La fattura proforma nel regime forfettario è un documento non fiscale usato soprattutto per comunicare al cliente l’importo da pagare prima dell’emissione della fattura vera. Può contenere compenso, eventuale rivalsa previdenziale, bollo previsto sulla fattura definitiva e coordinate di pagamento, ma deve essere chiaramente identificata come proforma o avviso di parcella e non va trattata come una fattura elettronica già emessa.
La proforma è utile soprattutto ai professionisti che vogliono chiedere il pagamento e predisporre la fattura fiscale quando si verifica il momento rilevante. Non è invece uno strumento per rinviare arbitrariamente la fatturazione quando l’operazione deve già essere documentata.
Cos’è una fattura proforma
Nonostante il nome, la proforma non è una fattura fiscale. È un documento preliminare che riepiloga la prestazione e l’importo richiesto al cliente. Può essere usato come promemoria di pagamento o come avviso di parcella, ma non sostituisce il file XML che deve essere trasmesso allo SdI quando nasce l’obbligo di emettere la fattura elettronica.
Per evitare equivoci è opportuno inserire una dicitura evidente come “Documento proforma – non valido ai fini fiscali” oppure “Avviso di parcella”. In questo modo il cliente non lo registra come se fosse già la fattura definitiva.
Perché i professionisti usano la proforma
Il vantaggio principale è separare la richiesta commerciale di pagamento dalla fattura fiscale. Il professionista può inviare al cliente un documento con descrizione della prestazione, importo e IBAN e poi emettere la fattura definitiva quando si verifica il momento previsto dalle regole applicabili.
- riduce il rischio di emettere fatture che il cliente contesterà prima del pagamento;
- consente al cliente di avviare il proprio iter amministrativo;
- rende chiaro l’importo da versare;
- può riportare il riferimento a contratto, incarico o periodo della prestazione;
- aiuta a riconciliare richiesta di pagamento e fattura definitiva.
La proforma non elimina però il rischio di insoluto. Se il cliente non paga, il professionista deve valutare contratto, scadenze e credito maturato; su RM trovi una guida specifica su fattura non pagata e recupero del credito.
Proforma e fattura elettronica: la differenza decisiva
La fattura elettronica è un documento fiscale trasmesso al Sistema di Interscambio. La proforma non transita normalmente dallo SdI perché non è la fattura fiscalmente emessa. Il PDF della proforma può essere inviato direttamente al cliente tramite email, PEC o gestionale.
- Proforma: documento preliminare e non fiscale.
- Fattura elettronica: documento fiscale XML trasmesso tramite SdI.
- Preventivo: proposta economica formulata prima dell’accettazione o dell’esecuzione del lavoro.
- Nota di credito: documento fiscale che rettifica una fattura già emessa.
Per il processo completo puoi consultare come fare una fattura elettronica.
Quando emettere la fattura dopo la proforma
La proforma non crea un termine fiscale autonomo. L’emissione della fattura vera dipende dal momento di effettuazione dell’operazione secondo la disciplina applicabile. Per le prestazioni di servizi, il pagamento del corrispettivo assume normalmente un ruolo centrale; se la fattura viene emessa prima, anche l’emissione anticipata può produrre gli effetti previsti dalla normativa.
Il riferimento generale è l’articolo 6 del DPR 633/1972. Per questo non è corretto dire semplicemente “con la proforma fatturo quando voglio”: il documento preliminare non modifica il momento fiscale dell’operazione.
Pagamento ricevuto: cosa fare
Quando il cliente paga una proforma, il professionista deve verificare l’obbligo di emettere la fattura fiscale entro il termine previsto. La fattura definitiva deve riportare i dati corretti dell’operazione e può richiamare la proforma come riferimento interno, senza trasformarla retroattivamente in un documento fiscale.
Se il cliente versa soltanto una parte dell’importo, il pagamento può costituire un acconto e richiedere la fatturazione della somma incassata secondo le regole applicabili. La guida su acconto prima della fattura nel regime forfettario approfondisce questo caso.
Proforma e principio di cassa nel regime forfettario
Per un professionista forfettario la proforma non equivale a un compenso percepito. Finché il cliente non paga, il documento preliminare non dimostra da solo che il denaro sia entrato nella disponibilità del professionista.
Questo è particolarmente importante a cavallo d’anno. Una proforma inviata a dicembre e pagata a gennaio non trasforma automaticamente il compenso in un incasso di dicembre. Per distinguere correttamente documento, fatturato e pagamento puoi leggere differenza tra fatturato, reddito e incassato.
Cosa deve contenere una proforma
Non essendo una fattura fiscale, la proforma non segue necessariamente tutti i campi tecnici del file XML, ma deve essere abbastanza chiara da permettere al cliente di capire chi richiede il pagamento, per quale prestazione e per quale importo.
