Sostituto d’imposta: cos’è, chi lo è e come funziona la ritenuta

Il sostituto d’imposta è il soggetto che, nei casi previsti dalla legge, trattiene un’imposta o un acconto dal pagamento destinato a un altro soggetto e lo versa allo Stato. È il meccanismo alla base della ritenuta d’acconto sui compensi professionali, delle ritenute sui redditi di lavoro dipendente e di molti altri prelievi alla fonte.

Nel lavoro autonomo, quando un sostituto d’imposta paga un compenso soggetto all’articolo 25 del DPR 600/1973, opera normalmente una ritenuta del 20% e la versa all’Erario. Per capire se la ritenuta è dovuta bisogna quindi verificare sia il tipo di compenso sia la qualifica di chi effettua il pagamento.

Che cosa significa sostituto d’imposta

Il sostituto “si sostituisce” al percettore nel versamento anticipato di una parte dell’imposta. Il soggetto che incassa il compenso è il sostituito: riceve un importo netto della ritenuta e utilizza la somma trattenuta come credito o acconto nella propria dichiarazione.

La ritenuta non diventa quindi un costo aggiuntivo per il percettore. È un anticipo dell’imposta che sarà liquidata definitivamente in dichiarazione.

Chi può essere sostituto d’imposta

Il DPR 600/1973 individua diverse categorie di soggetti tenuti a operare ritenute. Tra questi rientrano, a seconda della fattispecie, società, enti, imprese, professionisti e altri soggetti indicati dalla normativa.

Non basta quindi avere una Partita IVA per concludere automaticamente che ogni pagamento richieda una ritenuta: bisogna verificare il regime fiscale e il tipo di reddito corrisposto.

Un privato è sostituto d’imposta?

Il cliente privato che acquista una prestazione per esigenze personali, in via ordinaria, non opera la ritenuta professionale come farebbe un soggetto obbligato in qualità di sostituto d’imposta. Per questo la stessa prestazione può produrre un incasso diverso a seconda di chi è il committente.

Se un professionista fattura 1.000 euro a una società soggetta alla ritenuta, può subire il 20%; se la medesima prestazione viene resa a un privato non sostituto, la ritenuta non viene operata.

Sostituto d’imposta e ritenuta del 20%

Per molti compensi di lavoro autonomo il sostituto opera la ritenuta del 20% al momento del pagamento. Su una base di 1.000 euro, la ritenuta ordinaria è 200 euro e il professionista riceve 800 euro relativi a quella base.

Per il funzionamento generale consulta la guida sulla ritenuta d’acconto; per formule ed esempi trovi anche come calcolare la ritenuta.

Quando il sostituto deve versare la ritenuta

Le ritenute sui redditi di lavoro autonomo operate nel mese precedente vengono normalmente versate con F24 entro il giorno 16 del mese successivo. Nel 2026 l’Agenzia delle Entrate conferma anche la possibilità di rinviare il versamento quando l’importo complessivo non supera 100 euro, secondo le condizioni previste dalla normativa e comunque entro il termine annuale indicato.

Per i compensi professionali il codice tributo più utilizzato è 1040. Codice, periodo e importo devono essere compilati correttamente nella sezione Erario del modello F24.

Certificazione Unica: cosa deve fare il sostituto

Il sostituto deve anche certificare i compensi e le ritenute secondo gli obblighi previsti. La Certificazione Unica consente al percettore di verificare l’ammontare dei compensi corrisposti e delle ritenute operate.

Le scadenze della CU possono differire in base alla tipologia di reddito certificato. Nel 2026 l’Agenzia delle Entrate distingue, tra l’altro, i termini applicabili al lavoro autonomo abituale da quelli relativi ad altre categorie.

Sostituto d’imposta e regime forfettario

Il regime forfettario è un caso particolare e merita una pagina separata. I compensi del forfettario non subiscono normalmente la ritenuta prevista per il lavoro autonomo ordinario e il contribuente forfettario è esonerato da molte ritenute alla fonte, ferme le eccezioni previste dal comma 69 della Legge 190/2014.

Per evitare cannibalizzazioni, l’approfondimento specifico resta sulla URL storica regime forfettario e ritenuta d’acconto.

Sostituto d’imposta e prestazione occasionale

Se una prestazione di lavoro autonomo occasionale viene pagata da un sostituto d’imposta, può essere applicata la ritenuta del 20% prevista dall’articolo 25. Se invece il committente è un privato che non agisce come sostituto, la ritenuta non viene normalmente trattenuta.

Questa regola fiscale è distinta dalla soglia previdenziale INPS dei 5.000 euro. Per i dettagli vedi ritenuta d’acconto e prestazione occasionale.

Sostituto d’imposta e dipendenti

Il meccanismo del sostituto d’imposta non riguarda solo i professionisti. Nei rapporti di lavoro dipendente il datore di lavoro effettua le ritenute previste, gestisce i conguagli e certifica i redditi secondo la disciplina degli articoli 23 e 24 del DPR 600/1973.

È proprio per questo che oggi la norma sul regime forfettario va letta con attenzione: l’esonero generale del comma 69 contiene espressamente l’eccezione per le ritenute di cui agli articoli 23 e 24.

Cosa succede se la ritenuta non viene versata

Quando la ritenuta era dovuta, il sostituto è responsabile degli adempimenti di trattenuta, versamento e certificazione previsti. Errori nel codice tributo, nel periodo di riferimento o nel versamento devono essere corretti seguendo le procedure applicabili.

Il percettore, dal canto suo, deve controllare le certificazioni ricevute e verificare che le ritenute utilizzate in dichiarazione siano effettivamente documentate.

Checklist operativa

1. identifica il tipo di compenso;
2. verifica se chi paga è sostituto d’imposta;
3. controlla l’aliquota corretta;
4. determina la base della ritenuta;
5. trattieni la somma al pagamento;
6. versa con F24 usando il codice corretto;
7. adempi agli obblighi di certificazione e dichiarazione.

Fonti ufficiali

Le regole sui sostituti e sulle ritenute sono contenute nel DPR 600/1973. L’Agenzia delle Entrate pubblica scadenze, codici tributo e istruzioni aggiornate.

Domande frequenti

Chi è il sostituto d’imposta in una fattura professionale?

È il soggetto tenuto dalla legge a trattenere la ritenuta dal compenso e a versarla all’Erario.

Un cliente privato trattiene il 20%?

In via ordinaria no, se non rientra tra i soggetti obbligati ad agire come sostituto d’imposta.

Quando si versa il codice 1040?

Normalmente entro il 16 del mese successivo a quello in cui è stata operata la ritenuta, considerando le regole vigenti per i piccoli importi.

Il forfettario è sempre esonerato?

No in senso assoluto: il comma 69 vigente contiene eccezioni specifiche, tra cui le ritenute degli articoli 23 e 24.