Codice IPA nella fattura elettronica: cos’è e dove trovarlo

Il codice IPA utilizzato nella fattura elettronica verso una Pubblica Amministrazione è il codice univoco dell’ufficio destinatario censito nell’Indice dei domicili digitali della Pubblica Amministrazione e dei Gestori di Pubblici Servizi. Nella FatturaPA viene inserito nel campo CodiceDestinatario ed è composto da 6 caratteri.

Non va confuso con il normale codice destinatario di 7 caratteri utilizzato nelle fatture elettroniche verso imprese e professionisti privati. Per le fatture alla PA il formato di trasmissione è FPA12; per le fatture ordinarie verso privati è invece FPR12.

Che cos’è il codice IPA per la fatturazione elettronica

IPA è l’Indice dei domicili digitali delle Pubbliche Amministrazioni e dei Gestori di Pubblici Servizi, gestito da AgID. Al suo interno sono censiti enti, unità organizzative e servizi, compresi gli uffici abilitati alla ricezione delle fatture elettroniche.

Ogni ufficio destinatario della FatturaPA può avere un proprio Codice Univoco Ufficio. È questo il codice che il fornitore deve riportare nella fattura, dopo aver individuato l’ufficio corretto a cui è destinata la prestazione o fornitura.

Codice IPA e codice univoco ufficio sono la stessa cosa?

Nel linguaggio comune si parla spesso di “codice IPA” per indicare il codice da inserire nella fattura elettronica. Tecnicamente è utile distinguere:

• Codice IPA dell’ente: identifica l’amministrazione nell’indice;
• Codice Univoco Ufficio: identifica la specifica unità organizzativa destinataria della fatturazione elettronica.

Per compilare la FatturaPA interessa soprattutto il Codice Univoco Ufficio associato al servizio di fatturazione elettronica.

Quanti caratteri ha il codice destinatario della PA

Le specifiche tecniche FatturaPA prevedono che, quando il formato di trasmissione è FPA12, il CodiceDestinatario contenga il codice di 6 caratteri dell’ufficio destinatario della Pubblica Amministrazione.

Il Sistema di Interscambio verifica anche la coerenza tra formato e lunghezza del codice: un codice destinatario di 7 caratteri non è coerente con una fattura FPA12, così come un codice di 6 caratteri non è quello previsto per una fattura ordinaria FPR12 verso privati.

Dove trovare il codice IPA corretto

Il punto di riferimento ufficiale è il portale IndicePA. La ricerca del servizio di fatturazione elettronica consente di trovare l’unità organizzativa usando diversi criteri, tra cui denominazione dell’ente, codice fiscale dell’ente, denominazione dell’ufficio o codice univoco già noto.

Per ogni unità organizzativa il portale mostra il Codice Univoco, l’ente di appartenenza e le informazioni sul servizio di fatturazione elettronica. È preferibile usare questa fonte rispetto a elenchi non aggiornati trovati su siti terzi.

Come cercare l’ufficio giusto su IndicePA

1. apri la ricerca dei servizi di fatturazione elettronica su IndicePA;
2. cerca l’amministrazione per denominazione o codice fiscale;
3. controlla l’elenco delle unità organizzative disponibili;
4. individua l’ufficio collegato al contratto, ordine o incarico;
5. verifica che il servizio di fatturazione sia attivo;
6. copia il Codice Univoco Ufficio di 6 caratteri;
7. riportalo nel campo CodiceDestinatario della FatturaPA.

Una stessa amministrazione può avere più uffici. Non conviene quindi fermarsi al nome dell’ente senza verificare a quale ufficio deve essere indirizzata la fattura.

Esempio: ente con più uffici di fatturazione

Un Comune, un Ministero, un’università o un ente nazionale può avere unità organizzative differenti per acquisti, lavori, servizi o strutture territoriali. Il fatto che tutte appartengano alla stessa amministrazione non significa che utilizzino necessariamente lo stesso Codice Univoco Ufficio.

Se il contratto o l’ordine riporta un ufficio specifico, il controllo su IndicePA deve essere fatto su quell’unità e non su un ufficio generico dell’ente.

FPA12 e FPR12: la differenza da non sbagliare

Nel file XML della fattura il campo FormatoTrasmissione distingue le due principali tipologie:

• FPA12: fattura verso Pubblica Amministrazione;
• FPR12: fattura elettronica ordinaria verso soggetti privati.

