Collaboratori esterni nel regime forfettario: costi, limite 20.000 euro e regole

Chi è in regime forfettario può lavorare con collaboratori esterni, dipendenti e co.co.co., ma le regole cambiano molto in base al tipo di rapporto. Il punto più importante è distinguere un professionista autonomo con propria Partita IVA da un collaboratore o lavoratore che rientra nelle categorie considerate dal limite di 20.000 euro previsto per il regime forfettario.

Inoltre, anche quando il costo di un collaboratore è perfettamente ammesso, nel forfettario non viene normalmente dedotto analiticamente dal reddito. Una fattura da 2.000 euro ricevuta da un altro freelance è quindi un costo economico reale, ma non riduce automaticamente la base imponibile come accadrebbe in un regime ordinario. Per questo bisogna controllare insieme normativa, margine della commessa e sostenibilità del regime.

Si possono avere collaboratori nel regime forfettario?

Sì. Il regime forfettario non vieta di avvalersi di altre persone per svolgere parte del lavoro. Un professionista può acquistare una prestazione da un altro autonomo, affidare una parte del progetto a un freelance specializzato, instaurare una collaborazione coordinata e continuativa oppure assumere personale, purché vengano rispettate le condizioni previste dalla normativa.

La parola “collaboratore”, però, è troppo generica per stabilire quale regola si applichi. Un grafico con propria Partita IVA che emette fattura, una co.co.co. e un dipendente sono rapporti diversi sotto il profilo fiscale, previdenziale e lavoristico.

Il limite di 20.000 euro: cosa dice realmente la legge

La legge 190/2014, articolo 1, comma 54, lettera b), prevede che nell’anno precedente siano state sostenute spese complessivamente non superiori a 20.000 euro lordi per le specifiche categorie di lavoro indicate dalla norma: lavoro accessorio, lavoratori dipendenti, collaboratori richiamati dall’articolo 50 del TUIR e altre fattispecie espressamente elencate.

Il limite non va quindi interpretato come “20.000 euro per qualsiasi fattura ricevuta da un collaboratore esterno”. La verifica dipende dalla natura giuridica e fiscale del rapporto, non dall’etichetta usata nel linguaggio quotidiano.

Un freelance con propria Partita IVA rientra sempre nei 20.000 euro?

Non automaticamente. Se acquisti una vera prestazione professionale da un lavoratore autonomo che opera con propria Partita IVA e produce reddito di lavoro autonomo, la sua fattura non coincide per il solo fatto di chiamarlo “collaboratore” con le categorie di lavoro dipendente o assimilato richiamate dal comma 54, lettera b).

Va però evitata una scorciatoia opposta: aprire o utilizzare una Partita IVA non trasforma da sola un rapporto in lavoro autonomo. Se nella pratica il rapporto ha caratteristiche diverse, bisogna qualificarlo correttamente.

Freelance con Partita IVA, co.co.co. e dipendente: differenze pratiche

Perciò, prima di verificare soglie e contributi, bisogna capire quale rapporto stai realmente instaurando. Questo è particolarmente importante quando la collaborazione diventa continuativa, personale e strettamente organizzata dal committente.

Co.co.co. nel 2026: contributi e obblighi del committente

Per le collaborazioni coordinate e continuative entra in gioco anche la Gestione Separata INPS. La circolare INPS n. 8 del 3 febbraio 2026 distingue espressamente collaboratori, figure assimilate, committenti e liberi professionisti e fissa per il 2026 le aliquote contributive applicabili alle diverse situazioni.

Nel caso ordinario del collaboratore privo di altra copertura previdenziale obbligatoria e non pensionato, la contribuzione complessiva della Gestione Separata può arrivare al 35,03%, secondo la tipologia di rapporto e le aliquote aggiuntive previste. La gestione è diversa da quella del professionista con propria Partita IVA, per il quale nel 2026 l’aliquota ordinaria della Gestione Separata è 26,07% in assenza di altra copertura obbligatoria.

Non conviene quindi scegliere la forma del rapporto sulla base della sola semplicità apparente. Contratto, modalità di lavoro, contribuzione e obblighi del committente devono essere coerenti con ciò che avviene realmente.

Il costo del collaboratore si deduce nel forfettario?

In generale no, non come costo analitico. Il reddito del regime forfettario viene determinato applicando il coefficiente di redditività ai ricavi o compensi, e i normali costi sostenuti per produrre il reddito non vengono sottratti uno per uno.

Questo vale anche quando il collaboratore è indispensabile per completare una commessa. Se fatturi al cliente 5.000 euro e paghi 2.000 euro a un altro professionista, il tuo margine economico prima di imposte e contributi è già sceso a 3.000 euro, ma il reddito fiscale non viene calcolato semplicemente come 5.000 meno 2.000.

Abbiamo approfondito questa differenza nella guida sulle spese deducibili nel regime forfettario.

Esempio: progetto da 6.000 euro con collaboratore da 2.500 euro

Immagina un consulente con coefficiente di redditività del 78% che vende un progetto a 6.000 euro e affida una parte specialistica a un freelance per 2.500 euro.

