Il regime semplificato è il regime contabile naturale per molte imprese individuali e società di persone che rispettano i requisiti previsti dall’articolo 18 del DPR 600/1973. Non significa però “assenza di contabilità”: restano fatture, registri, IVA, incassi, pagamenti, beni strumentali, rimanenze nei passaggi di regime e controlli periodici.
Questa guida è il pillar operativo della contabilità semplificata su Regimeminimi.com: spiega come funziona il regime e rimanda agli approfondimenti specifici su requisiti, criterio di cassa, registri IVA, rimanenze, costi del commercialista, registri contabili e confronto con l’ordinaria.
Cos’è la contabilità semplificata e chi può usarla
La contabilità semplificata è un sistema contabile destinato alle imprese minori. Consente di evitare alcune scritture tipiche dell’ordinaria, come libro giornale e libro inventari, quando ricorrono le condizioni previste dalla legge.
Riguarda principalmente imprese individuali, SNC, SAS e altri soggetti ammessi dall’articolo 18 del DPR 600/1973. Non va confusa con il regime forfettario: la semplificata utilizza ricavi e costi effettivi e gestisce ordinariamente l’IVA.
I limiti di ricavi, le attività miste, il primo anno di attività e il superamento delle soglie sono approfonditi nella guida sui requisiti della contabilità semplificata. Se invece stai iniziando ora, trovi il percorso specifico nella guida su come aprire un’attività in contabilità semplificata.
Attenzione anche ai professionisti: nel linguaggio comune si usa spesso la parola “semplificata”, ma le soglie dell’articolo 18 riguardano le imprese minori; artisti e professionisti seguono regole contabili proprie.
In pratica, prima di parlare di “regime semplificato” bisogna verificare la natura del soggetto. Una ditta individuale commerciale o artigiana può rientrare nella disciplina delle imprese minori; una SNC o una SAS può utilizzarla se ne ricorrono i presupposti; una SRL, invece, resta soggetta alla contabilità ordinaria. Per questo abbiamo separato anche l’approfondimento su SRL e contabilità semplificata, evitando di confondere forma giuridica e livello dei ricavi.
Come si determina il reddito: criterio di cassa e sue eccezioni
Per le imprese minori il reddito è determinato secondo l’articolo 66 del TUIR, con una logica prevalentemente di cassa. In generale, quindi, i ricavi rilevano quando vengono incassati e le spese quando vengono pagate.
Una fattura emessa a dicembre e incassata a gennaio può produrre effetti fiscali nell’anno successivo. Lo stesso vale per molti costi: possedere la fattura non significa automaticamente aver già maturato la deduzione fiscale.
Il sistema non è però una “cassa pura” per ogni componente. Ammortamenti, plusvalenze, minusvalenze, sopravvenienze, leasing e altre voci seguono regole specifiche. Per questo abbiamo dedicato una guida autonoma al criterio di cassa nella contabilità semplificata.
Il criterio di cassa richiede anche di gestire correttamente incassi e pagamenti parziali. Se una fattura da 10.000 euro viene incassata per metà a dicembre e per metà a gennaio, la rilevanza fiscale può distribuirsi tra i due periodi quando si applica il metodo basato sui movimenti effettivi. Lo stesso vale per i costi pagati in più tranche e per gli acconti commerciali nella contabilità semplificata. Per questo estratti conto, ricevute, POS e altri strumenti finanziari devono essere riconciliabili con i documenti fiscali.
Registri e modalità di tenuta della contabilità
La semplificata non elimina i registri. Restano i registri IVA quando dovuti e le annotazioni necessarie a ricostruire correttamente ricavi, spese e componenti che non seguono il semplice flusso finanziario.
L’articolo 18 del DPR 600/1973 consente tre modalità operative principali:
- registri cronologici di incassi e pagamenti;
- registri IVA integrati dalle annotazioni necessarie;
- opzione del comma 5, che presume incasso o pagamento alla data di registrazione del documento.
Quest’ultima modalità non coincide con il movimento finanziario reale ed è vincolante per almeno tre anni. Il dettaglio è nella guida sull’opzione registri IVA nella contabilità semplificata.
Per l’elenco dei registri, delle scritture e dei documenti da conservare consulta invece la guida ai registri della contabilità semplificata. Per la gestione delle vendite è utile anche l’approfondimento sul registro delle fatture emesse.
Le operazioni non soggette a registrazione IVA non possono essere ignorate. Se producono effetti sul reddito devono comunque essere documentate e annotate secondo il metodo adottato. Anche quando si utilizza l’opzione del comma 5, quindi, i registri IVA non esauriscono necessariamente tutta la contabilità: occorre mantenere una traccia coerente delle operazioni che restano fuori dai registri IVA e dei componenti con disciplina fiscale propria.
