Se ricevi una fattura da un contribuente forfettario, devi registrarla in base al tuo regime contabile, ma non hai IVA da detrarre e normalmente non devi applicare la ritenuta d’acconto indicata per i professionisti ordinari. La fattura resta comunque un documento di acquisto da acquisire, classificare e conservare correttamente.
Il punto decisivo è distinguere chi riceve il documento. Un’impresa in contabilità ordinaria, un soggetto in semplificata e un altro forfettario non gestiscono la fattura nello stesso modo. La natura dell’acquisto resta la stessa, ma cambiano registri, deducibilità del costo e adempimenti collegati.
Cosa controllare appena ricevi la fattura
Prima di pensare alla registrazione verifica che il documento sia coerente con il regime del fornitore. In una normale fattura elettronica emessa da un forfettario trovi il regime fiscale RF19 e, per l’operazione nazionale non soggetta a IVA, una natura IVA coerente come N2.2.
Controlla inoltre dati del fornitore, tua partita IVA o codice fiscale, descrizione dell’operazione, imponibile, eventuale contributo previdenziale o rivalsa, bollo e modalità di pagamento. Se il documento è elettronico, il riferimento principale è il file XML transitato attraverso il Sistema di Interscambio.
Per capire i campi tecnici puoi usare anche la guida sulla fattura elettronica XML.
Perché nella fattura del forfettario non trovi l’IVA
Il contribuente forfettario, nelle operazioni nazionali ordinarie, non esercita la rivalsa dell’IVA. Per questo una prestazione da 1.000 euro non diventa 1.220 euro come accadrebbe normalmente con aliquota al 22%.
Chi riceve il documento non ha quindi IVA a credito da portare in detrazione. L’importo esposto in fattura rappresenta il costo o il valore del bene o servizio secondo le regole applicabili al cliente.
La base normativa è l’articolo 1, comma 58, della Legge 190/2014.
Se sei in contabilità ordinaria: come registrarla
Se il cliente tiene una contabilità ordinaria, la fattura va acquisita e contabilizzata secondo la natura del costo o dell’investimento. Una consulenza andrà, per esempio, nel conto relativo ai servizi professionali; un computer potrà essere trattato come bene strumentale se ne ricorrono i presupposti.
La caratteristica particolare è che non esiste IVA detraibile. Il software contabile importa normalmente l’XML e associa al documento la natura non soggetta indicata dal fornitore. Il costo viene poi registrato nella voce contabile corretta.
L’articolo 25 del DPR 633/1972 disciplina la registrazione delle fatture di acquisto e richiede che i documenti relativi agli acquisti siano annotati secondo le regole previste per il soggetto IVA. Per una fattura forfettaria, tuttavia, non c’è un’imposta esposta da recuperare.
Se sei in contabilità semplificata
In contabilità semplificata la fattura va gestita all’interno delle scritture previste dal regime adottato e collegata al relativo costo. Anche qui l’assenza di IVA in fattura significa che non nasce un credito IVA da detrarre.
Per le imposte dirette conta poi la disciplina delle imprese minori e il criterio applicato. Per questo è importante non confondere due piani: registrare il documento e determinare quando il costo rileva fiscalmente non sono sempre la stessa cosa.
Se usi una prima nota gestionale, collega la fattura al pagamento e alla relativa categoria di costo. Puoi approfondire nella guida con esempio di prima nota contabile.
Se anche tu sei in regime forfettario
Quando un forfettario riceve una fattura da un altro forfettario non deve inserirla in un registro IVA acquisti ordinario per calcolare il reddito. Il regime prevede infatti forti semplificazioni contabili.
Questo non significa che il documento possa essere ignorato. Le fatture di acquisto devono essere conservate e, dal punto di vista gestionale, è utile collegarle al pagamento, alla categoria di spesa e al fornitore.
La Legge 190/2014 prevede espressamente, per i forfettari, l’obbligo di numerazione e conservazione delle fatture di acquisto, pur nell’ambito dell’esonero dagli ordinari adempimenti IVA.
La fattura va registrata anche se non c’è IVA?
Sì, se il tuo regime contabile prevede la rilevazione degli acquisti. L’assenza di IVA non trasforma il documento in qualcosa di irrilevante: rappresenta comunque un costo, un bene o un servizio acquistato nell’esercizio dell’attività.
La modalità tecnica può cambiare in base al software e al piano dei conti. In molti gestionali il documento viene importato dall’XML con natura N2.2 e contabilizzato senza generare IVA a credito.
Ritenuta d’acconto: il cliente deve trattenerla?
Normalmente no. I ricavi e compensi del contribuente forfettario non sono assoggettati a ritenuta d’acconto da parte del sostituto d’imposta quando ricorrono le condizioni previste dal regime.
Per questo, se una società riceve la fattura di un professionista forfettario, non deve automaticamente trattenere il 20% come farebbe per una normale prestazione professionale soggetta a ritenuta.
Il riferimento è il comma 67 della Legge 190/2014. Per le eccezioni e i casi particolari puoi consultare la guida su regime forfettario e ritenuta d’acconto.
Esempio pratico: consulenza da 1.200 euro
Una società riceve una fattura elettronica da un consulente forfettario per 1.200 euro. Il documento non espone IVA e non applica ritenuta d’acconto.
Dal lato della società il flusso è semplice:
- riceve l’XML tramite SdI;
- verifica che il fornitore e la descrizione siano corretti;
- contabilizza 1.200 euro nel conto di costo appropriato;
- non rileva IVA a credito;
- non trattiene il 20% se il compenso rientra correttamente nel regime forfettario;
- collega poi il pagamento alla fattura.
La deducibilità del costo per la società dipende dalle regole ordinarie applicabili al costo, non dal fatto che il fornitore sia forfettario.
