Rimborso spese nel forfettario 2026: quando conta negli 85.000 euro

Nel regime forfettario il rimborso spese del cliente non ha sempre lo stesso trattamento. La distinzione più sicura resta quella tra vere anticipazioni sostenute in nome e per conto del cliente, normali rimborsi forfari o riaddebiti e rimborsi analitici delle spese sostenute per eseguire l’incarico. Dal 2025, inoltre, le nuove regole sul reddito di lavoro autonomo hanno introdotto un elemento che richiede particolare cautela quando il professionista è forfettario.

La risposta breve

Una vera anticipazione ex articolo 15 del DPR 633/1972, effettuata in nome e per conto del cliente e regolarmente documentata, non è un compenso del professionista e resta separata dal fatturato dell’attività. Un rimborso forfettario o una maggiorazione pattuita per coprire costi del professionista, invece, è normalmente parte del compenso e va considerato nel calcolo del regime forfettario. Per alcuni rimborsi analitici la riforma del lavoro autonomo in vigore dal 2025 ha introdotto una regola di esclusione dal reddito ordinario, ma al momento non risulta un chiarimento ufficiale dell’Agenzia delle Entrate che ne confermi automaticamente l’applicazione anche al regime forfettario.

Anticipazioni in nome e per conto del cliente: il caso più chiaro

L’articolo 15, comma 1, n. 3, del DPR 633/1972 esclude dalla base imponibile le somme dovute a titolo di rimborso delle anticipazioni fatte in nome e per conto della controparte, purché regolarmente documentate. Il punto decisivo non è che il professionista abbia materialmente effettuato il pagamento, ma che la spesa appartenga giuridicamente al cliente e sia documentata come tale.

Esempio di vera anticipazione

Un professionista anticipa 300 euro per un diritto, tributo o pratica intestata direttamente al cliente. Il documento dimostra che il costo è del cliente e il professionista ha soltanto anticipato il denaro. Il rimborso dei 300 euro viene tenuto distinto dal compenso professionale. È molto diverso dal caso in cui il professionista acquisti a proprio nome un biglietto, una camera d’albergo, materiali o un servizio e poi chieda al cliente di restituirgli la somma.

Spesa intestata al professionista e riaddebitata

Se il documento di spesa è intestato al professionista, non si può utilizzare automaticamente l’articolo 15. Fino al 2024 il normale riaddebito di una spesa sostenuta dal professionista era generalmente trattato come parte del compenso. Dal 2025 il quadro del lavoro autonomo ordinario è cambiato e occorre distinguere con maggiore precisione.

Cosa è cambiato dal 2025 per i rimborsi analitici

L’attuale articolo 54 del TUIR prevede, per la determinazione del reddito di lavoro autonomo, che non concorrano al reddito le somme percepite a titolo di rimborso delle spese sostenute per l’esecuzione di un incarico e addebitate analiticamente al committente. La disciplina è stata ulteriormente coordinata dal DL 84/2025, che ha anche introdotto condizioni di tracciabilità per determinati rimborsi di vitto, alloggio, viaggio e trasporto sostenuti in Italia.

Il punto delicato: questa regola vale automaticamente anche per il forfettario?

Qui serve prudenza. Il regime forfettario è disciplinato da regole speciali che determinano il reddito applicando un coefficiente ai ricavi o compensi percepiti. Le nuove disposizioni dell’articolo 54 riguardano la determinazione del reddito di lavoro autonomo nel regime ordinario. Alla data di aggiornamento di questa guida non risulta un chiarimento ufficiale dell’Agenzia delle Entrate che stabilisca in modo espresso e generale che l’esclusione dei rimborsi analitici prevista dall’articolo 54 debba essere trasferita senza adattamenti anche alla soglia e al reddito del contribuente forfettario.

Per questo non è corretto affermare in modo categorico che, dal 2025, qualsiasi rimborso documentato non conta più negli 85.000 euro del forfettario. È una semplificazione che non distingue tra anticipazioni ex articolo 15, rimborsi forfettari e nuova disciplina dei rimborsi analitici.

Rimborso forfettario: normalmente è compenso

Se nel contratto viene previsto, ad esempio, un compenso di 1.000 euro più 150 euro “a forfait” per trasferte, gestione pratica o spese generali, i 150 euro non rappresentano una vera anticipazione fatta in nome del cliente. Sono una componente economica del corrispettivo. In questo caso l’importo va normalmente trattato insieme al compenso e incide sia sul reddito forfettario sia sulla soglia del regime.

Tracciabilità di vitto, alloggio, viaggio e taxi/NCC

Il DL 84/2025 ha previsto che, per alcune spese sostenute in Italia — in particolare vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea — il trattamento favorevole dei rimborsi analitici nel reddito di lavoro autonomo sia collegato al pagamento con strumenti tracciabili. La sintesi dell’Agenzia delle Entrate su FiscoOggi evidenzia espressamente questa condizione. Anche per chi è forfettario è quindi prudente conservare prova del pagamento e documentazione analitica, oltre a verificare il corretto trattamento fiscale della somma.

Tre casi pratici

• Tributo intestato al cliente anticipato dal professionista: se ricorrono i requisiti dell’art. 15 e la documentazione è corretta, è una vera anticipazione in nome e per conto del cliente.
• 150 euro di rimborso spese pattuito a forfait: non è una anticipazione ex art. 15; normalmente integra il compenso.
• Hotel pagato dal professionista e riaddebitato esattamente al cliente: dal 2025 l’art. 54 TUIR disciplina i rimborsi analitici nel lavoro autonomo ordinario, ma per il forfettario è opportuno verificare l’applicazione concreta finché manca un chiarimento ufficiale specifico.

Come documentare correttamente il rimborso

Prima di escludere una somma dai compensi occorre poter ricostruire chi è il vero intestatario della spesa, perché è stata sostenuta, se il professionista ha agito in nome e per conto del cliente, se il rimborso è analitico o forfettario e come è stato effettuato il pagamento. Una descrizione generica in fattura come “rimborso spese” non modifica da sola la natura fiscale dell’operazione.

Rimborso spese e soglia degli 85.000 euro

La soglia del regime forfettario resta riferita ai ricavi o compensi rilevanti secondo la disciplina speciale del regime. Le anticipazioni ex articolo 15 correttamente documentate non vanno confuse con i compensi. Per le somme che costituiscono invece corrispettivo o rimborso forfettario, il rischio di superare la soglia cresce esattamente come per gli altri incassi. Per i nuovi rimborsi analitici disciplinati dal TUIR, quando gli importi sono rilevanti rispetto alla soglia, è consigliabile una verifica specifica prima di escluderli dal conteggio.

La regola operativa più sicura

Non classificare un incasso in base all’etichetta “rimborso”. Prima identifica la fattispecie: anticipazione ex art. 15, rimborso analitico oppure componente forfettaria del compenso. È questa distinzione, insieme alla documentazione, che permette di stabilire se la somma resta fuori dal compenso o deve essere considerata nel regime forfettario.

Per approfondire il principio di cassa e le somme incassate nell’anno puoi consultare anche la guida al regime forfettario e il calcolo delle tasse nel forfettario.