Le fatture elettroniche emesse e ricevute si possono consultare nell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate, entrando nel Portale Fatture e Corrispettivi e aprendo le funzioni dedicate alla consultazione. Da qui puoi recuperare i documenti disponibili, controllare il transito attraverso lo SdI e scaricare i file necessari per archivio, verifiche o passaggio al commercialista.
Dal 20 marzo 2024 non è più richiesta la precedente adesione preventiva per consultare le fatture elettroniche. Resta però fondamentale distinguere tre cose diverse: vedere una fattura, scaricarne il file e conservarla digitalmente a norma.
Dove sono le fatture elettroniche nell’area Agenzia Entrate
Dopo l’accesso all’area riservata devi entrare nel servizio Fatture e Corrispettivi. La sezione di consultazione permette di cercare i documenti elettronici riferiti alla posizione per cui stai operando.
Se non conosci ancora il portale, la guida a Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate spiega accesso, funzioni, deleghe, bollo e conservazione.
Procedura pratica per cercare una fattura
- entra nell’area riservata dell’Agenzia;
- seleziona il soggetto o la Partita IVA per cui stai operando;
- apri Fatture e Corrispettivi;
- vai alle funzioni di consultazione;
- scegli se cercare fatture emesse o ricevute;
- imposta il periodo corretto;
- apri il documento e recupera il file disponibile.
Le etichette del menu possono essere aggiornate dall’Agenzia, quindi conviene seguire la logica della funzione anziché affidarsi a una schermata salvata anni prima.
Fatture emesse: cosa controllare oltre al documento
Quando cerchi una fattura che hai emesso tu, il documento è soltanto una parte del controllo. Devi verificare anche l’esito del Sistema di Interscambio. Una fattura preparata nel software ma scartata dallo SdI non va trattata come una fattura correttamente emessa.
Se trovi un esito di scarto, non è sufficiente inviare al cliente il PDF: devi correggere il problema e seguire la procedura corretta di reinvio. La guida alla fattura scartata dallo SdI approfondisce questo caso.
Fatture ricevute: cosa fare se il fornitore ti ha mandato solo il PDF
Il PDF ricevuto per email è spesso una copia leggibile, ma nei casi soggetti a fatturazione elettronica il documento fiscale segue il flusso XML tramite SdI. Se il fornitore ti ha inviato soltanto il PDF e non trovi la fattura elettronica, verifica prima il portale e poi chiedi al fornitore di controllare la trasmissione.
Questo controllo è particolarmente utile quando stai ricostruendo documenti mancanti o quando una fattura non è arrivata al tuo gestionale per un problema di recapito.
XML e PDF: quale conviene scaricare
Se lo scopo è avere un archivio fiscale completo, il file da non perdere è l’XML. Il PDF può essere utile per leggere rapidamente la fattura, ma è una rappresentazione del documento e non sostituisce il file strutturato nel flusso della fatturazione elettronica.
Quando trasferisci l’archivio a un altro professionista, fai quindi attenzione a non consegnare soltanto stampe o copie di cortesia.
Da quando non serve più aderire al servizio di consultazione
L’Agenzia delle Entrate ha modificato le condizioni del servizio dal 20 marzo 2024: la consultazione delle fatture elettroniche non richiede più la precedente adesione preventiva. L’avviso ufficiale dell’Agenzia indica anche il periodo di disponibilità delle fatture nell’area riservata.
Le fatture elettroniche emesse attraverso lo SdI sono disponibili fino al 31 dicembre del secondo anno successivo a quello di ricezione da parte del Sistema di Interscambio. Questo limite riguarda la consultazione online e non va confuso con i tempi di conservazione fiscale e civilistica.
Perché una fattura può non comparire
- stai operando sulla Partita IVA o sul profilo sbagliato;
- hai scelto il periodo errato;
- stai cercando tra le emesse invece che tra le ricevute, o viceversa;
- la fattura è stata scartata dallo SdI;
- il documento che hai ricevuto è soltanto una copia PDF;
- l’operazione estera segue un flusso diverso da quello che stai cercando;
- il documento è fuori dalla finestra di consultazione disponibile online.
Come recuperare le fatture quando cambi commercialista
L’area Agenzia può aiutarti a ricostruire l’archivio, ma un passaggio di studio ordinato richiede più dei soli file fattura. Servono anche ricevute, dichiarazioni, F24, eventuali deleghe e documenti legati agli adempimenti ancora aperti.
Per le fatture, chiedi al vecchio studio se l’archivio XML è già disponibile in formato esportabile e confrontalo con ciò che risulta sul portale. In questo modo puoi individuare eventuali periodi mancanti prima di completare il passaggio.
Consultazione non significa conservazione
Il fatto che la fattura sia visibile e scaricabile dall’Agenzia non significa che la semplice consultazione sostituisca la conservazione elettronica a norma. Sono servizi differenti e hanno finalità diverse.
Se utilizzi il servizio gratuito di conservazione dell’Agenzia o un conservatore esterno, devi verificare separatamente che i documenti siano effettivamente inclusi nel processo. La guida sulla conservazione delle fatture elettroniche spiega questa differenza.
Fatture estere: non sempre le trovi come una normale fattura italiana
Le operazioni con soggetti esteri possono generare documenti diversi dal normale flusso di una fattura italiana ricevuta. Per questo, se cerchi un acquisto estero, devi prima capire quale documento elettronico doveva essere trasmesso o integrato e con quale tipo documento.
Per una visione complessiva puoi consultare la guida alle fatture estero nel regime forfettario.
Checklist prima di chiudere la ricerca
- hai selezionato il profilo corretto;
- hai verificato emesse e ricevute;
- hai controllato un intervallo di date abbastanza ampio;
- hai recuperato l’XML e non soltanto il PDF;
- hai verificato gli esiti SdI per le fatture emesse;
- hai distinto consultazione da conservazione;
- se il documento è estero, hai verificato il tipo di flusso corretto.
Domande frequenti
Dove vedo le fatture ricevute sul sito Agenzia Entrate?
Accedi all’area riservata, entra in Fatture e Corrispettivi e usa le funzioni di consultazione dedicate ai documenti ricevuti.
Posso recuperare una fattura che non ho più nel gestionale?
Se il documento è disponibile nella finestra di consultazione dell’Agenzia, puoi recuperarlo dall’area riservata. Verifica anche gli esiti SdI quando si tratta di una fattura emessa.
Da quando non serve l’adesione per consultare le fatture?
Dal 20 marzo 2024, secondo l’avviso pubblicato dall’Agenzia delle Entrate.
Il PDF scaricato vale come XML?
Il PDF è una rappresentazione leggibile. Nel flusso della fatturazione elettronica il documento strutturato è il file XML transitato attraverso lo SdI.
Se scarico la fattura dall’Agenzia è già conservata a norma?
No. Download, consultazione e conservazione sono operazioni distinte e vanno verificate separatamente.
Chiedi informazioni o una consulenza Gratuita
Se stai iniziando una nuova attività oppure vuoi cambiare commercialista, raccontaci cosa ti serve.
- Apertura della Partita IVA
- Cambio commercialista
- Gestione del regime forfettario
- Gestione della contabilità semplificata
La richiesta di contatto è gratuita e senza impegno.