• ricavo della commessa: 6.000 euro;
• costo reale del collaboratore: 2.500 euro;
• margine economico prima degli altri costi: 3.500 euro;
• reddito forfettario lordo teorico collegato ai 6.000 euro: 4.680 euro.

È proprio questa differenza a rendere pericoloso accettare lavori con molta attività esternalizzata senza rivedere il prezzo. Il collaboratore può essere utile per crescere, ma deve generare abbastanza valore da compensare un costo che fiscalmente non viene abbattuto in modo analitico.

Per impostare correttamente il prezzo puoi collegare questo calcolo al nostro preventivo professionale nel regime forfettario e al listino prezzi nel regime forfettario.

Quando la collaborazione diventa economicamente poco conveniente

Il problema non è soltanto quanto costa il collaboratore. Chi acquisisce il cliente continua spesso a occuparsi di vendita, raccolta requisiti, coordinamento, controllo qualità, riunioni, modifiche, responsabilità e incasso. Tutto questo tempo deve essere remunerato.

• calcola il costo esterno della prestazione;
• aggiungi il tuo tempo di coordinamento;
• considera software, trasferte e altri costi della commessa;
• stima contributi e imposta sulla tua posizione;
• verifica il margine che rimane davvero;
• controlla se la struttura dei costi rende ancora conveniente il forfettario.

Se una quota crescente del fatturato viene utilizzata per pagare altri professionisti, può diventare utile confrontare il risultato con il regime ordinario, che segue regole diverse sulla deduzione dei costi. Il confronto generale è nella guida regime forfettario o ordinario: quando conviene.

Contratto con il collaboratore: cosa conviene definire

Anche tra due autonomi è utile mettere per iscritto le condizioni essenziali della collaborazione. Il contratto dovrebbe descrivere attività, compenso, tempi, responsabilità e modalità di consegna, evitando formule che non corrispondono alla realtà del rapporto.

• oggetto preciso dell’incarico;
• attività incluse ed escluse;
• compenso e scadenze di pagamento;
• tempi e modalità di consegna;
• gestione delle revisioni;
• riservatezza e utilizzo dei materiali;
• proprietà intellettuale quando rilevante;
• gestione dei dati personali se il collaboratore vi accede;
• responsabilità per errori, ritardi e attività svolte.

Se il collaboratore lavora in modo continuativo dentro l’organizzazione del committente, il contratto non deve essere usato per mascherare una realtà differente. La forma deve restare coerente con le modalità concrete della prestazione.

Collaboratore, subfornitore e rapporto con il cliente

Quando vendi al cliente un servizio completo e ne affidi una parte a un altro professionista, devi chiarire chi mantiene il rapporto principale e quali attività possono essere delegate. Non sempre il cliente ha bisogno di conoscere ogni dettaglio organizzativo, ma nei progetti sensibili può essere necessario disciplinare espressamente l’uso di collaboratori o subfornitori.

Questo vale soprattutto quando vengono condivisi dati personali, credenziali, documenti riservati o materiali protetti. La crescita attraverso collaboratori funziona bene quando aumenta la capacità produttiva senza creare zone grigie sulla responsabilità del lavoro.

Come controllare il limite dei 20.000 euro senza fare confusione

A fine anno non basta sommare tutte le fatture ricevute da chi ha collaborato con te. Devi invece classificare correttamente i rapporti che rientrano nelle categorie richiamate dal comma 54, lettera b), e verificare le relative spese lorde sostenute nell’anno precedente.

Una procedura prudente consiste nel separare almeno tre gruppi: personale dipendente, collaborazioni e rapporti assimilati rilevanti per la soglia, professionisti o imprese esterne che fatturano vere prestazioni autonome. Nei casi dubbi la qualificazione va verificata prima della chiusura dell’anno, perché il superamento di un requisito può incidere sull’applicazione del regime nell’anno successivo.

Domande frequenti sui collaboratori nel regime forfettario

Posso pagare un freelance se sono in regime forfettario?

Sì. Puoi acquistare prestazioni da altri professionisti o imprese. Il relativo costo è reale per la tua attività, ma nel forfettario non viene normalmente dedotto analiticamente dal reddito.

Le fatture dei freelance rientrano sempre nel limite di 20.000 euro?

No, non automaticamente. Il limite riguarda le specifiche categorie di lavoro indicate dal comma 54, lettera b), della legge 190/2014. La natura del rapporto va quindi verificata concretamente.

Posso avere una co.co.co. nel regime forfettario?

Il regime non vieta in assoluto la co.co.co., ma il compenso e la relativa qualificazione devono essere considerati ai fini delle soglie e degli obblighi fiscali e previdenziali applicabili al committente.

Se pago 25.000 euro a un professionista con Partita IVA perdo automaticamente il forfettario?

Non per il solo importo della fattura. Prima bisogna verificare se quella prestazione è una vera prestazione autonoma oppure se il rapporto rientra nelle categorie considerate dal limite di 20.000 euro.

Quando conviene passare all’ordinario se uso molti collaboratori?

Non esiste una soglia economica unica. Se i costi esterni diventano elevati rispetto al fatturato, conviene confrontare il margine netto dei due regimi considerando deducibilità dei costi, IVA, contributi e imposte.