Nel regime forfettario il rimborso spese non è sempre tassato, ma nemmeno sempre escluso dal compenso. La risposta dipende da come è sostenuta la spesa, da chi è intestato il documento, da come viene riaddebitata al cliente e dal fatto che si tratti di una vera anticipazione, di un rimborso analitico o di una somma forfettaria.
Dal 2025 il nuovo articolo 54 del TUIR ha cambiato il trattamento dei rimborsi analitici nel lavoro autonomo ordinario: le somme percepite a rimborso delle spese sostenute per l’incarico e addebitate analiticamente al committente non concorrono, in linea generale, al reddito professionale. Per chi applica il regime forfettario resta però un punto interpretativo da trattare con prudenza, perché al 6 ottobre 2026 non risulta pubblicato un chiarimento nazionale dell’Agenzia delle Entrate che abbia definito in modo generale e definitivo l’estensione di questa neutralità.
1. Tre categorie di rimborsi da non confondere
Anticipazione in nome e per conto del cliente
È una spesa che appartiene giuridicamente al cliente e che il professionista paga solo materialmente. Se correttamente documentata, può rientrare nell’articolo 15 del DPR 633/1972 e non costituisce compenso.
Rimborso analitico
La spesa è sostenuta dal professionista per eseguire l’incarico e viene riaddebitata al cliente per l’importo effettivo. È il caso interessato dalla nuova disciplina dell’articolo 54 TUIR.
Rimborso forfettario
È una somma fissa o stimata per trasferta, spese generali o altri costi. Se non è collegata analiticamente a documenti specifici, resta normalmente componente del compenso.
2. Anticipazioni ex articolo 15: il caso più sicuro
Le anticipazioni documentate effettuate in nome e per conto del cliente sono escluse dalla base imponibile IVA secondo l’articolo 15 del DPR 633/1972.
Serve la sostanza, non l’etichetta
Scrivere “rimborso spese” in fattura non basta. Il documento deve dimostrare che la spesa è riferibile al cliente e che il professionista l’ha soltanto anticipata.
Esempi tipici
Diritti, bolli, tributi, visure o altri importi pagati per una pratica possono rientrare nella fattispecie, ma solo se la documentazione supporta il rapporto diretto con il cliente.
3. Rimborsi analitici: la regola dal 2025
Il nuovo articolo 54 del TUIR dispone che non concorrono al reddito di lavoro autonomo le somme percepite a titolo di rimborso delle spese sostenute per l’esecuzione dell’incarico e addebitate analiticamente al committente.
Neutralità simmetrica
Nel regime ordinario il professionista non tassa il rimborso e, in via generale, non deduce la spesa collegata. Il rimborso viene così neutralizzato.
Documento intestato al professionista
È possibile che la fattura dell’hotel, il biglietto ferroviario o altro documento siano intestati direttamente al professionista. Questo distingue il rimborso analitico dall’anticipazione ex articolo 15.
4. La nuova regola vale anche per i forfettari?
È il punto più delicato. Il regime forfettario calcola il reddito applicando un coefficiente ai compensi incassati, non con la differenza analitica tra ricavi e costi.
La tesi favorevole
Secondo una lettura favorevole, se l’articolo 54 esclude il rimborso analitico dal reddito professionale, quella somma non dovrebbe neppure entrare tra i compensi su cui applicare il coefficiente del forfettario.
La prudenza necessaria
Al 6 ottobre 2026 non risulta un documento nazionale pubblico dell’Agenzia che abbia chiuso definitivamente il tema per tutti i forfettari. Per importi significativi o quando il rimborso può cambiare il superamento di 85.000 o 100.000 euro, è quindi opportuno documentare tutto e valutare il caso concreto.
5. Vitto, alloggio, viaggio, taxi e NCC
Il DL 84/2025 ha introdotto una regola specifica sulle spese sostenute nel territorio dello Stato per vitto, alloggio, viaggio e trasporto con taxi o NCC.
Serve pagamento tracciabile
Per queste spese, il rimborso concorre al reddito se il pagamento non è effettuato con strumenti tracciabili nei casi previsti dalla legge.
Quali prove conservare
Conserva fattura o ricevuta, prova del pagamento con carta o bonifico e collegamento tra la spesa e l’incarico.
6. Diarie e rimborsi forfettari
Una diaria fissa o una somma stabilita genericamente per coprire costi di trasferta resta normalmente parte del compenso.
Esempio
Compenso 1.000 euro più 150 euro di rimborso trasferta forfettario: se i 150 euro non corrispondono a documenti specifici e a un riaddebito analitico, vengono normalmente trattati insieme al compenso.
Effetto su imposte e contributi
Se la somma è compenso, entra nella base fiscale del forfettario e può incidere anche sulla base previdenziale secondo la gestione applicabile.
