La fatturazione del property manager richiede di separare con precisione il proprio compenso dalle somme che transitano per conto del proprietario. Se il property manager gestisce un immobile di terzi, il ricavo professionale è il compenso pattuito per la gestione; i canoni riscossi per conto del proprietario non diventano automaticamente ricavi del property manager solo perché transitano sul suo conto.
La situazione cambia se il property manager non opera come semplice mandatario ma assume direttamente un diverso ruolo contrattuale, per esempio come sublocatore o gestore che vende in proprio il soggiorno. Per questo contratto, flussi finanziari e fatture devono raccontare la stessa struttura del rapporto.
Fattura property manager: cosa deve contenere
La fattura del property manager deve documentare il servizio di gestione realmente svolto. In pratica conviene verificare:
- dati del property manager;
- dati del proprietario o altro committente;
- numero e data della fattura;
- immobile o periodo a cui si riferisce la gestione;
- compenso fisso o percentuale di gestione;
- eventuali servizi aggiuntivi;
- eventuale rivalsa INPS se applicabile;
- IVA non applicata nel regime forfettario;
- ritenuta d’acconto non applicata nel forfettario;
- bollo da 2 euro quando dovuto;
- eventuali rimborsi o anticipazioni distinti dal compenso.
Compenso di gestione e canoni del proprietario
Il compenso del property manager può essere fisso, percentuale o misto. È questa la voce che remunera attività come coordinamento delle prenotazioni, comunicazioni con gli ospiti, check-in, gestione dei fornitori, controllo degli incassi e supporto operativo al proprietario.
I canoni di locazione destinati al proprietario devono invece essere tenuti separati dal compenso di gestione. Se il property manager incassa somme per conto del proprietario, il contratto e la rendicontazione devono chiarire quali importi appartengono al proprietario e quali costituiscono il corrispettivo del gestore.
Per l’inquadramento generale puoi consultare Partita IVA property manager.
Property manager forfettario: IVA, N2.2 e ritenuta
Il property manager in regime forfettario non addebita IVA sulle proprie normali fatture interne. Nel file elettronico viene normalmente utilizzata la natura N2.2, con la dicitura prevista dalla Legge 190/2014.
Il compenso del property manager forfettario non è inoltre normalmente soggetto alla ritenuta d’acconto del 20%. Questo aspetto va distinto dalla ritenuta prevista sulle locazioni brevi quando un intermediario incassa o interviene nel pagamento dei canoni per conto del locatore.
Per il quadro fiscale complessivo puoi consultare regime forfettario property manager.
Bollo da 2 euro sulla fattura
Le fatture senza IVA di importo superiore a 77,47 euro sono normalmente soggette all’imposta di bollo da 2 euro. Nella fattura elettronica il bollo viene indicato nell’apposito campo del file XML.
È utile controllare periodicamente i conteggi del bollo messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, soprattutto se vengono emesse molte fatture mensili a più proprietari.
Ritenuta del 21% sui canoni delle locazioni brevi
La ritenuta sulle locazioni brevi è un tema diverso dalla fattura del property manager. L’Agenzia delle Entrate prevede che i soggetti che esercitano attività di intermediazione immobiliare, o gestiscono portali telematici, applichino una ritenuta del 21% quando incassano i canoni o i corrispettivi delle locazioni brevi oppure intervengono nel loro pagamento.
Un property manager può quindi trovarsi ad avere due flussi distinti: da un lato la propria fattura per il servizio di gestione, dall’altro gli adempimenti connessi ai canoni incassati o pagati per conto del proprietario. Non bisogna confondere le due cose.
Fattura al proprietario dell’immobile
Quando il proprietario conferisce l’incarico di gestione, normalmente la fattura del property manager viene intestata al proprietario o al soggetto che ha sottoscritto il contratto. La descrizione può indicare “servizio di property management”, il periodo di riferimento e l’immobile gestito.
