Il documento di trasporto da analogico a digitale

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evoluzione del documento di trasporto

Dal documento di trasporto digitale alla fattura elettronica

Da ormai decenni siamo abituati ad eseguire l’attestazione di presa in carico della merce, o la prova di avvenuta consegna, con l’apposizione di una firma autografa o una semplice sigla.
In genere, direttamente sulla copia-fornitore del Documento di Trasporto (DDT) cartaceo.
Ma siamo sicuri che non è possibile procedere diversamente?
Cominciamo analizzando la norma tributaria.

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La norma tributaria

Il DDT non deve obbligatoriamente accompagnare la merce.

Può essere trasmesso telematicamente, a patto che la trasmissione sia effettuata entro il giorno in cui ha inizio la consegna della merce (Circolare n. 249 del 11 ottobre 1996).

La digitalizzazione del DDT può essere completo anche alla luce della abrogazione della scheda di trasporto dal 1° gennaio 2015. L’abrogazione della scheda di trasporto è stata una novità significativa in quanto ha liberato i vettori da un adempimento analogico che effettivamente burocratizzava notevolmente ogni spedizione. Si ricorda infatti che dal 19 luglio 2009 il committente doveva emettere la scheda di trasporto la quale doveva accompagnare la merce (articolo 7-bis del D.lgs 286/2005). Questo documento doveva essere compilato e sottoscritto dal committente prima del trsporto e doveva essere conservato “a bordo del veicolo adibito a tale attività a cura del vettore”.

Hai capito bene: il DDT non deve obbligatoriamente essere sul mezzo durante la consegna del bene e dal 1° gennaio 2015 è stata abrogata anche la scheda di trasporto.

E’ necessario però che il DDT sia trasmesso entro il giorno della consegna della merce.
Può essere conservato sia con conservazione cartacea sia con una conservazione in solo formato digitale.
Quanto detto, è coerente con quanto prescritto dal nuovo DM del 17 giugno 2014.
Non vi è  alcun obbligo tributario di firma del destinatario delle merci.
Il DDT può essere dunque completamente dematerializzato.

Vediamo quali modelli di dematerializzazione possono essere attuati.

Quali modelli si possono utilizzare?

E’ possibile utilizzare 3 tipologie di modelli:

  1. Un primo modello è definito modello di archiviazione unilaterale.
    Il fornitore che spedisce la merce decide di portare in conservazione digitale i DDT attivi , stampando esclusivamente la copia del DDT da consegnare al cliente.
    Con questa soluzione il fornitore rinuncia ovviamente alla prova di avvenuta consegna della merce al cliente. Tale prova è rappresentata dalla firma/sigla del cliente sulla copia del DDT che rientra in sede.
    Il cliente destinatario della consegna può scegliere di portare in conservazione digitale i DDT ricevuti.
    Naturalmente deve prima acquisire l’immagine mediante scansione.
  2. Secondo modello, definito modello di Digitalizzazione dei flussi informativi.
    Il flusso cartaceo del DDT che accompagna la merce viene integrato da un flusso dati in parallelo.
    Il fornitore e cliente si accordano per attivare un dialogo – in formato elettronico strutturato – parallelo al flusso fisico delle merci, che rimane comunque accompagnato da un ddT cartaceo.
  3. Terzo modello, definito modello di digitalizzazione dei processi.
    I flussi digitali sostituiscono la documentazione cartacea e le informazioni sono gestite internamente mediante soluzioni di Gestione Elettronica Documentale e Conservazione Digitale.
    La documentazione a bordo mezzo si semplifica, riducendosi alla sola Scheda di Trasporto.
    Se risulta necessario avere la prova della consegna delle merci è possibile impiegare device mobili, come tablet, smartphone o palmari.
    In questo modo si potrà acquisire della firma elettronica avanzata.
    Non sono da sottovalutare soluzioni di acquisizione di firma elettronica decisamente semplici sotto il profilo operativo quali l’invio di un ddt editabile che firma di controparte accompagnata da una procedura di conferma della stessa con codice Otp tramite smarthpone.

4 punti fondamentali

Per quanto sopra possiamo rassicurare che è possibile digitalizzare l’emissione dei DDT emessi in caso di cessione di beni con fatturazione differita e possiamo, sin da ora, ribadire i seguenti 4 punti:

  1. il DDT può essere trasmesso telematicamente (e.g. PEC, EDI, email, etc), ed in questo caso va inviato entro il giorno in cui è iniziato il trasporto dei beni;
  2. non vi è alcun obbligo fiscale di richiedere al cliente di apporre la firma sul DDT, ma la stessa può essere acquisita anche con firma elettronica semplice;
  3. il DDT prodotto come documento informatico può anche essere in un formato strutturato e quindi elaborabile dai sistemi informativi (e.g. XML, TXT, etc);
  4. il DDT può anche essere sostituito con l’avviso di spedizione merce, meglio conosciuto come Despatch Advice (DESADV).

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