7. Come compilare la fattura
La fattura deve distinguere chiaramente le diverse componenti.
Compenso
Indicalo come voce autonoma.
Anticipazione
Descrivi la somma come anticipazione effettuata in nome e per conto del cliente e conserva il documento che lo dimostra.
Rimborso analitico
Indica la spesa e l’importo riaddebitato separatamente. La corretta gestione tecnica della Natura IVA dipende dal tipo di voce e non va confusa con il trattamento reddituale.
Per i casi professionali concreti puoi confrontare la guida sulla fattura dell’avvocato forfettario.
8. Rimborso chilometrico e auto propria
Il rimborso chilometrico non è automaticamente una anticipazione ex articolo 15.
Rimborso a forfait
Una somma fissa per l’uso dell’auto resta normalmente vicina a una componente del compenso.
Rimborso calcolato analiticamente
Anche quando il rimborso viene calcolato usando chilometri e tariffe, è opportuno distinguere questa fattispecie dalle vere anticipazioni. La documentazione del viaggio e del collegamento con l’incarico resta essenziale.
9. Hotel, treno e taxi intestati al professionista
Queste spese non diventano art. 15 soltanto perché il cliente le rimborsa.
Se il riaddebito è analitico
Il professionista può separare la spesa dal compenso e riaddebitarla per l’importo effettivo, applicando la disciplina dell’articolo 54 con la cautela già descritta per il forfettario.
Se il riaddebito è generico
Una cifra standard per trasferta, senza corrispondenza con il costo reale, resta normalmente imponibile come compenso.
10. I rimborsi incidono sulla soglia di 85.000 euro?
Anticipazioni in nome e per conto
Non costituiscono compenso e non concorrono al limite.
Rimborsi forfettari
Concorrono normalmente ai compensi e quindi rilevano per la soglia.
Rimborsi analitici
La lettura favorevole porta a escluderli, ma per il forfettario resta opportuno non trattare la questione come definitivamente chiusa in assenza di un chiarimento nazionale pubblico.
Per capire quali somme rilevano ai limiti vedi calcolo del fatturato nel regime forfettario.
11. Principio di cassa e anno di rilevanza
Nel forfettario i compensi rilevano quando vengono incassati.
Somma incassata nell’anno successivo
Se un rimborso forfettario viene fatturato a dicembre ma pagato a gennaio, rileva nel nuovo anno insieme agli altri compensi percepiti.
Somme escluse dal compenso
Per anticipazioni e altre somme che non costituiscono compenso è fondamentale conservare una documentazione separata che renda chiaro il motivo dell’esclusione.
Approfondisci con la guida sul principio di cassa nel regime forfettario.
12. Esempio pratico completo
Un consulente emette una fattura con 1.500 euro di compenso e ha sostenuto:
- 140 euro di treno pagati con carta;
- 230 euro di hotel pagati con carta;
- 60 euro di diritti pagati in nome e per conto del cliente;
- 100 euro di diaria fissa.
Come trattare le voci
I 60 euro possono rientrare nell’articolo 15 se i requisiti sono rispettati. I 100 euro di diaria restano normalmente compenso. Treno e hotel sono spese analitiche e richiedono la prova del pagamento tracciabile; per l’esclusione dal reddito del forfettario resta la prudenza interpretativa già illustrata.
Archiviazione
Conserva fattura al cliente, documenti di spesa, prova di pagamento e collegamento con l’incarico. Per organizzare l’archivio vedi documenti da conservare nel regime forfettario.
13. Checklist finale e fonti
Se il cliente paga direttamente la spesa
Quando il committente paga direttamente hotel, biglietti, diritti o altri costi necessari all’incarico, il professionista non riceve alcun rimborso. L’articolo 54 TUIR prevede che le spese relative all’esecuzione dell’incarico sostenute direttamente dal committente non costituiscano compensi in natura per il professionista. È quindi un caso diverso sia dalle anticipazioni sia dai rimborsi analitici: il denaro non transita dalla Partita IVA del professionista e la documentazione dovrebbe mostrare chiaramente chi ha sostenuto il costo.
Software, dominio e servizi digitali acquistati per il cliente
Se acquisti un dominio, una licenza SaaS o un servizio digitale per conto del cliente, devi verificare chi risulta intestatario del contratto e della fattura. Se il servizio è intestato direttamente al cliente e tu anticipi soltanto il pagamento, può avvicinarsi alla logica dell’articolo 15. Se invece il software rimane intestato a te, viene utilizzato anche per altri incarichi o resta nella tua disponibilità, il riaddebito assume caratteristiche diverse e va valutato come costo dell’attività o rimborso analitico, non come anticipazione automatica.