Se il compenso è percentuale, è utile conservare un rendiconto che spieghi la base di calcolo: prenotazioni, canoni, eventuali esclusioni e percentuale applicata. La fattura non dovrebbe limitarsi a un importo privo di riconciliazione con il rendiconto mensile.
Ospite, proprietario e soggetto che deve fatturare
Se il property manager agisce soltanto per conto del proprietario, non diventa automaticamente il soggetto che vende il soggiorno all’ospite. La documentazione del canone o del soggiorno deve essere coerente con il soggetto che, secondo il contratto, mette a disposizione l’immobile.
Se invece il property manager opera come sublocatore o assume direttamente l’obbligo verso l’ospite, la struttura fiscale cambia. Prima di decidere chi emette il documento al cliente finale bisogna quindi leggere il contratto e identificare chi è realmente il prestatore o locatore.
OTA e commissioni Airbnb, Booking e altre piattaforme
Le commissioni delle OTA vanno tenute separate dal compenso del property manager. Prima di contabilizzare un importo bisogna capire chi riceve la fattura della piattaforma e chi sostiene realmente il costo.
Se la piattaforma addebita la commissione al proprietario, non è corretto trasformarla automaticamente in un costo o in un ricavo del property manager. Se invece l’account e il contratto OTA fanno capo al gestore, occorre verificare come la commissione entra nel suo rapporto economico con il proprietario.
Per questo è utile conservare anche le fatture delle OTA e i report delle prenotazioni: mostrano chi è il soggetto addebitato, l’importo lordo della prenotazione e le trattenute applicate, evitando di ricostruire tutto dal solo bonifico netto.
Spese anticipate per conto del proprietario
Il property manager può anticipare spese per pulizie, lavanderia, piccole manutenzioni, forniture o altri servizi. Queste somme non sono tutte automaticamente escluse dal compenso fiscale.
Per essere trattata come una vera anticipazione in nome e per conto del cliente, la spesa deve essere sostenuta per conto del proprietario e documentata in modo coerente. Se invece il fornitore fattura direttamente al property manager, il successivo riaddebito al proprietario può avere natura diversa e va valutato con attenzione, soprattutto nel regime forfettario.
Fattura del fornitore intestata al proprietario
Quando pulizia, manutenzione o altro servizio sono fatturati direttamente al proprietario, il property manager può limitarsi a coordinare il pagamento o ad anticiparlo per conto del cliente. La documentazione deve permettere di ricostruire chiaramente l’operazione.
Pulizie, lavanderia e altri servizi accessori
Se il property manager vende direttamente al proprietario un pacchetto che comprende gestione, pulizie, biancheria o altri servizi, la fattura deve descrivere cosa è incluso. Non conviene utilizzare una voce unica generica se al suo interno convivono attività con natura economica diversa.
Questo è importante anche per verificare se l’attività svolta resta semplice gestione immobiliare conto terzi oppure si amplia verso servizi integrati, organizzazione d’impresa o attività ricettiva. Per l’inquadramento puoi consultare codice ATECO property manager.
Property manager e affitti brevi: chi incassa cosa
Negli affitti brevi il flusso finanziario può seguire modelli diversi: incasso diretto del proprietario, incasso tramite OTA, incasso del property manager in nome e per conto del proprietario oppure gestione diretta da parte del property manager in un diverso ruolo contrattuale.
La scelta incide su fatture, rendicontazione, ritenute e responsabilità. Se il property manager interviene nel pagamento o incassa i canoni per conto del locatore, deve verificare gli obblighi previsti per gli intermediari delle locazioni brevi, inclusa la ritenuta del 21% quando ricorrono i presupposti.
Per il quadro generale puoi vedere anche commercialista affitti brevi.
Rendiconto mensile al proprietario
Il rendiconto è uno strumento essenziale per tenere separati compenso del gestore e somme del proprietario. Dovrebbe consentire di ricostruire almeno prenotazioni, canoni lordi, commissioni OTA, ritenute, spese, eventuali anticipazioni, compenso del property manager e saldo da trasferire al proprietario.