Questa distinzione incide anche sul CodiceDestinatario. Per il funzionamento del codice privato puoi leggere la guida su codice destinatario SdI.

Cosa succede se inserisci il codice sbagliato

Un codice non coerente con il formato della fattura può causare lo scarto del file da parte del Sistema di Interscambio. Anche quando il codice è formalmente valido, scegliere l’ufficio sbagliato può creare problemi nel corretto instradamento o nella gestione amministrativa della fattura.

Se lo SdI scarta la fattura, il documento non si considera correttamente emesso e deve essere corretto e ritrasmesso. RM ha una guida dedicata alla fattura elettronica scartata dallo SdI.

Codice IPA e PEC dell’ente

La PEC istituzionale dell’amministrazione e il Codice Univoco Ufficio sono dati diversi. La PEC può essere utilizzata per comunicazioni amministrative, mentre la FatturaPA viene instradata tramite il Sistema di Interscambio usando il codice ufficio previsto nel tracciato.

Non bisogna quindi sostituire il Codice Univoco Ufficio con una PEC trovata sul sito dell’ente senza seguire le regole del tracciato FatturaPA.

CIG e CUP: sono sempre obbligatori?

Nelle fatture verso la Pubblica Amministrazione possono essere richiesti anche dati collegati al contratto o alla procedura, come CIG e CUP. La loro presenza dipende dal tipo di operazione e dalle regole applicabili alla specifica procedura: non vanno inventati né inseriti automaticamente quando non pertinenti.

Il riferimento operativo deve essere l’ordine, il contratto o le istruzioni ricevute dall’amministrazione committente.

Forfettario che fattura alla PA: cambia qualcosa?

Il regime forfettario non elimina le regole tecniche della FatturaPA. Se un forfettario presta servizi a una Pubblica Amministrazione deve comunque utilizzare il formato corretto, il Codice Univoco Ufficio e gli altri dati richiesti dalla fattura elettronica verso la PA.

Restano inoltre le regole fiscali proprie del forfettario su IVA, ritenuta e bollo. Per le formule da riportare puoi consultare dicitura fattura regime forfettario.

Invio allo SdI e accettazione della PA non sono la stessa cosa

Il superamento dei controlli tecnici dello SdI non garantisce da solo che l’amministrazione consideri corretta la fattura sotto il profilo contrattuale o amministrativo. L’ente può rilevare problemi su ordine, ufficio, importi o altri dati necessari alla liquidazione.

Per questo è utile verificare prima dell’invio sia i dati tecnici del tracciato sia le indicazioni ricevute dall’ufficio che gestisce il contratto.

Conservazione della FatturaPA

Anche le fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione devono essere conservate secondo le regole applicabili ai documenti fiscali digitali. Non basta conservare una copia PDF: il file XML e le ricevute dello SdI sono i documenti centrali del processo elettronico.

Per i termini e i servizi disponibili consulta la guida sulla conservazione delle fatture elettroniche.

Checklist prima dell’invio alla PA

1. verifica codice fiscale e denominazione dell’ente;
2. individua l’ufficio corretto su IndicePA;
3. controlla il Codice Univoco Ufficio a 6 caratteri;
4. usa il formato FPA12;
5. controlla ordine, contratto ed eventuali riferimenti richiesti;
6. verifica CIG o CUP quando pertinenti;
7. controlla dati fiscali, bollo e descrizione della prestazione;
8. conserva XML e ricevute SdI.

Fonti ufficiali

La ricerca ufficiale degli uffici è disponibile sul portale IndicePA di AgID. Le specifiche tecniche FatturaPA distinguono FPA12 e FPR12 e prevedono per la PA il CodiceDestinatario di 6 caratteri.

Domande frequenti

Quanti caratteri ha il codice IPA per la fattura elettronica?

Il Codice Univoco Ufficio utilizzato come CodiceDestinatario della FatturaPA è composto da 6 caratteri.

Dove trovo il codice dell’ufficio PA?

Nella ricerca dei servizi di fatturazione elettronica del portale IndicePA.

È uguale al codice destinatario di un’impresa privata?

No. La FatturaPA usa un codice ufficio di 6 caratteri; il codice destinatario ordinario verso privati è normalmente di 7 caratteri.

Se la PA ha più uffici quale codice uso?

Devi individuare l’ufficio destinatario corretto in base al contratto, ordine o indicazioni dell’amministrazione e verificarlo su IndicePA.