Fattura elettronica scartata dallo SdI: come correggerla e reinviarla

Una fattura elettronica scartata dallo SdI si considera non emessa. Non basta quindi conservare il PDF o la copia del file: bisogna leggere il motivo dello scarto, correggere l’errore e trasmettere nuovamente il file XML al Sistema di Interscambio. L’Agenzia delle Entrate consiglia, quando possibile, di mantenere la stessa data e lo stesso numero della fattura scartata.

La prima cosa da evitare è confondere lo scarto con l’impossibilità di consegna. Nel primo caso il documento non ha superato i controlli SdI e non risulta emesso; nel secondo il documento ha superato i controlli ed è stato emesso, ma il sistema non è riuscito a recapitarlo al canale del cliente.

Cosa significa fattura scartata dallo SdI

Quando riceve un file XML, lo SdI verifica alcuni elementi essenziali: presenza dei dati obbligatori, validità di Partita IVA o codice fiscale, compilazione del Codice Destinatario, coerenza di imponibile e imposta e assenza di duplicati. Se uno di questi controlli fallisce, il sistema invia una ricevuta di scarto con un codice e una descrizione sintetica dell’errore.

La guida ufficiale dell’Agenzia delle Entrate sulla fatturazione elettronica chiarisce che una ricevuta di scarto determina che la fattura non è mai stata emessa e deve essere corretta e ritrasmessa.

Dove trovare il motivo dello scarto

La ricevuta viene restituita allo stesso canale utilizzato per l’invio: software accreditato, web service, FTP o PEC. È inoltre disponibile nel portale Fatture e Corrispettivi, nella sezione dedicata al monitoraggio dei file trasmessi.

• apri la ricevuta di scarto;
• individua il codice errore;
• leggi la descrizione associata;
• controlla il campo XML indicato;
• correggi solo dopo aver capito la causa;
• genera nuovamente il file e ritrasmettilo.

Non conviene modificare a caso più campi contemporaneamente: potresti eliminare un errore e introdurne un altro.

Stessa data e stesso numero: la regola pratica

L’Agenzia consiglia di ricompilare la fattura corretta con la stessa data e la stessa numerazione del documento scartato. La logica è semplice: poiché lo scarto impedisce alla fattura di considerarsi emessa, il numero non risulta utilizzato da una fattura valida.

Questo evita anche di creare buchi inutili nella numerazione. Per la gestione generale di progressivi, anno e sezionali puoi consultare numerazione delle fatture nel regime forfettario.

Quando non devi emettere una nota di credito

Una fattura scartata non è una fattura valida da annullare. Per questo, di norma, non si emette una nota di credito soltanto perché lo SdI ha respinto il file. Si corregge invece la fattura originaria e la si trasmette nuovamente.

La nota di credito serve a rettificare una fattura regolarmente emessa quando l’operazione viene annullata o ridotta. Sono due fattispecie diverse.

Scarto e impossibilità di consegna: differenza fondamentale

Se lo SdI supera i controlli ma non riesce a recapitare il file, invia una ricevuta di impossibilità di consegna. In quel caso la fattura è stata emessa e viene messa a disposizione del cliente nell’area riservata dell’Agenzia.

Non bisogna quindi reinviarla come se fosse scartata. È invece opportuno avvisare il cliente che la fattura è disponibile nel proprio cassetto fiscale e consegnargli una copia di cortesia quando necessario.

Errori frequenti che causano lo scarto

• Partita IVA del cliente inesistente o cessata nei controlli anagrafici previsti.
• Codice fiscale formalmente errato.
• Codice Destinatario non compilato correttamente.
• File XML con struttura non conforme alle specifiche tecniche.
• Calcoli IVA incoerenti con imponibile e aliquota.
• Duplicazione di un file già trasmesso.
• Firma digitale non valida quando il file viene firmato.
• Dati obbligatori mancanti.

Per un forfettario vanno inoltre controllati i campi tipici del regime: RF19 per il RegimeFiscale e, nella normale operazione interna non soggetta a IVA, N2.2. La guida sulla dicitura della fattura forfettaria spiega come coordinarli.

