Dal 4 novembre 2026 entrano in vigore nuove sanzioni per la gestione degli ordini europei sulle prove elettroniche. Il decreto legislativo 8 ottobre 2026, n. 188, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 20 ottobre, completa l’adeguamento italiano al regolamento UE 2023/1543: i prestatori di servizi digitali coinvolti nelle richieste giudiziarie transfrontaliere rischiano sanzioni amministrative che, a seconda della violazione, vanno da 10.000 a 1,2 milioni di euro, con una disciplina aggravata in casi specifici.
La norma non impone indiscriminatamente a ogni impresa di consegnare i dati dei clienti. Riguarda gli ordini europei di produzione e conservazione di prove digitali nei procedimenti penali, secondo i presupposti, i destinatari e le garanzie previsti dalla disciplina europea. Ecco chi può essere interessato, quali obblighi sono sanzionati e che cosa succede quando la richiesta è contestata.
Prove elettroniche: cosa cambia dal 4 novembre
Il D.Lgs. 188/2026, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 244 del 20 ottobre, entra in vigore il 4 novembre 2026. È un provvedimento di completamento, non l’avvio da zero della disciplina europea: il regolamento UE 2023/1543 è applicabile dal 18 agosto 2026 e l’Italia aveva già emanato il D.Lgs. 215/2025 per individuare autorità e procedure nazionali.
Il nuovo decreto si concentra soprattutto su tre aspetti: informazione della persona i cui dati vengono acquisiti, sanzioni amministrative in caso di inosservanza degli obblighi e mezzi di ricorso. Prevede inoltre risorse per adeguare i sistemi informatici nazionali usati nello scambio di documenti e richieste giudiziarie.
Gli ordini non sono tutti uguali. L’ordine europeo di produzione serve a ottenere dati elettronici pertinenti a un procedimento penale; l’ordine europeo di conservazione impone di preservare determinati dati per evitarne la perdita mentre si svolgono le procedure previste. Conservare non significa automaticamente trasmettere subito ogni dato all’autorità richiedente.
Il quadro comune è descritto nel regolamento (UE) 2023/1543. I suoi meccanismi servono a gestire situazioni in cui i dati o il prestatore di servizi si trovano in un altro Stato membro: per esempio quando prove rilevanti per un’indagine italiana sono custodite da un fornitore che opera in più Paesi dell’Unione.
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Chi riguarda: hosting, cloud e comunicazioni
La disciplina europea riguarda categorie di prestatori di servizi definite dal regolamento: fra queste i servizi di comunicazione elettronica, alcuni servizi legati a nomi di dominio e indirizzamento Internet e servizi della società dell’informazione che consentono agli utenti di comunicare o conservare dati. Per il singolo operatore contano le caratteristiche effettive del servizio e la sua riconducibilità alle definizioni normative, non soltanto il nome dell’attività o il codice ATECO.
Un gestore di infrastrutture cloud, una piattaforma di messaggistica e un operatore che amministra registrazioni o dati con rilevanza per il regolamento possono avere obblighi differenti da quelli di un normale sito vetrina. Non ogni professionista informatico è automaticamente destinatario di un ordine europeo: occorre verificare il ruolo giuridico del prestatore, la presenza di uno stabilimento designato o rappresentante legale e l’ordine effettivamente ricevuto.
Per chi lavora nel settore, la distinzione è importante anche nell’organizzazione aziendale. Una guida sull’attività di hosting e infrastrutture informatiche aiuta a inquadrare il tipo di servizio svolto, ma gli obblighi di risposta alle richieste giudiziarie dipendono dalle norme sulle prove elettroniche, non dall’inquadramento fiscale in sé.
Il regolamento prevede ordinariamente la produzione dei dati entro dieci giorni dalla ricezione del certificato di ordine europeo di produzione, fatti salvi i meccanismi specifici di notifica, e un termine più breve, fino a otto ore, nei casi di emergenza definiti dalla normativa. Questi termini non vanno interpretati come un generico potere di accesso immediato ai dati: restano applicabili condizioni, forme di controllo e rimedi previsti dagli atti europei e nazionali.
Le nuove sanzioni: importi e violazioni
L’articolo 3 del D.Lgs. 188/2026 distingue diverse condotte. Gli importi non rappresentano una multa unica e automatica per qualsiasi irregolarità: ciascun intervallo è collegato alla violazione di specifiche disposizioni del regolamento europeo.
| Violazione prevista dall’art. 3 | Sanzione |
|---|---|
| Obblighi di trasmissione dei dati (art. 10, paragrafi 2-4, reg. UE) | 25.000–100.000 € |
| Obblighi di informazione e comunicazione relativi alla produzione (art. 10, paragrafi 5-8) | 10.000–50.000 € |
| Obblighi di conservazione (art. 11, paragrafi 1-2) | 100.000–1.000.000 € |
| Obblighi informativi relativi alla conservazione (art. 11, paragrafi 4-7) | 10.000–50.000 € |
| Doveri previsti dall’art. 13, paragrafo 4 | 500.000–1.000.000 € |
| Inottemperanza di cui all’art. 16, paragrafo 10 | 600.000–1.200.000 € |
In presenza delle condizioni aggravanti indicate dall’articolo 3, comma 3, e quando la condotta abbia impedito definitivamente l’acquisizione dei dati oppure comportato la loro perdita definitiva, la sanzione può arrivare al 2% del fatturato mondiale dell’ultimo esercizio chiuso, se tale valore supera il massimo previsto per la violazione specifica. Non è un’aliquota applicabile a ogni semplice ritardo.