IVA, fatture e corrispettivi
La contabilità semplificata non è un regime di esonero IVA. Le operazioni imponibili seguono le regole ordinarie: l’impresa registra l’IVA a debito sulle operazioni attive e detrae l’IVA sugli acquisti quando spettante.
La liquidazione può essere mensile oppure trimestrale quando ricorrono le condizioni previste dalla disciplina IVA. Questa periodicità è distinta dai limiti della contabilità semplificata e non va ricavata automaticamente dalle soglie dell’articolo 18.
Restano inoltre gli obblighi di fatturazione elettronica, conservazione, certificazione dei corrispettivi e gestione delle operazioni particolari. Per un approfondimento specifico puoi consultare la guida sulle fatture nella contabilità semplificata, la guida sulle LIPE IVA e quella sulla detrazione IVA sugli acquisti.
La gestione IVA richiede anche coordinamento tra registrazione dei documenti, liquidazioni periodiche e dichiarazione annuale. Una fattura registrata in ritardo, una nota di credito non contabilizzata o un reverse charge gestito in modo errato possono riflettersi sia sulla liquidazione del periodo sia sui dati comunicati nelle LIPE. Per questo è utile aggiornare la contabilità durante l’anno e non concentrare tutti i controlli soltanto in prossimità della dichiarazione.
Costi, beni strumentali, leasing e rimanenze
Nel regime semplificato i costi effettivi possono incidere sul reddito secondo le regole fiscali applicabili. È una differenza sostanziale rispetto al forfettario, dove il reddito viene determinato tramite coefficiente di redditività.
La deducibilità richiede comunque inerenza, documentazione e rispetto delle eventuali limitazioni previste per la singola spesa. Per il quadro completo consulta la guida alle spese deducibili nella contabilità semplificata. I beni strumentali seguono le regole fiscali degli ammortamenti: costo storico, data di entrata in funzione, quote dedotte e valore residuo devono essere ricostruibili. Per il dettaglio consulta la guida al libro cespiti.
Anche il leasing mantiene regole proprie e non coincide sempre con il semplice pagamento finanziario. L’argomento è trattato nella guida sul leasing nella contabilità semplificata.
Le rimanenze richiedono attenzione soprattutto quando si passa dalla semplificata all’ordinaria o viceversa. Merci già fiscalmente dedotte e merci il cui costo non ha ancora avuto rilevanza non possono essere trattate allo stesso modo. Abbiamo raccolto regole ed esempi nella guida sulle rimanenze nella contabilità semplificata.
Per i costi, inoltre, non basta che una spesa sia stata sostenuta materialmente: deve essere inerente all’attività, correttamente documentata e trattata secondo le eventuali limitazioni previste dalla normativa. Auto, telefonia, beni promiscui, spese di rappresentanza e altre categorie possono avere regole specifiche. La contabilità semplificata consente di dedurre costi reali, ma non trasforma automaticamente ogni uscita bancaria in un componente deducibile.
Passaggio all’ordinaria e confronto con gli altri regimi
Il superamento dei limiti dell’articolo 18 comporta, in generale, il passaggio alla contabilità ordinaria dal periodo d’imposta successivo. È quindi importante preparare per tempo crediti, debiti, rimanenze, cespiti, saldi bancari e situazione patrimoniale.
L’impresa può anche scegliere volontariamente l’ordinaria quando, pur restando sotto i limiti, ha bisogno di un controllo economico-finanziario più strutturato, rapporti con banche o investitori, gestione puntuale di crediti e debiti o reporting più dettagliato.
Quando il passaggio all’ordinaria è previsto per l’anno successivo, conviene preparare già negli ultimi mesi la situazione patrimoniale iniziale: crediti verso clienti, debiti verso fornitori, saldi bancari, cassa, beni strumentali e magazzino. Arrivare al 1° gennaio senza questa ricostruzione rende più difficile distinguere ciò che ha già avuto rilevanza fiscale in semplificata da ciò che dovrà essere trattato secondo le regole dell’ordinaria.
Per valutare struttura, costi, registri e convenienza gestionale puoi leggere il confronto tra contabilità semplificata e ordinaria. Per il confronto generale tra regimi fiscali resta invece distinta la guida su forfettario, semplificato e ordinario.
Quanto costa gestire una contabilità semplificata
Il costo della gestione dipende da numero di documenti, IVA, operazioni estere, dichiarazioni, F24, dipendenti, consulenze e livello di assistenza. Non esiste una tariffa nazionale obbligatoria del commercialista.
