sommare tutti gli incassi e sottrarre tutti i pagamenti transitati sul conto corrente.
Lo stesso articolo 66 richiama infatti componenti che seguono discipline specifiche: tra queste rientrano plusvalenze, minusvalenze, sopravvenienze e ammortamenti. Anche alcuni costi, come i canoni di leasing, richiedono l’applicazione delle regole fiscali proprie della singola voce e non possono essere dedotti automaticamente solo perché materialmente pagati in un determinato giorno.
Per questo è più corretto parlare di un regime improntato al criterio di cassa, non di una contabilità in cui ogni movimento bancario coincide necessariamente con il momento fiscale. Un esempio specifico è il leasing nella contabilità semplificata, che mantiene regole proprie.
Tre modi per gestire incassi e pagamenti
L’articolo 18 del DPR 600/1973 e la circolare dell’Agenzia delle Entrate 11/E del 13 aprile 2017 prevedono tre modalità operative principali per coordinare il criterio di cassa con i registri contabili.
- Registri cronologici di incassi e pagamenti: vengono annotati separatamente i ricavi effettivamente incassati e i costi effettivamente sostenuti.
- Registri IVA integrati: i registri IVA vengono utilizzati anche ai fini del reddito, integrandoli con le annotazioni necessarie per individuare operazioni non ancora incassate o pagate.
- Opzione del comma 5: si utilizzano i registri IVA senza annotare separatamente incassi e pagamenti; fiscalmente si presume che l’incasso o il pagamento avvenga alla data di registrazione del documento.
Queste tre modalità non sono equivalenti dal punto di vista pratico. Nel primo caso bisogna seguire i movimenti effettivi; nel secondo occorre riconciliare registrazioni IVA e somme ancora aperte; nel terzo la data di registrazione del documento assume direttamente rilievo fiscale secondo la presunzione prevista dalla norma.
Se si segue la cassa effettiva, il riferimento operativo è il registro degli incassi e pagamenti. A fine anno questi dati concorrono poi alla determinazione del reddito nel Quadro RG.
Esempio: fattura a dicembre e pagamento a gennaio
Supponiamo che un’impresa in contabilità semplificata riceva il 20 dicembre una fattura di acquisto di 4.000 euro e paghi il fornitore il 15 gennaio dell’anno successivo.
Se l’impresa applica il criterio di cassa seguendo gli incassi e i pagamenti effettivi, il costo rileverà normalmente nell’anno del pagamento, quindi a gennaio. La semplice ricezione o registrazione della fattura a dicembre non trasforma automaticamente il costo in una spesa fiscalmente sostenuta nello stesso anno.
Se invece l’impresa ha esercitato l’opzione prevista dall’articolo 18, comma 5, la logica cambia: per finalità di semplificazione, il pagamento viene fiscalmente fatto coincidere con la data di registrazione del documento nei registri IVA. È quindi indispensabile sapere quale sistema contabile è stato adottato prima di attribuire un costo o un ricavo a un determinato esercizio.
Opzione registri IVA: perché non è la stessa cosa del pagamento reale
L’opzione del comma 5 è particolarmente importante perché viene spesso descritta come una semplice variante del criterio di cassa. In realtà introduce una presunzione fiscale: la registrazione del documento viene considerata coincidente con l’incasso o il pagamento, anche se il movimento finanziario reale avviene in un momento diverso.
La scelta è vincolante per almeno un triennio. Per questo non va confusa con il metodo basato sui movimenti effettivi di banca o cassa. Abbiamo dedicato un approfondimento specifico all’opzione dei registri IVA nella contabilità semplificata.
La distinzione è importante soprattutto a fine anno: due imprese con la stessa fattura emessa o ricevuta possono attribuire il relativo componente a periodi diversi se applicano modalità contabili differenti previste dall’articolo 18.
Rimanenze, crediti e debiti: cosa cambia con il criterio di cassa
Il passaggio al criterio di cassa ha modificato anche il ruolo fiscale delle rimanenze. Durante la permanenza nella contabilità semplificata il magazzino non concorre annualmente al reddito nello stesso modo previsto dalla contabilità ordinaria, ma torna ad avere grande importanza quando l’impresa cambia regime.
Nel passaggio dalla semplificata all’ordinaria bisogna infatti verificare se il costo delle merci ancora in magazzino sia già stato dedotto o debba ancora avere rilevanza fiscale. Lo stesso principio generale serve a evitare che ricavi e costi già considerati in un regime vengano tassati o dedotti una seconda volta dopo il cambio.
Abbiamo analizzato questo problema con esempi numerici nella guida sulle rimanenze nella contabilità semplificata.
Quali controlli fare a fine anno
Il criterio di cassa rende particolarmente importante la riconciliazione tra documenti contabili e movimenti finanziari. Prima della chiusura dell’anno conviene verificare almeno:
- fatture emesse non ancora incassate;
- fatture di acquisto non ancora pagate;
- data di registrazione dei documenti nei registri IVA;
- metodo contabile effettivamente adottato ai sensi dell’articolo 18;
- operazioni non soggette a registrazione IVA;
- componenti che seguono regole diverse dal criterio di cassa;
- eventuali crediti, debiti e rimanenze da ricostruire in caso di passaggio all’ordinaria.
La tenuta corretta dei registri è quindi centrale quanto il controllo degli incassi. Per gli obblighi documentali puoi consultare anche la guida ai registri della contabilità semplificata.
Criterio di cassa e principio di competenza: la differenza
Nel criterio di cassa il momento centrale è, in linea generale, quello dell’incasso o del pagamento. Nel principio di competenza, tipico della contabilità ordinaria, ricavi e costi vengono invece attribuiti all’esercizio al quale economicamente si riferiscono secondo le regole fiscali applicabili, indipendentemente dal momento finanziario.
La differenza può cambiare sensibilmente il reddito di un singolo anno. Un’impresa che fattura molto a dicembre ma incassa a febbraio può rinviare la rilevanza dei ricavi nel sistema di cassa effettivo; in ordinaria, invece, il momento dell’incasso non è normalmente il criterio che decide a quale esercizio appartiene il ricavo.
Per confrontare struttura contabile, costi e adempimenti dei due sistemi puoi leggere la guida contabilità semplificata o ordinaria.
In sintesi
Il criterio di cassa della contabilità semplificata collega normalmente il reddito agli incassi e ai pagamenti effettivi, ma non elimina le regole specifiche previste per alcune componenti. Inoltre, l’articolo 18 consente modalità contabili differenti: registri cronologici, registri IVA integrati oppure opzione che fa coincidere fiscalmente registrazione e incasso o pagamento.
La prima domanda da porsi, quindi, non è soltanto “quando ho ricevuto o pagato il denaro?”, ma anche “quale metodo di tenuta della contabilità sto utilizzando?”. Da questa risposta dipende la corretta imputazione di molte operazioni al periodo d’imposta.
Fonti ufficiali: articolo 66 del TUIR; articolo 18 del DPR 600/1973; Agenzia delle Entrate, circolare 11/E del 13 aprile 2017.
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Caterina
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