Per determinare l’importo concreto il giudice considera, fra l’altro, durata e gravità della violazione, comportamento doloso o colposo, precedenti, cooperazione con le autorità, capacità economica e dimensioni del prestatore di servizi, oltre alle misure tecniche e organizzative adottate. Il decreto introduce quindi una valutazione delle circostanze, non un tariffario da applicare meccanicamente in ogni caso.
Un esempio chiarisce la differenza: se un destinatario non conserva i dati richiesti, la possibile violazione deve essere valutata nel quadro degli obblighi dell’articolo 11 del regolamento. Non basta invece che un’azienda abbia subito un guasto informatico per concludere automaticamente che incorra in una delle sanzioni previste: serve il collegamento a un obbligo effettivamente applicabile e alle circostanze dell’accertamento.
Ricorsi, contestazioni e tutela dei dati
Il decreto non disciplina soltanto il comportamento dei fornitori. L’articolo 4 riconosce alla persona i cui dati sono stati acquisiti mediante un ordine europeo di produzione la possibilità di contestare l’ordine, anche per ragioni di legittimità, necessità e proporzionalità. Per gli ordini emessi o convalidati dal giudice rinvia agli strumenti previsti dall’articolo 324 del codice di procedura penale.
Se l’ordine è stato emesso o convalidato dal pubblico ministero, il ricorso si presenta al giudice per le indagini preliminari entro dieci giorni dalla conoscenza dell’avvenuta acquisizione. Si tratta di un termine diverso da quello che riguarda la contestazione delle sanzioni al prestatore di servizi: confondere i due procedimenti può portare a errori sulle scadenze.
Nel procedimento sanzionatorio, l’articolo 3 prevede una contestazione specifica notificata all’interessato e trenta giorni per depositare scritti difensivi e documenti. Il provvedimento sanzionatorio può poi essere opposto entro trenta giorni dalla notifica davanti al tribunale individuato dalla norma. La competenza applicativa è attribuita al giudice per le indagini preliminari previsto dal D.Lgs. 215/2025, secondo le condizioni stabilite dal nuovo testo.
La disciplina dell’informazione ai soggetti interessati rinvia inoltre all’articolo 14 del D.Lgs. 51/2018, relativo alla protezione dei dati personali trattati per finalità penali. Ciò non equivale a garantire che l’interessato sia sempre informato immediatamente: la normativa contempla limitazioni e differimenti nei casi consentiti a tutela delle indagini e degli altri interessi protetti.
Cosa verificare prima del 4 novembre
Per i prestatori di servizi potenzialmente soggetti agli ordini europei, il cambiamento richiede un esame coordinato della normativa, non una semplice modifica alla privacy policy. Il primo controllo consiste nell’accertare se il servizio rientra nell’ambito del regolamento e se l’impresa dispone del corretto referente giuridico e operativo per ricevere gli atti.
Il secondo riguarda i processi interni: chi autentica la richiesta, chi ne valuta la validità, chi può disporre la conservazione tecnica dei dati pertinenti, quali registrazioni vengono mantenute e come si rispettano i termini senza esporre informazioni non richieste. È utile definire responsabilità chiare tra ufficio legale, sicurezza, gestione dei dati e fornitori esterni.
Il terzo punto è la tracciabilità delle decisioni: conservare evidenza della ricezione dell’ordine, delle verifiche compiute, delle eventuali risposte e dell’esecuzione tecnica aiuta a gestire contestazioni e dimostrare la collaborazione con le autorità. Per chi si occupa professionalmente di sicurezza digitale, anche le regole sulla certificazione dei servizi di cybersecurity sono un tema correlato, ma non sostituiscono gli obblighi processuali specifici previsti per le prove elettroniche.
Per cittadini e professionisti i cui dati siano acquisiti, il controllo è diverso: occorre identificare l’autorità che ha emesso o convalidato l’ordine, la data in cui si è avuta conoscenza dell’acquisizione e lo strumento di ricorso applicabile, richiedendo assistenza legale quando necessario. Non esiste un nuovo adempimento fiscale generale collegato al decreto.
La fonte primaria resta il testo integrale del D.Lgs. 188/2026, da leggere insieme al regolamento europeo 2023/1543 e al D.Lgs. 215/2025. Il nuovo provvedimento disciplina in particolare i diritti di ricorso, le sanzioni e l’adeguamento informatico, senza sostituire il quadro europeo già applicabile.
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