Una buona riconciliazione mensile confronta rendiconto, fattura del property manager, estratti delle piattaforme e movimenti bancari. In questo modo è più semplice individuare differenze, doppie contabilizzazioni o somme ancora da riversare.
Il controllo dovrebbe chiudersi con un saldo netto chiaramente spiegato al proprietario: canoni incassati, ritenute, commissioni OTA, spese anticipate, compenso di gestione e somme già trasferite. Se ogni voce è riconciliata con un documento o un movimento, diventa molto più semplice evitare che somme di terzi vengano confuse con il fatturato del property manager.
Clienti esteri e proprietari non residenti
Se il proprietario è estero, la fattura del property manager non va trattata automaticamente come una normale fattura italiana. Va verificata la natura B2B o B2C del rapporto, il Paese del committente e la territorialità del servizio.
Per proprietari con Partita IVA estera possono diventare rilevanti regole diverse rispetto al cliente privato non residente. Anche in questo caso contratto e dati anagrafici devono essere definiti prima dell’emissione della fattura.
Controlli prima di chiudere il mese
- compenso del property manager separato dai canoni del proprietario;
- fattura intestata al vero committente;
- regime forfettario indicato correttamente;
- IVA non applicata sulle normali operazioni interne del forfettario;
- ritenuta d’acconto sul compenso non applicata nel forfettario;
- bollo valorizzato quando dovuto;
- eventuali ritenute sulle locazioni brevi gestite separatamente;
- commissioni OTA attribuite al soggetto corretto;
- anticipazioni e rimborsi documentati;
- rendiconto, fatture e movimenti bancari riconciliati.
Errori frequenti da evitare
- considerare tutti gli incassi sul conto come ricavi del property manager;
- fatturare all’ospite un soggiorno che contrattualmente è venduto dal proprietario;
- confondere la ritenuta del 21% sui canoni con la ritenuta d’acconto sul compenso del gestore;
- riaddebitare qualsiasi spesa come semplice anticipazione;
- non distinguere commissioni OTA e compenso di gestione;
- non riconciliare rendiconto e bonifico al proprietario;
- usare lo stesso schema per proprietario italiano ed estero senza verifica;
- non aggiornare il contratto quando cambia il modello di incasso.
Domande frequenti
Il property manager fattura tutti i canoni incassati?
No, non automaticamente. Se incassa in nome e per conto del proprietario, bisogna distinguere i canoni del proprietario dal compenso del property manager.
Il property manager forfettario applica IVA?
No, sulle normali operazioni interne il compenso è fatturato senza IVA per effetto del regime forfettario.
Quando scatta la ritenuta del 21%?
Per gli intermediari delle locazioni brevi che incassano i canoni o intervengono nel pagamento, quando ricorrono i presupposti dell’articolo 4 del DL 50/2017.
Le pulizie anticipate sono sempre escluse dal compenso?
No. Dipende da come la spesa è sostenuta, da chi riceve la fattura del fornitore e dal rapporto contrattuale con il proprietario.
Fonti ufficiali
Per gli obblighi degli intermediari nelle locazioni brevi il riferimento è l’Agenzia delle Entrate, che per il 2026 conferma il versamento della ritenuta sui canoni o corrispettivi incassati o pagati dagli intermediari quando ricorrono i presupposti dell’articolo 4 del DL 50/2017. Per fattura elettronica e bollo resta valido lo stesso riferimento istituzionale.
Per la gestione fiscale complessiva puoi consultare anche commercialista property manager e calcolo tasse property manager.
In sintesi
La fattura del property manager deve documentare il proprio compenso di gestione e tenerlo distinto dai canoni e dalle altre somme del proprietario. Negli affitti brevi, se il property manager incassa o interviene nel pagamento dei canoni, può dover gestire anche la ritenuta del 21%. Commissioni OTA, spese anticipate, pulizie e rimborsi vanno attribuiti al soggetto corretto e riconciliati con il rendiconto mensile.
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