Spese sostenute all’estero
La regola specifica sulla tracciabilità introdotta dal DL 84/2025 riguarda le spese di vitto, alloggio, viaggio e taxi o NCC sostenute nel territorio dello Stato. Una spesa sostenuta all’estero non diventa però automaticamente neutrale: servono comunque il collegamento con l’incarico, il riaddebito analitico e una documentazione idonea. La distinzione territoriale incide sulla specifica condizione di tracciabilità, non sulla necessità generale di provare la natura del rimborso.
Se il cliente non rimborsa la spesa
Nel regime ordinario l’articolo 54-ter disciplina anche i casi in cui il committente non rimborsa effettivamente la spesa e prevede specifiche condizioni per la deducibilità. Nel forfettario questa simmetria è più complessa, perché i costi non vengono dedotti analiticamente. Anche questo elemento spiega perché l’applicazione della nuova neutralità ai forfettari richiede prudenza e non può essere ridotta alla formula “tutto il rimborso analitico è sempre esente”.
Soglia di 100.000 euro: perché la classificazione diventa critica
Se una somma viene qualificata come compenso e porta il contribuente oltre 100.000 euro di ricavi o compensi percepiti nell’anno, l’effetto può essere molto più importante del semplice superamento degli 85.000 euro. Per questo, quando un rimborso elevato può incidere sulla fuoriuscita immediata dal regime, conviene chiarire il trattamento prima della fattura e dell’incasso. La guida sul calcolo del fatturato nel forfettario aiuta a verificare quali somme stanno concorrendo al limite.
Contributi INPS o Cassa professionale
Se il rimborso è qualificato come compenso, può avere riflessi anche sulla base previdenziale. Un rimborso forfettario o una diaria che costituiscono parte del corrispettivo possono quindi incidere non soltanto sull’imposta sostitutiva ma anche sui contributi, secondo le regole della Gestione Separata, della gestione Artigiani e Commercianti o della Cassa autonoma applicabile. Le vere anticipazioni escluse dal compenso seguono invece una logica diversa.
Bollo da 2 euro e totale della fattura
La presenza di rimborsi e anticipazioni può modificare il totale esposto in fattura, ma il trattamento del bollo va valutato secondo le regole proprie della fattura del forfettario. Non bisogna quindi usare il bollo come criterio per capire se una somma è reddito: prima si qualifica correttamente la voce, poi si applicano le regole del documento elettronico.
Fac-simile numerico
| Voce | Importo | Trattamento indicativo |
|---|---|---|
| Compenso consulenza | 1.500 € | Compenso |
| Diritti anticipati per il cliente | 60 € | Possibile art. 15 se documentato |
| Hotel pagato con carta e riaddebitato | 230 € | Rimborso analitico, con cautela per il forfettario |
| Treno pagato con carta e riaddebitato | 140 € | Rimborso analitico, con cautela per il forfettario |
| Diaria fissa | 100 € | Normalmente compenso |
Questo schema rende evidente perché non conviene sommare tutto sotto una generica voce “spese”. Separare le componenti facilita il controllo delle soglie, la contabilizzazione dell’incasso e la documentazione in caso di verifica.
Conservazione dei documenti
Per ogni rimborso analitico conserva il documento originario, la prova del pagamento quando richiesta, il collegamento con l’incarico e la fattura con cui la spesa è stata riaddebitata. Per le anticipazioni ex articolo 15 conserva anche la prova che l’onere apparteneva al cliente. La guida sui documenti da conservare nel regime forfettario può essere usata come checklist di archivio.
- classifica ogni somma prima di fatturare;
- non chiamare art. 15 una spesa intestata a te senza i requisiti;
- per i rimborsi analitici collega ogni importo a un documento;
- usa strumenti tracciabili quando la legge lo richiede;
- separa le voci in fattura;
- non escludere automaticamente diarie e rimborsi forfettari;
- controlla l’impatto sulle soglie 85.000 e 100.000 euro;
- se il caso è rilevante per la permanenza nel regime, applica la massima prudenza.
Articolo 15 DPR 633/1972
Disciplina le anticipazioni effettuate in nome e per conto della controparte: testo su Normattiva.
Articolo 54 TUIR e DL 84/2025
La nuova disciplina dei rimborsi analitici e della tracciabilità è stata aggiornata dal DL 84/2025 convertito.
In sintesi: nel forfettario le anticipazioni vere restano fuori dal compenso; i rimborsi forfettari restano normalmente imponibili; sui rimborsi analitici dal 2025 esiste una base normativa favorevole nel lavoro autonomo, ma per il forfettario è corretto mantenere una formulazione prudente finché non arriva un chiarimento nazionale pubblico definitivo.
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