Codice Destinatario errato: cosa controllare

Il campo Codice Destinatario deve essere sempre valorizzato. Se il cliente ti comunica una PEC, il codice può essere impostato a 0000000 e la PEC inserita nel campo dedicato. Se non comunica un indirizzo telematico, oppure è un consumatore finale, 0000000 è il codice convenzionale utilizzato nei casi previsti.

Per un cliente estero si utilizza il codice convenzionale XXXXXXX, fermo restando che il trattamento IVA dell’operazione deve essere verificato separatamente. Nel cluster trovi la guida dedicata al codice destinatario SdI.

Fattura scartata a fine mese o a fine anno

Gli scarti diventano più delicati quando avvengono vicino a una scadenza fiscale o al cambio d’anno. Non bisogna modificare artificialmente la data per far sembrare la fattura emessa in un periodo diverso. Occorre ricostruire quando l’operazione doveva essere documentata e correggere il file nel rispetto del termine applicabile.

Per un professionista forfettario va inoltre tenuto distinto il momento di emissione della fattura dal momento dell’incasso: una fattura corretta a gennaio non sposta automaticamente un pagamento realmente percepito a dicembre. La guida su fatturato, reddito e incassato approfondisce il principio di cassa.

Come reinviare la fattura corretta

• Recupera la ricevuta e il codice di scarto.
• Apri la fattura originaria nel gestionale.
• Correggi il campo che ha causato l’errore.
• Mantieni, quando possibile, data e numero originari.
• Rigenera il file XML.
• Invia nuovamente tramite SdI.
• Controlla la nuova ricevuta fino a ottenere consegna o impossibilità di consegna.
• Conserva sia lo scarto sia la ricevuta finale.

Fattura inviata due volte: attenzione al duplicato

Lo SdI esegue anche controlli per evitare l’invio duplicato dello stesso documento. Se una fattura è già passata correttamente, non va reinviata soltanto perché il cliente dice di non averla ricevuta via email. Prima verifica lo stato nel monitoraggio dei file trasmessi.

Se la ricevuta è di impossibilità di consegna, il documento è già emesso e disponibile nell’area riservata del cliente. Un secondo invio con nuovo numero potrebbe creare una vera duplicazione economica invece di risolvere il problema.

Checklist dopo ogni invio allo SdI

• Non considerare concluso l’invio finché non controlli la ricevuta.
• Archivia identificativo SdI e stato del file.
• Se ricevi uno scarto, leggi il codice prima di correggere.
• Non usare una nota di credito per una fattura mai emessa.
• Non reinviare una fattura già valida solo perché non è stata recapitata.
• Verifica numerazione e data prima del nuovo invio.
• Conserva ricevute e file XML insieme alla documentazione fiscale.

Per la compilazione completa puoi usare anche la guida su come fare una fattura elettronica.

Domande frequenti sulle fatture scartate dallo SdI

Una fattura scartata è considerata emessa?

No. L’Agenzia delle Entrate chiarisce che la ricevuta di scarto determina che la fattura non è stata emessa.

Devo cambiare numero alla fattura scartata?

L’Agenzia consiglia, quando possibile, di correggere e ritrasmettere la fattura con la stessa data e lo stesso numero.

Devo fare una nota di credito?

Non per il solo fatto dello scarto. La nota di credito rettifica una fattura validamente emessa; la fattura scartata va invece corretta e reinviata.

Impossibilità di consegna significa scarto?

No. Se il file supera i controlli ma non viene recapitato, la fattura è emessa ed è resa disponibile al cliente nell’area riservata.

Dove vedo il codice di scarto?

Nella ricevuta restituita dal canale di invio e nel portale Fatture e Corrispettivi, sezione Monitoraggio dei file trasmessi.

Il PDF della fattura scartata ha valore come fattura emessa?

No. Per le operazioni soggette all’obbligo di fattura elettronica conta il file XML correttamente trasmesso tramite SdI; il PDF è soltanto una rappresentazione leggibile.