Esempio: fattura con bollo da 2 euro
Se la fattura è soggetta a imposta di bollo, nel documento può comparire anche l’importo di 2 euro. Prima di contabilizzarlo controlla se il bollo è rimasto a carico del fornitore o è stato addebitato al cliente.
Dal punto di vista operativo, il gestionale deve far tornare il totale del documento con quanto effettivamente dovuto. Non bisogna aggiungere IVA sul bollo solo perché il cliente è in regime ordinario: la fattura ricevuta mantiene il trattamento indicato dal fornitore.
Come gestire il pagamento
La registrazione della fattura e il pagamento sono due eventi distinti. Dopo aver acquisito il documento, registra il pagamento quando avviene e collegalo alla fattura corretta.
Se il pagamento avviene in due rate, conserva lo stesso documento e registra due movimenti finanziari. Se utilizzi banca, carta o piattaforme di pagamento, la riconciliazione serve a verificare che il totale pagato coincida con il debito verso il fornitore.
XML, PDF e copia di cortesia
Per le normali fatture elettroniche B2B italiane, il documento rilevante è l’XML transitato attraverso lo SdI. Il PDF può essere utile per la lettura, ma non deve essere confuso con l’originale elettronico.
Se non trovi la fattura nel gestionale, controlla anche il Portale Fatture e Corrispettivi. Una copia PDF ricevuta via email non è sufficiente per concludere che la fattura elettronica sia stata correttamente recapitata.
Conservazione della fattura ricevuta
Le fatture elettroniche devono essere inserite in un processo di conservazione digitale a norma. Un archivio di semplici PDF o una cartella di XML salvati sul computer non coincide automaticamente con la conservazione prevista dalla normativa.
Il cliente può utilizzare il servizio dell’Agenzia delle Entrate o un servizio di conservazione offerto dal proprio gestionale o intermediario. Per chi è forfettario, la conservazione delle fatture di acquisto resta uno degli obblighi espressamente mantenuti dalla Legge 190/2014.
Il costo è deducibile per chi riceve la fattura?
Dipende dal regime fiscale del cliente. Se chi riceve la fattura determina il reddito in modo analitico, la deducibilità segue le regole ordinarie relative a inerenza, competenza o cassa e alla natura del costo.
Se invece chi riceve la fattura è a sua volta forfettario, il normale costo non viene sottratto analiticamente dai ricavi o compensi: il reddito è determinato applicando il coefficiente di redditività.
È quindi sbagliato dire che una fattura emessa da un forfettario “non è deducibile”. La risposta dipende dal regime di chi sostiene il costo, non da quello del fornitore.
Attenzione al reverse charge
Una fattura senza IVA non è automaticamente una fattura forfettaria. Esistono operazioni nazionali in reverse charge nelle quali l’IVA deve essere assolta dal cliente secondo regole specifiche.
Per questo devi leggere natura dell’operazione, causale e dati XML. Se il documento riguarda una casistica di inversione contabile, non va trattato come una semplice fattura forfettaria solo perché non espone l’imposta.
Fornitore estero: questa procedura non basta
Se il fornitore è UE o extra-UE, le regole cambiano. Possono entrare in gioco territorialità IVA, integrazione, autofattura e documenti TD17, TD18 o TD19.
Per evitare sovrapposizioni, questi casi sono trattati nella guida dedicata alla fattura estero. La procedura descritta qui riguarda soprattutto la fattura nazionale emessa da un contribuente italiano in regime forfettario.
Errori comuni nella registrazione
- aggiungere IVA a una fattura forfettaria perché il cliente è in regime ordinario;
- trattenere automaticamente il 20% senza verificare il regime del professionista;
- registrare il PDF e perdere l’XML ricevuto tramite SdI;
- confondere una fattura senza IVA per reverse charge con una fattura forfettaria;
- considerare indeducibile il costo solo perché il fornitore è forfettario;
- non collegare il pagamento alla fattura;
- ignorare bollo, rivalse o contributi eventualmente presenti nel totale.
Checklist operativa
- controlla che il fornitore sia effettivamente in regime forfettario;
- verifica RF19, natura IVA e descrizione dell’operazione;
- acquisisci l’XML transitato dallo SdI;
- registra il documento secondo il tuo regime contabile;
- non rilevare IVA detraibile se la fattura non la espone;
- verifica la non applicazione della ritenuta quando prevista dal regime;
- classifica correttamente il costo o il bene acquistato;
- collega il pagamento alla fattura;
- conserva digitalmente il documento;
- se l’operazione è estera o in reverse charge, applica la procedura specifica.
Fonti ufficiali
Domande frequenti
Una fattura ricevuta da un forfettario va registrata?
Sì, se il regime contabile del cliente prevede la rilevazione degli acquisti. Se anche il cliente è forfettario, restano comunque gli obblighi di conservazione e la convenienza di una corretta gestione documentale.
Posso detrarre l’IVA?
No, perché nella normale fattura nazionale del forfettario l’IVA non viene addebitata. Non esiste quindi un’imposta esposta da portare in detrazione.
Devo applicare la ritenuta d’acconto?
Normalmente no sui compensi correttamente assoggettati al regime forfettario, secondo quanto previsto dal comma 67 della Legge 190/2014.
Se sono forfettario devo registrarla nel registro IVA acquisti?
Il forfettario è esonerato dagli ordinari obblighi di registrazione IVA, ma deve conservare le fatture di acquisto e può registrarle in prima nota o in un gestionale per controllo interno.
Il costo è deducibile se il fornitore è forfettario?
Può esserlo se il cliente applica un regime che ammette la deduzione analitica e il costo rispetta le relative regole. Il regime fiscale del fornitore non rende il costo automaticamente indeducibile.
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