- dati del professionista;
- dati del cliente;
- data del documento;
- descrizione della prestazione;
- compenso richiesto;
- eventuale componente previdenziale;
- eventuali spese o anticipazioni;
- totale da pagare;
- IBAN o altro metodo di pagamento;
- dicitura evidente “proforma – documento non valido ai fini fiscali”.
Numerazione della proforma
È utile assegnare alle proforma una numerazione interna distinta da quella delle fatture fiscali, per esempio PF-001, PF-002 e così via. In questo modo non si crea confusione tra documenti preliminari e progressivi delle fatture elettroniche.
La numerazione fiscale delle fatture deve invece rispettare le regole di univocità previste dalla normativa. Per progressivi, anno e sezionali consulta numerazione delle fatture nel regime forfettario.
Dicitura del regime forfettario nella proforma
Può essere utile riportare anche sulla proforma le informazioni economiche che compariranno nella fattura definitiva, così il cliente sa in anticipo che non verrà addebitata l’IVA e, nei casi pertinenti, che non dovrà applicare la ritenuta d’acconto.
La configurazione fiscale vera deve però essere corretta nella fattura elettronica: RF19 come regime dell’emittente e, per la normale operazione interna forfettaria, Natura N2.2. Trovi formule e codici nella guida sulla dicitura della fattura in regime forfettario.
Proforma, bollo e importo finale
Il bollo della fattura elettronica va verificato sulla fattura fiscale definitiva quando ricorrono i presupposti. Nella proforma è possibile anticipare al cliente l’importo che sarà richiesto, ma non bisogna confondere questa indicazione con l’assolvimento del bollo virtuale sulla fattura elettronica.
Quando la fattura definitiva è soggetta al bollo da 2 euro, il gestionale deve valorizzare correttamente il relativo campo. Per pagamento e controlli puoi consultare bollo sulle fatture elettroniche.
Proforma e pagamenti rateali
Per un incarico pagato in più tranche si possono utilizzare proforma distinte per ricordare le diverse scadenze, ma ogni pagamento effettivo deve poi essere coordinato con la corretta fatturazione. La proforma non consente di trasformare un unico incasso in più rate fiscali né di spostare un pagamento già ricevuto.
Se utilizzi acconti, milestone o BNPL, la guida sui pagamenti rateali dei clienti nel regime forfettario distingue i diversi modelli.
Il cliente può pagare senza proforma?
Sì. La proforma non è un passaggio obbligatorio universale. Il pagamento può avvenire sulla base di un contratto, preventivo, richiesta di pagamento o altra documentazione coerente con il rapporto. La scelta di usare una proforma è soprattutto organizzativa.
Per molti professionisti è utile perché separa chiaramente la fase “ti chiedo il pagamento” dalla fase “emetto la fattura fiscale”. Per altre attività può essere più semplice emettere direttamente la fattura secondo le regole applicabili.
Errori frequenti con la fattura proforma
- Chiamare “fattura” un documento preliminare senza indicare che è proforma.
- Inviare la proforma allo SdI come se fosse la fattura fiscale.
- Dimenticare di emettere la fattura vera dopo il pagamento.
- Usare la stessa numerazione delle fatture elettroniche creando ambiguità.
- Considerare la proforma come un incasso ai fini del principio di cassa.
- Usarla per rinviare una fattura che doveva già essere emessa.
- Modificare importi tra proforma e fattura senza spiegare la differenza al cliente.
Checklist per usare correttamente la proforma
- Indica chiaramente che il documento non è valido ai fini fiscali.
- Usa una numerazione interna distinta.
- Riporta descrizione e importo del lavoro.
- Inserisci dati cliente e modalità di pagamento.
- Controlla l’incasso effettivo.
- Emetti la fattura fiscale quando si verifica il relativo obbligo.
- Non inviare la proforma allo SdI come TD01.
- Conserva il collegamento tra proforma, pagamento e fattura definitiva.
Domande frequenti sulla fattura proforma nel forfettario
La fattura proforma è una fattura fiscale?
No. È un documento preliminare e deve essere chiaramente identificato come non valido ai fini fiscali.
La proforma va inviata allo SdI?
No, non come fattura elettronica. La fattura fiscale definitiva viene trasmessa allo SdI quando deve essere emessa.
Quando il cliente paga devo emettere fattura?
Per le prestazioni di servizi il pagamento è normalmente un momento determinante ai fini dell’effettuazione dell’operazione; va quindi verificato e rispettato il termine previsto per l’emissione della fattura.
La proforma conta nel fatturato del forfettario?
Il semplice documento proforma non equivale a un compenso percepito. Per il professionista forfettario è fondamentale distinguere richiesta di pagamento e incasso effettivo.
Posso numerare la proforma PF-001?
Sì. Una numerazione interna separata aiuta a distinguere le proforma dai progressivi fiscali delle fatture elettroniche.
Posso usare la proforma per un acconto?
Puoi usarla per richiedere l’acconto, ma quando l’acconto viene pagato devi verificare l’obbligo di emettere la fattura fiscale per la somma incassata.
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Caterina
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