Documento di trasporto da analogico a digitale

Hai sentito parlare del documento di trasporto e non sai di cosa si tratta? Devi utilizzarlo ed hai dubbi sulla compilazione?
Ormai da decenni attestiamo la presa in carico della merce, o la prova di avvenuta consegna, con l’apposizione di una firma autografa o una semplice sigla.
Generalmente lo facciamo direttamente sulla copia-fornitore del Documento di Trasporto (DDT) cartaceo.

Ma siamo sicuri che non è possibile procedere diversamente?
Nel contributo di oggi parliamo del passaggio del documento di trasporto da analogico a digitale e dei cambiamenti che comporta.

Come prima cosa definiamo cos’è il DDT.
Rappresenta un documento per il di trasporto delle merci previsto dalla legislazione italiana.
In molti casi ha sostituito un altro documento denominato bolla di accompagnamento.
Dopo questa breve premessa, cominciamo ad analizzare cosa prevede la normativa fiscale.

La norma fiscale

Abbiamo detto che il documento di trasporto, denominato anche DDT si usa per trasferire la merce.
Ha validità fiscale ed è stato introdotto dal DPR 472/96 per sostituire la vecchia bolla accompagnatoria.

Il DDT, deve giustificare il trasferimento della merce tra il soggette cedente ed il soggetto cessionario.
Deve quindi essere emesso in duplice copia prima dell’invio della merce, indipendentemente da chi effettuerà il trasporto.
Inoltre non deve obbligatoriamente accompagnare la merce.
Ricorda che può accompagnare la merce oppure si può inviare al cliente non oltre il giorno della spedizione.

Vediamo di precisare meglio: in caso di cessione dei beni con fatturazione immediata non occorre emettere il documento di trasporto.
La fatturazione differita è consentita a condizione che sia preceduta dall’emissione del DDT contenente i dati di individuazione del fornitore, del cliente e dell’eventuale vettore.
Ricordati che la fattura differita deve riportare data e numero del DDT cui si riferisce.

Nei casi in cui occorre emettere il DDT, può essere trasmesso telematicamente entro il giorno in cui ha inizio la consegna della merce (Circolare n. 249 del 11 ottobre 1996).
La digitalizzazione del DDT può essere completa anche alla luce della abrogazione della scheda di trasporto dal 1° gennaio 2015.
L’abrogazione della scheda di trasporto è stata una novità veramente significativa.
Ha difatti liberato i vettori da un adempimento analogico che effettivamente burocratizzava notevolmente ogni spedizione.

Dal 19 luglio 2009, il committente doveva emettere la scheda di trasporto per accompagnare la merce (articolo 7-bis del D.lgs 286/2005).
Questo documento doveva essere compilato e sottoscritto dal committente prima del trasporto e doveva essere conservato “a bordo del veicolo adibito a tale attività a cura del vettore”.

Hai capito bene, il DDT non deve obbligatoriamente essere sul mezzo durante la consegna del bene.
E’ necessario però che il DDT sia trasmesso entro il giorno della consegna della merce.
Può essere conservato sia in formato cartacee sia solo in formato digitale.
Quanto detto, è coerente con quanto prescritto dal nuovo DM del 17 giugno 2014.

Non vi è  alcun obbligo tributario di firma del destinatario delle merci.
Il DDT può essere dunque completamente dematerializzato.
Vediamo quali modelli di dematerializzazione possono essere attuati.

Quali modelli utilizzare

Per la compilazione del DDT è possibile utilizzare 3 tipologie di modelli:

1. Il primo modello è definito modello di archiviazione unilaterale.
   Il fornitore che spedisce la merce decide di portare in conservazione digitale i DDT attivi, stampando esclusivamente la copia del DDT da consegnare al cliente.
   Con questa soluzione il fornitore rinuncia ovviamente alla prova di avvenuta consegna della merce al cliente.
   Tale prova è rappresentata dalla firma / sigla del cliente sulla copia del DDT che rientra in sede.
   Il cliente destinatario della consegna può scegliere di portare in conservazione digitale i DDT ricevuti.
   Naturalmente deve prima acquisire l’immagine mediante scansione.
2. Vediamo il secondo modello, definito modello di Digitalizzazione dei flussi informativi.
   Il flusso cartaceo del DDT che accompagna la merce viene integrato da un flusso dati in parallelo.
   Il fornitore e cliente si accordano per attivare un dialogo – in formato elettronico strutturato parallelo al flusso fisico delle merci, che rimane comunque accompagnato da un DDT cartaceo.
3. Infine il terzo modello, definito modello di digitalizzazione dei processi.
   I flussi digitali sostituiscono la documentazione cartacea e le informazioni sono gestite internamente mediante soluzioni di Gestione Elettronica Documentale e Conservazione Digitale.
   La documentazione a bordo mezzo si semplifica, riducendosi alla sola Scheda di Trasporto.
   Se risulta necessario avere la prova della consegna delle merci è possibile impiegare device mobili, come tablet, smartphone o palmari.
   In questo modo si potrà acquisire della firma elettronica avanzata.
   Non sono da sottovalutare soluzioni di acquisizione di firma elettronica decisamente semplici sotto il profilo operativo quali l’invio di un DDT editabile che firma di controparte accompagnata da una procedura di conferma della stessa con codice OTP tramite smartphone.

4 punti fondamentali

Per quanto abbiamo scritto sopra, puoi digitalizzare i DDT emessi in caso di cessione di beni con fatturazione differita.
Sintetizziamo e definiamo i seguenti quattro punti:

1. il DDT può essere trasmesso telematicamente, come ed esempio PEC, EDI, email, etc.
   In questo caso va inviato entro il giorno in cui è iniziato il trasporto dei beni;
2. non esiste alcun obbligo fiscale di richiedere al cliente di apporre la firma sul DDT.
   La firma può essere acquisita anche con firma elettronica semplice;
3. è possibile produrre un DDT come documento informatico in formato strutturato, elaborabile dai sistemi informativi come .XML, .TXT, etc;
4. infine il DDT può essere sostituito con l’avviso di spedizione merce, meglio conosciuto come Despatch Advice (DESADV).