Una posizione semplice e ben digitalizzata richiede normalmente meno lavoro di una ditta con centinaia di fatture, corrispettivi, reverse charge, estero e numerosi movimenti finanziari. Per questo il confronto tra preventivi va fatto a parità di servizi inclusi.
Abbiamo approfondito fasce indicative, servizi compresi ed extra nella guida sul costo del commercialista per la contabilità semplificata.
Controlli periodici e organizzazione pratica
Ogni mese
È utile verificare fatture emesse, acquisti ricevuti, banca, POS, carte, contanti e piattaforme di pagamento. La riconciliazione periodica evita differenze tra fatturato, incassi reali e somme accreditate al netto di commissioni.
Prima delle liquidazioni IVA
Vanno controllate fatture attive e passive, note di credito, operazioni estere, reverse charge e documenti ricevuti in ritardo. Questo consente anche di stimare il debito IVA e programmare la liquidità.
A fine anno
Occorre ricontrollare incassi e pagamenti ancora aperti, beni strumentali, rimanenze quando rilevanti, componenti che non seguono il semplice criterio di cassa e mantenimento dei requisiti della semplificata.
Fatture, ricevute, estratti conto, quietanze, contratti e documentazione dei beni strumentali devono essere conservati in modo ordinato. Meno registri formali non significa minore necessità di prova delle operazioni.
Un’organizzazione pratica efficace può prevedere una chiusura mensile dei documenti, una riconciliazione trimestrale dei movimenti principali e un controllo più ampio prima della fine dell’anno. In questo modo eventuali fatture mancanti, incassi non abbinati, pagamenti non documentati o anomalie IVA emergono quando sono ancora facili da correggere. La semplificazione funziona meglio quando i dati vengono gestiti con continuità, non quando tutto viene ricostruito a posteriori.
Errori da evitare e checklist operativa
- confondere regime semplificato e forfettario;
- applicare ai professionisti le soglie previste per le imprese minori;
- confondere i limiti della semplificata con quelli della periodicità IVA;
- pensare che la semplificata elimini registri e obblighi IVA;
- non sapere quale metodo dell’articolo 18 si sta utilizzando;
- non riconciliare incassi e pagamenti quando richiesto;
- trascurare cespiti, leasing e rimanenze;
- preparare troppo tardi il passaggio all’ordinaria.
La checklist minima è quindi: verificare requisiti e soglie; identificare il metodo contabile adottato; mantenere ordinati registri e documenti; controllare IVA e scadenze; riconciliare incassi e pagamenti; aggiornare cespiti e rimanenze; verificare a fine anno la permanenza nel regime.
La fase dichiarativa chiude il ciclo annuale della contabilità: per le imprese individuali in semplificata abbiamo dedicato una guida specifica al Quadro RG 2026 della contabilità semplificata. Se il risultato fiscale è negativo, consulta anche le regole sulle perdite fiscali in contabilità semplificata.
Domande frequenti
Il regime semplificato è un regime fiscale agevolato?
No. È un regime contabile per determinate imprese e non funziona come il regime forfettario.
In contabilità semplificata si paga l’IVA?
Sì, quando dovuta. L’IVA viene gestita secondo le regole ordinarie.
Devo tenere il libro giornale?
Non come nella contabilità ordinaria. Restano però i registri e le annotazioni previste dalla normativa.
Posso scegliere l’ordinaria anche sotto i limiti?
Sì. L’articolo 18 consente di optare per la contabilità ordinaria.
Se supero i limiti passo subito all’ordinaria?
In generale il passaggio avviene dal periodo d’imposta successivo.
Fonti ufficiali principali: DPR 600/1973, articolo 18; TUIR, articolo 66.
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buongiorno, con il codice ATECO 46.19.01 a quale tassazione si va incontro?
grazie mille
Buonasera Adriano, se decide di applicare il regime ordinario, la tassazione sarà calcolato sulla base delle ordinarie aliquote IRPEF per scaglioni.
Se al contrario decidesse di applicare il regime forfettario, andrebbe a versare il 15% (o il 5% se rispetta i requisiti di start up), sul 62% dei suo ricavi.
Fermo restando i contributi INPS da commerciante, i quali ammontano a 3.600€ circa all’anno (con il regime forfettario può essere richiesta riduzione del 35%).
Cordiali saluti
Salve,
Ho intenzione di aprire piva in semplificato. Ho comunque reddito da lavoro dipendente. Nel mio caso non devo pagare INPS aggiuntivo? Pagherò solo le tasse dovute al reddito della mia nuova attività?
Buongiorno,
confermo che se il lavoro dipendente è full time e se l’attività che andrà a svolgere è artigianale o commerciale, non dovrà pagare INPS.
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